בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

ארגון ושיטות מתודולוגיה

בכתבה תוצג מתודולוגיית העבודה של חברת הייעוץ יעד ניהול, בתחום ארגון ושיטות, ניהול רזה. הכתבה נכתבה על-ידי רן פרייז, מהנדס תעשייה ניהול, מומחה ארגון ושיטות והבעלים של חברת הייעוץ יעד ניהול. רן פרייז הינו בעל מעל 18 שנות ניסיון בתהליכי ארגון ושיטות בחברות הגדולות והמובילות במשק בישראל.

לאחר עשרות פרויקטים של ארגון ושיטות ויצירת חיסכון בעלויות תפעול של מיליוני שקלים בכל שנה, נחשוף כאן את מתודולוגיית העבודה של ההצלחה.

השלב הצעת המחיר בפרויקט ארגון ושיטות
מהנדס ארגון ושיטות האחראי על שלב זה נדרש לבחון שני נושאים מרכזיים:
רקע החברה
מהות החברה
הפתרונות/תוצרים אותם מספקת החברה.
מיקום הפעילות.
כמות עובדים.
למה החברה מעוניינת בפרויקט ארגון ושיטות?

מטרות כלליות של הפרויקט העתידי
בדרך כלל מטרות כלליות של פרויקט ארגון ושיטות כולל:
1.1. חיסכון בכסף, כפועל יוצא של:
 הקטנת שעות העבודה המושקעות ללא פגיעה באיכות ובכמות התפוקה.
 הקטנת הבזבוז של חומרי גלם ותשומות שונות.
1.2. העלאת רמת שביעות רצון הלקוחות, כפועל יוצא של:
 צמצום זמן אספקת התוצר (עמידה בלו"ז);
 ביצוע עבודה בתאם לתכנון;
 עמידה בתקציב מוגדר;
 אבטחת איכות (QA);
1.3. שיפור הבקרה והפיקוח הניהולי, כפועל יוצא של:
 הסדרת תהליכי עבודה יעילים אפקטיביים וסטנדרטיים;
 יצירת מנגנוני בקרה והעברת מידע ניהולי אמיתי ועדכני;
 צמצום כמות הפרויקטים הפתוחים בו זמנית;
הערה: בשלב זה המטרות הינם כלליות, בתחילת העבודה יוגדרו למטרות גם ערכים כמותיים (כסף, %, שעות וכדומה) וכן תאריכי יעד לביצוע.

לאחר קבלת העבודה, מתודולוגיית העבודה כוללת שני שלבים מרכזיים:
שלב איתור נקודות התורפה והגדרת פתרונות ארגון ושיטות
שלב היישום של הפתרונות בארגון ושיטות
מתודולוגית העבודה של ארגון ושיטות תכלול את השלבים הבאים:
1.4. התנעה והגדרת פונקציות ניהוליות ומבצעים
לפני תחילת העבודה תתקיים פגישת התנעה אשר תכלול נציגים של החברה ונציגי חברת הייעוץ.
פגישה זו מיועדת לצורך הנושאים הבאים:
- הגדרת פונקציות הניהול והביצוע של העבודה.
- הגדרת מטרות העבודה והתוצרים הצפויים.
- הגדרת לוח הזמנים.
- קבלת ברכת הדרך לביצוע.
1.5. סקירת תהליכי הארגון.
- ביצוע ראיונות עם עובדים ומנהלים.
- הגדרת הפונקציות המעורבות בתהליכים (בתוך הארגון או מחוץ לארגון).
- זיהוי תהליכי הליבה.
- הבנת התהליכים הקיימים.
- איסוף מסמכים המתעדים את הפעילות והתהליכים.
- פרוט הפעילויות, הממשקים ומערכות המידע המשמשות בכל תהליך.
- בחינת חזון הארגון והערכות לתהליכים עתידיים.
1.6. זיהוי נקודות התורפה בתהליך
לכל ארגון ואפילו לכל תהליך בארגון קיימות נקודות תורפה. איתור נקודות התורפה ומוקדי בזבוז המשאבים בתהליכי הארגון הנם השלב המרכזי בדרך לפתרון והגשמת המטרות.
נקודות התורפה אשר ייבחנו יתמקדו בתחומים כגון:
- פעילויות ידניות מרובות.
- ממשקים רופפים.
- כשלים בהעברת מידע לצורך קבלת החלטות.
- שימוש בטכנולוגיות מיושנות.
- האם החברה חותרת לחזון ויעדים ברורים?
- זיהוי תהליכים חסרים במבנה הקיים.
- זיהוי שלבים בהם לא קיימת אחריות ברורה.
- העדר סטנדרטיזציה התהליכים.
- המשאב האנושי הנדרש.
1.7. מתן המלצות לפתרון
איתור פתרונות בתחום העסקי והניהולי, הינו פונקציה של ניסיון, הכרת תהליכים דומים בארגונים אחרים וחשובה לא פחות היא היצירתיות והיכולת לראיה מערכתית של תהליכים בארגון והשפעות חוצי ארגון.
כפועל יוצא של סקירת התהליכים ואיתור נקודות התורפה, יוצעו חלופות לשיפור כאשר לכל חלופה יוצגו היתרונות והחסרונות, הערכת העלויות, השיפור הצפוי והחיסכון הצפוי.
ההמלצות יציגו ראיה חדשה בחתירה, לשיפור המרבי בתפוקות ורווחים.
ההמלצות תמקדו בתחומים כגון:
- הצעה לתהליכים חדשים ו/או ארגון מחדש.
- שיפור אופן זרימת המידע בכל שלב בחברה.
- אופן קבלת ההחלטות.
- שדרוג/הוספת נהלים והוראות עבודה.
- אופן ניהול פרויקטים.
- שימור ידע, ניהול מסמכים.
- הגדרת כלים למדידה, דיווח והצגת מידע ניהולי עדכני ואפקטיבי.
- החיסכון הצפוי בעצם ביצוע השיפורים המוצעים.
1.8. הגדרת מדדים
מטרות הפרויקט יתורגמו למדדים היוצרים שפה אחידה ושקיפות בכל דרגי הארגון. הצגת נתוני המדדים בזמן אמת משפרים פלאים את מוטות השליטה, המעקב ובקרה של מנהלי הארגון. המדדים יסייעו למנהלים לבקר את צמצום העלויות, ייעול תהליכים, חסכון במשאבים, הגברת התפוקות והגדלת המוטיבציה של העובדים.
יעד ניהול מייחסת חשיבות רבה להגדרה ובחירה נכונה של מדדי מפתח רלוונטיים, על מנת שהניתוח הכמותי יהיה תקף ומועיל.
1.9. הגדרת מתווה פעילות – תוכנית עבודה
בשלב זה מהנדסי תעשיה וניהול של יעד ניהול יציגו בפני מקבלי ההחלטות של החברה, את ההמלצות לשיפור, היתרונות והחסרונות של כל המלצה והעלות הצפויה לביצוע ויישום.
כפועל יוצא של המצגת יוגדר מתווה הפעילות לביצוע אשר יכלול:
- משימות לביצוע;
- תקציב;
- לוח זמנים;
- אחראים לביצוע המשימות;
1.10. יישום וליווי הפתרון
מהנדסי ארגון ושיטות ילוו את החברה לאורך כל שלבי היישום הפתרונות אשר ייבחרו, כגון:
- הגדרת תפקידים, תחומי אחריות וסמכויות.
- כתיבת נהלים והוראות עבודה;
- אפיון/פיתוח מנגנוני דיווח ובקרה;
- אפיון/פיתוח מנגנוני זרימת המידע בארגון.
- הגדרת שגרות מדידה ובקרה תקופתיות, במסגרתן תתבצע בדיקת תכנון מול ביצוע. זאת לצורך קביעת תשתית להשגת המטרות ועמידה בהם לאורך זמן.
- הדרכה פרונטאלית כללית ואישית לעובדים ומנהלים;
- ליווי ניהול והטמעת שינויים בארגון.
- ליווי פעילות מול גורמים/ספקים חיצוניים אם יידרש;



תגובות גולשים:
שם
 *
כותרת
 *
תוכן
  • 1.
    Abdlla
    14/12/2012 05:09:59

רן פרייז נייד. 050-7494059