בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

ארגון ושיטות - קייזן

ארגון קיים על-מנת לייצר ערך. המחיר של יצירת ערך הוא שימוש במשאבי הארגון.

אחד מעקרונות ניהול רזה הקייזן הוא זיהוי הוצאות לא הכרחיות ולא יעילות. תהליכי ניהול רזה קייזן מתבצעת בדרך-כלל, על-ידי אנשי ארגון ושיטות, מהנדסי תעשייה וניהול.

אנשי ארגון ושיטות (מהנדסי תעשייה וניהול), סוקרים את תהליכי הארגון בעזרת כלים הנדסיים שונים ומשביחים את יצירת הערך של התהליך.

השבחת יצירת הערך ניתנת לביצוע בשלש אפשרויות:

  • יצירת אותו הערך בפחות עלות.

  • הגדלת הערך באותה העלות.

  • הגדלת הערך בפחות עלות (הדבר הרצוי ביותר).

אנשי ארגון ושיטות (מהנדסי תעשייה וניהול) מוציאים לפועל את השבחת הערך של הארגון (ניהול רזה - קייזן) בשלושה פעולות עיקריות: התייעלות, חיסכון, קיצוצים.

בארגונים אשר נקלעים לבעיות ונאלצים לבדוק מה קרה ומה נדרש לעשות, מגלים פעמים רבות רשלנות עסקית מצטברת אשר יוצרת בזבוז. אחד הפעילויות הראשונות של תהליך ארגון ושיטות (ניהול רזה - קייזן), הוא" מניעת בזבוז. המשמעות למעשה היא איתור ותיקון הנזקים אשר נגרמו במהלך השנים.

מה הוא ביזבוז?

בזבוז הינו פיזור של כסף ומשאבים, ללא יצירת ערך או תועלת לקידום מטרות ויעדי הארגון. הבזבוז דומה לברז פתוח, אשר שופך מים לביוב שלא לצורך. איתור הבזבוז ומניעתו אינה התייעלות אלא תיקון ליקוי אשר מלכתחילה לא היה צריך להיות.

הגורמים המרכזיים היוצרים בזבוז בארגון הם:

  • חוסר תשומת לב או זלזול של עובדים. בדוגמה של "הברז הפתוח שלא לצורך", זלזול של עובד במשאבי המים של הארגון, גורמים לחוסר התייחסות לברז הפתוח. במקרה זה נדרשים נהלים, משמעת וניהול ראוי, לצורך הפתרון ומניעת בזבוז עתידי.

  • תקלה. בדוגמה של "הברז הפתוח שלא לצורך" ייתכן והברז פגום והמים דולפים. במקרה זה נדרשים תהליכי בקרה לאיתור הבזבוז ומנגנון טיפול בתקלות.

ארגונים הנתקלים בבעיות וכפועל יוצא "מתעוררים" ומנסים להתייעל, פעמים רבות מגלים בזבוז של שנים, אשר נוצר עקב רשלנות עסקית. ארגונים רבים שוגים וכביכול "מתייעלים" אולם בפועל מבצעים "פעולות של מניעת בזבוז", אשר מלכתחילה לא היה צריך להיות. במנגנונים הציבוריים המצב שכיח.

כיצד מונעים בזבוז (לפי ניהול רזה - קייזן)?

כדי למנוע שימוש בלתי מבוקר בכסף, חומרים ומשאבים יש לייצר תהליכים מבוקרים המודדים כראוי את מקורות הבזבוז. מנהלים בארגון צריכים לקבל מידע מדוד, המציג את מגמות הרצוי והמצוי. המידע מאפשר למנהלי הארגון לפעול באופן הולם לשימוש במשאבים רק לצורך יצירת הערך המוכתב במטרות ובייעדי הארגון.


היכן להיזהר במניעת בזבוז (לפי ניהול רזה - קייזן)?

לעיתים ארגונים המעוניינים למנוע בזבוז יוצרים מנגנוני פיקוח ובקרה לא יעילים.
למשל יש ארגונים בהם קיים מנגנון ניפוק מהמחסן, הדורש לפני כל ניפוק לבצע תהליכים מקדימים הכוללים: פתיחת בקשה לניפוק חומר, העברה לאישור (לעיתים סבב אישורים) ורק לאחר קבלת האישור ניתן לגשת למחסן ולקבל את החומר המבוקש.

 
בארגונים בהם תהליך הניפוק לעיל אינו ממוחשב, דורש החומרים נאלץ לעיתים בעצמו לכתוב את הבקשה על טופס ידני, ללכת ממשרד למשרד כדי לקבל אישור ולבסוף להגיע למחסן ולקבל את מבוקשו.


אין ספק כי בארגונים גדולים יחסית, התהליך המסורבל לניפוק חומר מהמחסן חשוב לבקרה. אולם כאשר התהליך הזה נידרש גם לצורך ניפוק שלושה ברגים קטנים, התהליך אינו יעיל.

יש להיזהר מבקרה על מניעת בזבוז משאבים, על-ידי יצירת מנגנון בקרה יקר.

לאחר איתור, מניעה ויצירת מנגנוני בקרה על בזבוז, ניתן להתחיל במלאכה העיקרית של ארגון ושיטות (קייזן): התייעלות, חיסכון, קיצוצים.

 

 

 

יעד ניהול – חברת ייעוץ המתמחה בתחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים,

ניהול רזה (קייזן).

לייעוץ ראשוני חינם, ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

 




תגובות גולשים:
שם
 *
כותרת
 *
תוכן
  • 1.
    Freedom
    26/04/2012 06:01:28
  • 2.
    Lorin
    26/04/2012 08:18:27

רן פרייז נייד. 050-7494059