בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

ניהול מסמכים

ללא נייר

המטרה

ניהול משרד ללא נייר.

 

כללי

מסמכים הם חלק מרכזי ביותר בחייו של כל ארגון. חוזים עם ספקים, הצעות מחיר, חשבוניות, תעודות משלוח ועוד סוגים רבים של מסמכים עלולים, אם לא יטופלו כראוי, לגרום לבעיות ותקלות שיעלו ממון ומאמץ רב לתיקונן.

הפתרון המסורתי לעניין היא מזכירה וארונות מלאים בקלסרים מתפקעים מניירות. הכל טוב ויפה עד שהמזכירה חולה ואתה חייב למצוא את הצעת המחיר שהוצאת לפני חודש.

מסמכי הארגון צריכים להיות מאורגנים ויחד עם זאת נגישים בקלות, במהירות וללא תלות בעובד זה או אחר.

משרד ללא נייר הוא פתרון ניהול מסמכים שמתאים לכל ארגון ולכל גודל.

 


משרד ללא נייר


חברת ייעוץ יעד ניהול מספקת פתרון מלא וכולל לניהול מסמכים – משרד ללא נייר , החל משלב האפיון וחלה בשלב היישום. במסגרת הפתרון אנו משלבים חיסכון בעלויות, טכנולוגיה מתקדמת ושיפור שיטות עבודה.

ניהול מסמכים, כאמור, הוא דבר חשוב ולפעמים אפילו קריטי. להלן מספר נקודות למחשבה שימחישו את הצורך האקוטי במערכת ניהול מסמכים:

 

  • תיוק אחיד. הפקידה עזבה ואף אחד לא יודע איפה היא תייקה את המסמך שאתה מחפש
    מסמכים הולכים לאיבוד.

  • ריכוזיות. עובדים מתייקים מסמכים במקומות שונים: מחשב אישי, תיקים במשרדים הפרטיים, ארכיון כלל ארגוני ועוד. הביזור במקרה הזה הוא נטל על המערכת וגורם לזמן אחזור ארוך הפוגע בעבודה השוטפת.

  • הפצה ומעקב. הגיע מסמך חשוב שצריך להפיץ בסבב אישורים ולא יודעים היכן המסמך "תקוע".

  • זמינות. יש לך דיון חשוב אך המסמכים הרלוונטים לא נמצאים.

  • עדכון. סוף סוף נמצאו המסמכים אך האם הם עדכניים או שאחד מהעובדים הוציא גרסה עדכנית יותר?

  • חסכון. חדר הארכיון מלא ויש צורך להגדילו.

  • מידור. מסמכי נייר קשים למידור ושמירה על סודיות הופכת למשימה מסובכת.

 

מערכת ניהול מסמכים – משרד ללא נייר, של חברת ייעוץ יעד ניהול כוללת את היתרונות הבאים:

 

  • חיסכון בזמן. אין צורך לחפש בחדר הארכיון, העובדים לא צריכים להשקיע זמן ומחשבה בתיוק המסמכים במחשב האישי, כל המידע זמין בזמן ובמקום שנוח לך.

  • אחזור. חסל סדר דפדוף מייאש בקלסרים מעלי אבק. כל מסמך מאונקדס ומקוטלג לטובת אחזור מידע מהיר. למערכת אפשרויות חיפוש מתקדמות שהופכות את המידע לזמין בהתאם לשאילתת החיפוש הרלוונטית.

  • חיסכון בשטחי אחסון יקרים. אין צורך בנייר, המסמכים סרוקים ונשמרים במערכת.

  • חיסכון בנייר ודיו מדפסות ותרומה לאיכות הסביבה. אין צורך לצלם/להדפיס להעביר למכותבים וכדומה, ניתן לבצע את מרב הפעילות באופן אלקטרוני וברמת תיעוד מקסימאלית.

  • שימור המידע. עם מערכת משרד ללא נייר המידע נשמר ומתועד על פי נהלים וכללים ברורים וידועים. הזיכרון והידע הארגוני אינו תלוי בעובדים ומוגן מחבלה.

  • חיסכון בתיוק כפול. מניעת תיוק כפול, בלבול וחסכון בזמן רב. ניהול מאורגן ומסודר של המידע כולל ניהול גרסאות והערות של גורמים שונים המעורבים ביצירה או טיפול במסמך.

הפונקציות המרכזיות של מערכת ניהול מסמכים – משרד ללא נייר:

 

  • ארכוב מהיר ויעיל של מידע (מסמכים, פקסים, דואר אלקטרוני, סיכומי דיון, שרטוטים, סיכומי דיון, סיכומי שיחות טלפוניות ועוד).

  • איתור מידע על-פי תוכן ומאפיינים.

  • בקרה וניהול תהליכי עבודה מורכבים ומרובי משתמשים, Work-Flow.

  • תיוק אוטומטי של מסמכים בעזרת בר-קוד.

  • סנכרון מסמכים וקבצים למערכות ליבה: ERP, CRM.

  • כתיבת נהלי עבודה.

  • אבטחת מידע על-פי הרשאות וקבוצות שיוך.

  • ארכיון מסמכים דיגיטאליים חכמים.

  • חתימה דיגיטאלית – בכפוף לחוק כולל סבב חתימות.

  • יצירת קבוצות דיון רחוקות ותיעוד מהלך הדיון וההחלטות.

  • ניהול ישיבות וסיכומי דיון. שמירת פרוטוקולים, ניהול נוכחות ומכותבים.

 

בין לקוחותינו


יעד ניהול מייעצת לבנק הפועלים בתחום הגניזה והתיוק החל משנת 2000. במסגרת הפרויקט הושג חיסכון של מיליוני שקלים בייעול תהליכים ושיפור שיטות עבודה.

 

יעד ניהול - הנדסת תעשייה וניהול ומערכות מידע ERP

לייעוץ ראשוני חינם התקשרו 077-5490026


 


רן פרייז נייד. 050-7494059