מתודולוגיות ארגון ושיטות כוללות טכניקות היוצרות את הבסיס להנדסה חוזרת (Reengineering) של תהליכים, שכלול מערכות מידע קיימות, שיפורי תשתיות ועוד.

יש ארגונים המסדירים תפקיד ייעודי בתחום ארגון ושיטות לצורך שיפור מתמיד, התייעלות ארגונית, חיסכון במשאבים ושליטה ניהולית כוללת על תהליכים ופונקציות בארגון.

תפקיד ארגון ושיטות בארגון

יש ארגונים המעסיקים איש ארגון ושיטות כתפקיד קבוע של יועץ ארגוני, אולם תפקיד כזה בדרך כלל אינו מתאים לארגונים קטנים ובינוניים.
מנהלים בארגון מעדיפים לשכור שרות של יועץ ארגוני או צוות יועצים מקצועי ובעל ניסיון, אשר בזמן קצר יחסית יכול לנתח את המצב הקיים, לאתר את נקודות החולשה ולתת פתרון הולם וללוות תהליכי התייעלות ושיפור שיטות העבודה.
עד לאחרונה ניתן היה למצוא או"ש במחלקות ייעודיות בארגונים גדולים. עם זאת, בשנים האחרונות חלה מגמה לפזר את תפקידי או"ש במחלקות כגון: שיפור ייעוץ עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים פנימיים או / עסקיים. גם ארגונים קטנים יותר פונקציית או"ש נבלעה לתוך פונקציות אחרות. 

איך מיישמים ארגון ושיטות?

ארגון ושיטות יכול להיות בסיס של כל פרויקט כמעט. בדרך כלל הצעדים הבסיסיים של אנשי ארגון ושיטות כוללים את השלבים האלה:

1. בחירת תחום / תהליך אשר דורש תשומת לב (לעתים קרובות הבחירה כבר נעשתה על ידי הלקוח או פונקציות ניהול אסטרטגי).
2. סקירת תהליכים במצב הקיים.
3. ניתוח המצב הקיים (איסוף מידע מספרי וסטטיסטי מנתונים קיימים או מדידה חדשה ושיטתית).
4. הגדרת נקודות התורפה, איתור פתרונות ייעודיים ובחינת הפוטנציאל לשיפור (יתרונות וחסרונות, עלות תועלת, השפעות שאינן מדידות וכדומה). שלב זה דורש חשיבה יצירתית, ידע או ניסיון מהעבר של היועץ מארגונים אחרים.
5. הכנת תוכנית עבודה בשיתוף מקבלי ההחלטות בארגון.
6. יישום הפתרון אשר נבחר. בדרך כלל מתבצע פיילוט (תוכנית הרצה) על מחלקה קטנה, חקר התוצאה ויישום מבוקר בשאר הארגון.
7. כתיבה מחדש או שינוי נהלי הארגון בהתאם לפתרון המיושם.
8. שימור וניטור הפתרון המיושם וזאת על מנת להבטיח את התועלות וההישגים לאורך זמן תוך שאיפה לשיפור מתמיד.

האמור לעיל הנו התמצית של פעילות ארגון ושיטות. אנשי ארגון ושיטות מיומנים בשיטות רבות לשיפור אסטרטגי או תפעולי. ההתחלה של טיילור וגילברט הייתה הבסיס מאז הומצאו שיטת עבודה רבות לשיפור בכל רחבי העולם. אנשי ארגון ושיטות לומדים את השיטות, צוברים ניסיון ביישום השיטות ולומדים מניסיונם שלהם ושל אחרים. התוצר המרכזי הוא חיסכון והתייעלות ארגונית.

 יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.