ייעוץ ארגוני Archives - יעד ניהול https://www.yaadnihul.co.il/tag/ייעוץ-ארגוני/ שיפור ומחשוב תהליכים עסקיים Sat, 17 Aug 2024 08:56:10 +0000 he-IL hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.7.3 https://www.yaadnihul.co.il/wp-content/uploads/2020/03/cropped-favicon-32x32.png ייעוץ ארגוני Archives - יעד ניהול https://www.yaadnihul.co.il/tag/ייעוץ-ארגוני/ 32 32 השגת צמיחה בת-קיימא באמצעות יעילות ארגונית https://www.yaadnihul.co.il/%d7%94%d7%a9%d7%92%d7%aa-%d7%a6%d7%9e%d7%99%d7%97%d7%94-%d7%91%d7%aa-%d7%a7%d7%99%d7%99%d7%9e%d7%90-%d7%91%d7%90%d7%9e%d7%a6%d7%a2%d7%95%d7%aa-%d7%99%d7%a2%d7%99%d7%9c%d7%95%d7%aa-%d7%90%d7%a8%d7%92/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%94%d7%a9%d7%92%d7%aa-%d7%a6%d7%9e%d7%99%d7%97%d7%94-%d7%91%d7%aa-%d7%a7%d7%99%d7%99%d7%9e%d7%90-%d7%91%d7%90%d7%9e%d7%a6%d7%a2%d7%95%d7%aa-%d7%99%d7%a2%d7%99%d7%9c%d7%95%d7%aa-%d7%90%d7%a8%d7%92/#respond Thu, 11 Apr 2024 18:05:02 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=3745 מבוא בעידן בו נוף העסקים משתנה ללא הרף, ארגונים במגוון תעשיות ניצבים בפני המשימה הבלתי פוסקת להבטיח שהפעילות שלהם תהיה יעילה ככל האפשר. צורך זה נובע לא רק מהרצון להתבלט בתחרות עזה, אלא גם מהצורך הבסיסי לשרוד בשוק בו המשאבים מוגבלים ועלויות התפעול עולות כל הזמן. יעילות ארגונית, לכן, מתגלה כגורם מרכזי שיכול להשפיע משמעותית […]

The post השגת צמיחה בת-קיימא באמצעות יעילות ארגונית appeared first on יעד ניהול.

]]>

יעילות ארגונית

מבוא

בעידן בו נוף העסקים משתנה ללא הרף, ארגונים במגוון תעשיות ניצבים בפני המשימה הבלתי פוסקת להבטיח שהפעילות שלהם תהיה יעילה ככל האפשר. צורך זה נובע לא רק מהרצון להתבלט בתחרות עזה, אלא גם מהצורך הבסיסי לשרוד בשוק בו המשאבים מוגבלים ועלויות התפעול עולות כל הזמן. יעילות ארגונית, לכן, מתגלה כגורם מרכזי שיכול להשפיע משמעותית על יכולתו של ארגון להשיג את מטרותיו, ליישם את האסטרטגיות שלו ביעילות, וחשוב מכל, להפחית הוצאות מיותרות מבלי להתפשר על הביצועים.

השגת יעילות ארגונית אינה רק קיצוץ בעלויות או הגברת מהירות הפעילות. זוהי גישה מקיפה הדורשת הבנה מעמיקה של חוזקות וחולשות הארגון, חזון ברור של מטרותיו ותוכנית אסטרטגית ליישור משאביו ותהליכיו לקראת מטרות אלה. זה כולל קבלת החלטות מושכלות המשפרות לא רק את הפרודוקטיביות אלא גם מבטיחות את צמיחת הארגון וקיימותו בטווח הארוך. ככל שאנו מעמיקים יותר ביסודות היעילות הארגונית, מתברר שזהו מסע הדורש מסירות, תכנון אסטרטגי ונכונות להסתגל לשינויים.

החשיבות של יעילות ארגונית

בסביבת העסקים המהירה של ימינו, יעילות ארגונית אינה רק עדיפות אלא הכרח לשרידות ולהצלחה. ככל שחברות גדלות ומתפתחות, כך גם גדלים המורכבויות התפעוליות והעלויות שלהן. עלייה זו בהוצאות, אם לא מנוהלת בקפידה, עלולה לעלות משמעותית על קצב צמיחת ההכנסות, מה שמוביל לחוסר יציבות פיננסית או, במקרים הגרועים ביותר, לפשיטת רגל. לכן, החשיבות של יעילות ארגונית טמונה ביכולתה לאזן ולשפר את היחס בין עלויות להכנסות, תוך הבטחת הבריאות הפיננסית והיתרון התחרותי של הארגון.

יעילות ארגונית משמשת ככלי חיוני לחברות לנווט דרך האתגרים של שוק תחרותי. היא מאפשרת לעסקים לייעל את פעילותם, לחסל פרקטיקות בזבזניות ולהתמקד בפעילויות שמוסיפות ערך ללקוחות ולבעלי העניין שלהם. על ידי אימוץ תהליכי עבודה יעילים והפחתת הוצאות מיותרות, ארגונים יכולים לא רק לשפר את הפרודוקטיביות שלהם, אלא גם לשפר את יכולתם לחדש ולהגיב לשינויים בשוק במהירות רבה יותר.

יתר על כן, בעידן המאופיין בהתקדמות טכנולוגית מהירה ובציפיות משתנות של הצרכנים, היכולת להסתגל ולשפר את היעילות התפעולית הפכה לגורם משמעותי בקביעת קיימותו לטווח הארוך של ארגון. חברות שנותנות עדיפות ליעילות ארגונית ומשלבות אותה בתרבות הארגונית שלהן נמצאות בעמדה טובה יותר לנצל הזדמנויות צמיחה, להתגבר על מכשולים ולהשיג את היעדים האסטרטגיים שלהן. לכן, השקעה ביעילות ארגונית אינה רק עניין של הפחתת עלויות; מדובר בהנחת היסודות לצמיחה בת קיימא ולהצלחה בנוף עסקי שמשתנה כל הזמן.

צעדים ראשונים לקראת יעילות

התחלת המסע לקראת יעילות ארגונית דורשת גישה מחושבת ומובנית. השלבים הראשוניים קריטיים מכיוון שהם מניחים את היסודות לכל מאמצי שיפור היעילות העתידיים. השלב הראשון, ואולי החשוב ביותר, כרוך בביצוע הערכה יסודית של מצבה הנוכחי של הארגון. הערכה זו צריכה לשאוף לזהות את החוזקות והחולשות בתוך הארגון, לאתר תחומים שבהם הביצועים מצוינים ואלה שבהם יש מקום לשיפור.

הערכה מקיפה של אופן הפעולה של כל מחלקה מספקת תובנות יקרות ערך לגבי תפקודו של הארגון כולו. היא מסייעת בזיהוי מחלקות שמובילות בביצועים ואלה שדורשות תשומת לב מיידית לייעול תהליכים ושיפור. שלב זה אינו רק לגבי מציאת פגמים, אלא גם לגבי זיהוי וחיזוק התחומים שבהם הארגון כבר מצליח.

אאוטסורסינג מתגלה ככלי אסטרטגי בשלב זה, במיוחד עבור מחלקות שזוהו כזקוקות לתמיכה. על ידי אאוטסורסינג של פונקציות שאינן ליבה, כגון חשבונאות, שירות לקוחות ואפילו היבטים מסוימים של ניהול שרשרת האספקה, ארגונים יכולים להקל על העומס על משאביהם הפנימיים. זה לא רק מאפשר חיסכון בעלויות, אלא גם משפר את איכות ומהירות מתן השירותים. אאוטסורסינג מאפשר לארגון להתמקד בליבת העסק שלו תוך ניצול המומחיות של שותפים חיצוניים לפעילויות שאינן ליבה.

בנוסף, שלב זה כולל מבט ביקורתי על התהליכים התפעוליים של הארגון כדי לזהות חוסר יעילות וצווארי בקבוק. מדובר בשאלת שאלות קשות: האם יש תהליכים שניתן לפשט? האם ניתן להשתמש בטכנולוגיה כדי לאוטומציה של משימות חוזרות ונשנות? שלב זה מכין את הקרקע לפיתוח תוכנית אסטרטגית שמטרתה לחסל בזבוז, לשפר את הפרודוקטיביות, ובסופו של דבר, להוביל את הארגון לעבר מטרותיו ביעילות רבה יותר.

הגדרת ויישום יעדים

לאחר ההערכה הראשונית של חוזקות וחולשות הארגון, הצעד המרכזי הבא לקראת השגת יעילות ארגונית הוא קביעת יעדים ברורים וניתנים להשגה. יעדים אלה צריכים להיות מיושרים עם האסטרטגיה הכוללת של הארגון ולשמש כתוכנית עבודה לשיפור היעילות בכל רמות הפעילות. חשוב להבטיח שיעדים אלה יהיו ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, רלוונטיים ותחומים בזמן (SMART), ויספקו כיוון ברור ותחושת דחיפות.

תהליך קביעת היעדים מתחיל בהבנה מקיפה של מה שהארגון שואף להשיג בטווח הקצר והארוך. זה יכול לנוע מהפחתת עלויות תפעול באחוז מסוים ועד הגדלת הפרודוקטיביות או שיפור ציוני שביעות רצון הלקוחות. לאחר הגדרת היעדים, פירוקם למשימות קטנות וניתנות לפעולה הוא חיוני. גישה זו לא רק מפשטת את התהליך אלא גם מקלה על מעקב אחר ההתקדמות וביצוע התאמות לפי הצורך.

יישום יעדים אלה מחייב תוכנית פעולה מפורטת המתארת ​​את השלבים הנדרשים להשגתם. תוכנית זו צריכה לכלול צירים זמן, משאבים מוקצים ואחריות מוגדרת. ניטור והערכה קבועים הם רכיבים קריטיים בתהליך זה, שכן הם מסייעים להבטיח שהארגון יישאר על המסלול ויוכל להגיב לכל סטייה מהתוכנית במהירות.

שיתוף עובדים ומנהלים בתהליך קביעת היעדים והיישום הוא גם חיוני. מעורבותם לא רק מטפחת תחושת בעלות ואחריות, אלא גם מעודדת שיתוף רעיונות ושיתוף פעולה, ומגבירה עוד יותר את יכולתו של הארגון להשיג את יעדי היעילות שלו.

שיתוף עובדים ומנהלים

תקשורת והדרכה

כדי שמאמצי היעילות הארגונית יצליחו, חיוני שיהיה שיתוף פעולה אקטיבי מצד העובדים והמנהלים. תקשורת ברורה ופתוחה היא אבן הפינה של מעורבות זו. זה מתחיל בהסברה לכל בעלי העניין על חשיבות היעילות להצלחת הארגון וכיצד היא יכולה להועיל לכל המעורבים. הסבר הסיבות מאחורי השינויים וכיצד הם תואמים את מטרות הארגון יכול לסייע בהפחתת התנגדות וטיפוח תרבות של שיפור מתמיד.

הדרכות וסדנאות ממלאות תפקיד משמעותי בצייד עובדים ומנהלים במיומנויות ובידע הדרושים כדי לתרום למאמצי היעילות. יוזמות חינוכיות אלו צריכות להתמקד לא רק במיומנויות טכניות אלא גם בטכניקות לפתרון בעיות, ניהול זמן ושיפור תהליכים. על ידי השקעה בפיתוח כוח העבודה שלהם, ארגונים יכולים להבטיח שהצוותים שלהם יהיו מוכנים היטב לזהות חוסר יעילות, להציע פתרונות וליישם שינויים ביעילות.

ניטור ומשוב

ניטור ההתקדמות לקראת יעדי היעילות חיוני לשמירה על המומנטום והבטחת האחריות. זה כולל הקמת מנגנונים למעקב אחר ביצועי הפרטים, הצוותים והמחלקות מול היעדים שנקבעו. סקירות וישיבות משוב קבועות יכולות לסייע בזיהוי תחומים הדורשים התאמה וחגיגת הצלחות לאורך הדרך.

תרגום הטקסט לעברית שוטפת:

משוב, הן חיובי והן בונה, הוא כלי רב עוצמה לעידוד עובדים ומנהלים במסע היעילות. הוא מספק להם תובנות לגבי ביצועיהם וכיצד הם תואמים את יעדי הארגון. עידוד תרבות שבה משוב ניתן ומתקבל בחופשיות יכול להוביל לרעיונות חדשניים לשיפור ולמחויבות עמוקה יותר ליעדי היעילות של הארגון. על ידי שיתוף פעיל של עובדים ומנהלים בתהליך, ארגונים יכולים למנף את הידע והמיומנויות הקולקטיביים שלהם כדי להניע שיפורים משמעותיים ביעילות.

התאמה לאתגרים בלתי צפויים

תכנון חירום

לא משנה כמה ארגון מתכנן היטב את דרכו ליעילות, הוא ייתקל באופן בלתי נמנע באתגרים בלתי צפויים. אלו יכולים לנוע בין משברים כלכליים ותנודות שוק לבין הפרעות פנימיות או משברים עולמיים כמו מגפת הקורונה. תכנון חירום הוא היבט חיוני בהכנה למכשולים בלתי צפויים כאלה. הוא כולל זיהוי סיכונים פוטנציאליים ופיתוח אסטרטגיות להפחתת השפעתם אם יתעוררו. גישה פרואקטיבית זו מאפשרת לארגונים להישאר זריזים, להבטיח שהם יוכלו להסתגל במהירות ולהמשיך בפעילותם עם הפרעה מינימלית.

תוכנית חירום מתוכננת היטב לא רק מתארת ​​את השלבים שיש לנקוט בתגובה לאירועים ספציפיים, אלא גם מקצה תפקידים ואחריות, ומבטיחה שכולם יודעים אילו פעולות לנקוט. סקירה ו עדכון קבועים של תוכניות אלו לאור מידע חדש או שינויים בהקשר הארגוני חיוניים כדי להישאר מוכנים לכל מצב.

ניהול סיכונים

ניהול סיכונים יעיל הולך יד ביד עם תכנון חירום. הוא כולל ניטור מתמשך של הסביבה הפנימית והחיצונית כדי לזהות סיכונים חדשים ולהעריך את השפעתם הפוטנציאלית על יעדי היעילות של הארגון. על ידי הבנת הסיכונים עמם הם מתמודדים, ארגונים יכולים לקבוע סדרי עדיפויות למאמציהם ולהתמקד בתחומים שיכולים להיות בעלי ההשפעה המשמעותית ביותר על פעילותם.

יישום פרקטיקות ניהול סיכונים כגון הערכות סיכונים קבועות, אסטרטגיות להפחתת סיכונים ומנגנוני תקשורת סיכונים מבטיח שכל רמות הארגון מודעות ומצוידות להתמודד עם אתגרים פוטנציאליים. זה לא רק עוזר למזער את ההשפעה של אירועים בלתי צפויים, אלא גם תורם לתרבות של עמידות ויכולת הסתגלות, חיונית להשגת ושימור יעילות ארגונית בעולם משתנה ללא הרף.

ניצול ידע ארגוני

במסע אחר יעילות ארגונית, אחד המשאבים החזקים ביותר אך לעתים קרובות לא מנוצלים הוא מאגר הידע של הארגון עצמו. המומחיות הקולקטיבית, הניסיון והתובנות של כוח העבודה שלו מהווים אוצר בלום של מידע שיכול להניע שיפורים משמעותיים ביעילות ובתפוקה. ניצול יעיל של ידע ארגוני זה חיוני לשיפור שיטות העבודה ולהשגת יעדים אסטרטגיים.

תהליך ניהול הידע כולל מספר שלבים מרכזיים: ארגון המידע, זיהוי צרכי ידע, הפיכת התוכן לנגיש, שימור ידע מומחים וקידום שיתוף ידע. על ידי ניהול שיטתי של ידע זה, ארגונים יכולים להבטיח שמידע יקר ערך לא יאבד, אלא ישמש במקום זאת לטיפוח חדשנות ושיפור מתמשך.

ארגון מידע כרוך במיון ואחסון ידע בצורה שתהפוך אותו לקל לאחזור. זה עשוי לכלול יצירת מסדי נתונים, אינטראנטים או מאגרי ידע. זיהוי צרכי ידע מחייב הבנה של הפערים בהבנה הקולקטיבית של הארגון ומציאת דרכים לגשר על פערים אלה. הפיכת תוכן לנגיש עוסקת בהבטחת העובדים יוכלו למצוא בקלות ולהשתמש במידע שהם זקוקים לו כאשר הם זקוקים לו.

שימור הידע של מומחים בתוך הארגון חשוב במיוחד מכיוון שהוא מבטיח שתובנות ומיומנויות קריטיות לא יאבדו כאשר עובדים עוזבים או פורשים. לבסוף, קידום שיתוף ידע בין עובדים מעודד תרבות של שיתוף פעולה ולמידה, שבה אנשים מרגישים מורשים לתרום את המומחיות שלהם וללמוד מאחרים.

על ידי ניצול יעיל של ידע ארגוני, חברות יכולות לייעל תהליכים, להפחית אי יעילות ולהסתגל במהירות רבה יותר לשינויים, ובכך לשפר את היעילות הכוללת שלהן ואת היתרון התחרותי שלהן.

סיכום

השגת יעילות ארגונית היא משימה חיונית, אם כי מאתגרת, הדורשת גישה אסטרטגית ומקיפה. היא מתחילה בהערכה יסודית של מצבה הנוכחי של הארגון, זיהוי נקודות החוזק ותחומי השיפור. מכאן, הצבת יעדים ברורים וניתנים להשגה ופיתוח תוכנית פעולה מפורטת סללים את הדרך לשיפורים משמעותיים ביעילות. עם זאת, המסע אינו מסתיים כאן. מעורבות פעילה של עובדים ומנהלים באמצעות תקשורת אפקטיבית, הדרכה ומשוב חיונית ליישום מוצלח של תוכניות אלה.

יכולת הסתגלות ממלאת תפקיד משמעותי בשמירה על יעילות ארגונית. ארגונים חייבים להיות מוכנים לאתגרים בלתי צפויים באמצעות תכנון חירום יעיל וניהול סיכונים. יתר על כן, ניצול עושר הידע בתוך הארגון יכול לספק תובנות יקרות ערך ולטפח תרבות של שיפור מתמיד וחדשנות.

לסיכום, בעוד שהדרך ליעילות ארגונית דורשת מסירות ופעולה אסטרטגית, התגמולים משמעותיים. ארגונים המאמצים יעילות כערך ליבה יכולים להשיג את יעדיהם בצורה יעילה יותר, להבטיח צמיחה בת קיימא וליהנות מיתרון תחרותי בנוף העסקי המשתנה ללא הרף. אימוץ שינוי וחתירה ליעילות אינם רק עניין של הישרדות בשוק של היום; מדובר בשגשוג והובלת הדרך לעתיד מוצלח.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post השגת צמיחה בת-קיימא באמצעות יעילות ארגונית appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%94%d7%a9%d7%92%d7%aa-%d7%a6%d7%9e%d7%99%d7%97%d7%94-%d7%91%d7%aa-%d7%a7%d7%99%d7%99%d7%9e%d7%90-%d7%91%d7%90%d7%9e%d7%a6%d7%a2%d7%95%d7%aa-%d7%99%d7%a2%d7%99%d7%9c%d7%95%d7%aa-%d7%90%d7%a8%d7%92/feed/ 0
נהלי חירום לחברת בנייה https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99-%d7%97%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99-%d7%97%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/#respond Sat, 30 Mar 2024 16:14:39 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=3714 מבוא בזמן עימות, קצב החיים היומיומי משתבש לעתים קרובות, ועבודות הבנייה אינן יוצאות דופן. כאשר ישראל נמצאת בעיצומן של סיטואציות קרב מתמשכות הצפויות להימשך שבועות, ענף הבנייה ניצב בפני אתגרים חסרי תקדים. ההמולה האופיינית של אתרי בנייה מוחלפת באי הוודאות והסכנה שמציב העימות, המובילים למגבלות או להפסקות מוחלטות בפעילויות הבנייה. מצב עניינים זה מחייב גישה […]

The post נהלי חירום לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

]]>

מבוא

בזמן עימות, קצב החיים היומיומי משתבש לעתים קרובות, ועבודות הבנייה אינן יוצאות דופן. כאשר ישראל נמצאת בעיצומן של סיטואציות קרב מתמשכות הצפויות להימשך שבועות, ענף הבנייה ניצב בפני אתגרים חסרי תקדים. ההמולה האופיינית של אתרי בנייה מוחלפת באי הוודאות והסכנה שמציב העימות, המובילים למגבלות או להפסקות מוחלטות בפעילויות הבנייה. מצב עניינים זה מחייב גישה דחופה ואסטרטגית לשמירה על פעילות הבנייה תוך הבטחת בטיחות העובדים. "ניווט בבנייה בצל עימות: בטיחות ופרוטוקולי סגירה" בוחן את אמצעי המוכנות וההנחיות ההכרחיים שמטרתם להקטין את ההשפעה של סיטואציות קרב על עבודות הבנייה. אמצעים אלה, המומלצים על ידי מטה הבטיחות ובתנאי אישור פיקוד העורף, נועדו לייעל פעילויות בנייה במהלך מצבי חירום ולספק מסגרת לסגירה זמנית של אתרים, תוך הבטחת נזק מינימלי וחידוש מבוקר של העבודה. מאמר זה צולל לעומק העקרונות של ביצוע עבודות בנייה בעיצומו של עימות והתהליך המובנה לסגירת אתר, תוך הדגשת החשיבות הקריטית של בטיחות, תכנון אסטרטגי ועמידות בענף הבנייה בזמן משבר.

השפעת מצבי לחימה על עבודות בנייה

מצבי לחימה מביאים איתם באופן בלתי נמנע השפעה עמוקה על תעשיית הבנייה, השפעה שמשתרעת מעבר לסכנות המיידיות של הסכסוך. בישראל, שבה הפוטנציאל לתקופות לחימה ממושכות הוא מציאות, מגזר הבנייה מוצא את עצמו פגיע במיוחד. פרוץ מעשי האיבה יכול לשנות באופן דרמטי את הנוף של עבודות הבנייה, ולהוביל למגוון של הפרעות. אלה נעים מעיכובים קלים ועד להפסקה מוחלטת של כל הפעילויות, בהתאם לעוצמה ולקרבה של הסכסוך.

אפקט הדומינו הוא רב-פנים; השגרה והלו"ז של פרויקטי בנייה מתהפכים, מה שיכול להוביל להפסדים כספיים משמעותיים. יש גם את הדאגה העליונה להבטיח את בטיחותם של עובדי הבניין, שעלולים למצוא את עצמם בסכנה. האופי הבלתי צפוי של מצבי לחימה מחייב עצירה בפעילויות הבנייה כאשר תשומת הלב מופנית להגנה על אנשי הצוות והנכסים.

יתר על כן, אתרי בנייה, שפעמים רבות הם פרושים ופתוחים, עלולים להיחשף בטעות לסיכונים, מה שהופך את הניהול של אתרים כאלה בתקופות של סכסוך לאתגר מורכב. הצורך בגישה מובנית היטב לשמירה על פעילות, ככל האפשר, ולהבטחת בטיחות העובדים הופך לא רק למועיל אלא גם חיוני לתעשיית הבנייה בתקופות סוערות אלה.וערות אלה.

עקרונות לביצוע עבודות בנייה במצב חירום

בתגובה לאתגרים הייחודיים שמעמידים מצבי לחימה, שמירה על עבודות בנייה, גם אם בקנה מידה מופחת, מחייבת הקפדה על קבוצת עקרונות מתוכננים בקפידה. הנחיות אלה, שנוסחו באישור פיקוד העורף, נועדו להגן על העובדים תוך מזעור הפרעות לפעילות הבנייה.

קביעת סימון מקומות בטוחים

שלב יסודי במוכנות לחירום הוא זיהוי וסימון מקומות בטוחים באתר הבנייה. מקומות מקלט אלה חיוניים להבטחת פינוי מהיר ובטוח של עובדים במקרה של אזעקה המאותתת על סכנה קרובה. התהליך כולל הערכה מדוקדקת של אתר הבנייה כדי לקבוע אזורים העומדים בהנחיות ההגנה הכלליות שהוציא פיקוד העורף. חיוני שמקומות בטוחים אלה לא רק יסומנו בבירור אלא גם יועברו לכל עובד, ויבטיחו שכל אדם ידע את הדרך המהירה ביותר לבטיחות.

הבטחת גישה ללא סיכונים ותכנון לפינוי מהיר

נגישות למקומות בטוחים אלה חשובה באותה מידה. מנהלי אתרי בנייה מופקדים על האחריות להבטיח שדרכים המובילות למקומות המקלט יהיו נקיות מכל מכשול או סכנה העלולים להפריע לפינוי מהיר. הדבר מחייב בדיקות ותחזוקה קבועות של דרכי הגישה, יחד עם תכנון אסטרטגי של פעילויות הבנייה. משימות העלולות להפריע לגישה מהירה לבטיחות, כגון עבודה בגבהים משמעותיים או באזורים מרוחקים באתר, יש לתזמן בזהירות רבה, תוך מתן עדיפות ליכולת העובדים להגיע למקומות בטוחים במהירות.

תדריכים לבטיחות ונהלי פינוי

מודעות והבנה של פרוטוקולי החירום בקרב כוח העבודה בבנייה הם חיוניים. לשם כך, תדריכים יומיים בתחילת יום העבודה הופכים לכלי תקשורת קריטי. מפגשים אלה, בהובלת מנהלי עבודה ומנהלי צוות, נועדו לחזק את הידע של כללי ההגנה האישית, להדגיש את המקומות המסומנים כבטוחים ולסקור את דרכי הפינוי המהירות ביותר. הבטחת כל עובד מתחיל את יומו עם הבנה ברורה של אמצעי בטיחות אלה מטמיעה תרבות של מוכנות וערנות.

הקפדה על עקרונות אלה לא רק משפרת את החוסן של מגזר הבנייה אל מול סכסוך אלא גם מדגישה את מחויבות התעשייה לבטיחות ולרווחת כוח העבודה שלה. באמצעות תכנון אסטרטגי, תקשורת ברורה ופרוטוקולי בטיחות קפדניים, עבודות הבנייה יכולות להימשך, אם כי בזהירות, בתוך אי הוודאות של מצבי קרב. בתוך אי הוודאויות של מצבי קרב.

הנחיות לסגירה זמנית של אתרי בנייה

במקרה שהלחימה תסלים לרמה שבה המשך עבודות הבנייה יהפוך לבלתי אפשרי, סגירה זמנית של אתרי בנייה הופכת לנחוצה. תהליך זה, אף שהוא מאתגר, ניתן לניהול יעיל באמצעות גישה מובנית שנועדה למזער סיכונים פוטנציאליים ולאפשר חידוש חלק של הפעילויות ברגע שיהיה בטוח לעשות זאת.

מטה הבטיחות ממליץ על ייזום תהליך הסגירה באמצעות רשימת ביקורת מקיפה, המבטיחה שכל היבט באתר יאובטח באופן שיטתי. בראש ובראשונה, חיוני לאבטח מכונות וציוד בנייה, ולהגן עליהם מפני נזק פוטנציאלי וגניבה. יש לכבות מערכות חשמל בצורה בטוחה כדי למנוע תאונות, וכל החומרים המסוכנים חייבים להיות מאוחסנים בהתאם לתקנות הבטיחות כדי למנוע דליפות או שפיכות שעלולות להוות סיכונים בריאותיים.

יתר על כן, יש לאבטח אתרי בנייה פיזית כדי למנוע גישה בלתי מורשית, שעלולה להוביל לוונדליזם או לפציעה. זה כולל התקנת מחסומים ושילוט המציינים בבירור שהאתר סגור. תקשורת עם כל בעלי העניין, כולל עובדים, ספקים ולקוחות, היא חיונית כדי להבטיח שהם מודעים לסגירה ומבינים את הסיבות לכך.

על ידי הקפדה על הנחיות אלה, חברות בנייה יכולות להבטיח שאתריהן יישארו במצב המונע סיכוני בטיחות ובריאות, מה שיאפשר חידוש פעולות ביעילות ובבטחה ברגע שהתנאים יאפשרו זאת. יאפשרו זאת.

סיכום

ככל שתעשיית הבנייה מתמודדת עם האתגרים שמביאות עימן מצבי לחימה, הצורך במוכנות וביכולת הסתגלות הופך לברור יותר ויותר. באמצעות יישום עקרונות אסטרטגיים לביצוע עבודה במצבי חירום והנחיות מובנות לסגירה זמנית של אתרי בנייה, התעשייה יכולה להגן על כוח העבודה שלה ולמזער הפרעות. אמצעים אלה, שאושרו על ידי מטה הבטיחות ובהתאם להנחיות פיקוד העורף, מהווים עדות לחוסן ולמסירות לבטיחות בתוך מגזר הבנייה.

קביעה וסימון מקומות בטוחים, הבטחת גישה ללא סיכונים, תכנון פינוי מהיר וביצוע תדריכי בטיחות יסודיים מהווים את אבן הפינה לשמירה על פעילות הבנייה בזמן עימות. לעומת זאת, תהליך הסגירה הקפדני נועד לאבטח אתרים ונכסים, ולהניח את היסודות לחידוש עבודה מבוקר ויעיל לאחר מצב החירום.

במהותם, פרוטוקולים אלה מדגישים את המחויבות של תעשיית הבנייה לבטיחות העובדים ולרציפות תפעולית אל מול מצוקות. על ידי אימוץ הנחיות אלה, המגזר לא רק מתמודד עם האתגרים המיידיים של מצבי לחימה אלא גם מחזק את המוכנות הכוללת שלו למצבי חירום עתידיים, ומחזק את תפקידו הבסיסי בבנייה ותחזוקה של התשתית של החברה בתוך אי-הוודאות.

 

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלי חירום לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99-%d7%97%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/feed/ 0
כתיבת נהלים לחברת בנייה https://www.yaadnihul.co.il/%d7%9b%d7%aa%d7%99%d7%91%d7%aa-%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%9b%d7%aa%d7%99%d7%91%d7%aa-%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/#respond Tue, 29 Aug 2023 10:21:47 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=3054 מבוא בסביבה העסקית התחרותית ביותר של היום, קיום נהלים מובנים ויעילים הוא חיוני להצלחתו של כל ארגון. זה נכון במיוחד עבור ענף הבנייה, שבו פרויקטים כרוכים לעתים קרובות בעלי עניין מרובים, לוחות זמנים צפופים, והשקעות פיננסיות משמעותיות. בהקשר זה, נהלים מוגדרים ויעילים יכולים לעשות את כל ההבדל בהבטחת פעולות חלקות, הפחתת סיכונים והשגת תוצאות באיכות […]

The post כתיבת נהלים לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

]]>
כתיבת נהלים לחברת בנייה

מבוא

בסביבה העסקית התחרותית ביותר של היום, קיום נהלים מובנים ויעילים הוא חיוני להצלחתו של כל ארגון. זה נכון במיוחד עבור ענף הבנייה, שבו פרויקטים כרוכים לעתים קרובות בעלי עניין מרובים, לוחות זמנים צפופים, והשקעות פיננסיות משמעותיות. בהקשר זה, נהלים מוגדרים ויעילים יכולים לעשות את כל ההבדל בהבטחת פעולות חלקות, הפחתת סיכונים והשגת תוצאות באיכות גבוהה.

"יעד ניהול" הינה חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בכתיבת נהלים, בדגש על ענף הבנייה. עם כ -25 שנות ניסיון, החברה חידדה את מומחיותה ביצירת מדריכי נהלים מקיפים המסייעים לעסקים לייעל את פעילותם ולהניע הצלחה. במאמר זה נחקור את החשיבות של כתיבה ויישום של נהלים יעילים, את המרכיבים העיקריים של ספר נהלים, וכיצד הגישה של יעד ניהול יכולה לשנות את עסק הבנייה שלך. אם אתם מעוניינים לקבל הצעה לכתיבת ספר נהלים, אל תהססו לפנות אלינו.

הצורך בהליכים יעילים בענף הבנייה

ענף הבנייה מתאפיין באתגרים ייחודיים, הכוללים ניהול פרויקטים מורכבים, תיאום צוותים מרובים, הקפדה על תקנות בטיחות מחמירות והצורך לספק תוצאות בלוחות זמנים ובתקציבים צפופים. כדי לנווט באתגרים אלה ביעילות, חברות דורשות נהלים מובנים היטב המספקים הנחיות ברורות כיצד לנהל פרויקטים, להקצות משאבים ולפקח על כוח אדם.

קיום נהלים יעילים מציע יתרונות רבים לחברות בנייה. בראש ובראשונה, הם עוזרים להבטיח שכל חברי הצוות, עובדים לקראת מטרה משותפת. הדבר ממזער חוסר תקשורת ומקטין את הסבירות לטעויות יקרות. בנוסף, נהלים מובנים היטב יכולים לשפר את היעילות הכוללת על ידי ייעול תהליכים וביטול כפילויות. הדבר יכול להוביל לזמני סיום פרויקט מהירים יותר ושולי רווח גבוהים יותר. לבסוף, מערכת חזקה של נהלים יכולה גם לעזור למזער את הסיכון לתאונות וחבויות משפטיות, ולהבטיח סביבת עבודה בטוחה יותר לכל העובדים.

גישת יעד לכתיבת נהלים

עם 25 שנות ניסיון בכתיבת נהלים למגוון רחב של עסקים, יעד ניהול פיתחה גישה מקיפה ליצירת מדריכי נהלים יעילים. גישה זו כוללת מספר שלבים מרכזיים, כמפורט:

1. ניתוח תהליכי עבודה: השלב הראשון בכתיבת מדריך נהלים כולל ניתוח מעמיק של תהליכי העבודה הנוכחיים בארגון. זה עוזר לזהות תחומים שבהם ניתן לבצע שיפורים ומבטיח שההליכים המתקבלים מותאמים לצרכים הייחודיים של העסק שלך.

2. שיפור שיטות וייעול התפעול: על פי הניתוח הראשוני, הצוות של יעד ניהול יעבוד איתך לפיתוח אסטרטגיות לשיפור וייעול הפעילות שלך. זה עשוי להיות כרוך בארגון מחדש של משימות, אוטומציה של תהליכים מסוימים, או יישום טכנולוגיות חדשות.

3. יצירת מדריך נהלים מקיף: מתוך הבנה ברורה של צרכי הארגון וההזדמנויות לשיפור, הנהלת יעד תיצור מדריך נהלים מפורט המכסה את כל היבטי הפעילות שלך. מדריך זה יספק הוראות מפורטות כיצד לבצע כל משימה, ויבטיח שלחברי הצוות שלך תהיה ההדרכה הדרושה להם כדי לעבוד ביעילות וביעילות.

מרכיבים עיקריים של מדריך נהלים יעיל

מדריך נהלים מובנה היטב צריך לכלול מספר מרכיבים מרכזיים כדי להבטיח שהוא גם אינפורמטיבי וגם קל לביצוע. רכיבים אלה כוללים:

1. שפה ברורה ותמציתית: יש לכתוב את הנהלים בצורה ברורה ותמציתית, תוך הימנעות מז'רגון ומשפה טכנית מדי במידת האפשר. פעולה זו מבטיחה שחברי הצוות שלך יוכלו להבין במהירות את השלבים שעליהם לבצע ומפחיתה את הסבירות לחוסר תקשורת או לשגיאות.

2. הוראות שלב אחר שלב: מדריך נהלים יעיל צריך לספק הוראות מפורטות שלב אחר שלב עבור כל משימה או תהליך. זה עוזר להבטיח שלחברי הצוות שלך יש הבנה ברורה של מה שמצופה מהם ומקטין את הסבירות לטעויות או בלבול.

3. עזרים חזותיים ודיאגרמות: במקרים מסוימים, עזרים חזותיים ודיאגרמות יכולים לעזור להבהיר תהליכים מורכבים או להמחיש את הדרך הנכונה לביצוע משימה. הכללת רכיבים חזותיים אלה במדריך הנהלים שלך יכולה לשפר את ההבנה ולהקל על חברי הצוות שלך לבצע את השלבים המתוארים.

4. סקירה ועדכונים שוטפים: לבסוף, מדריך נהלים מוצלח צריך להיות כפוף לבדיקה ועדכונים שוטפים. זה מבטיח שהנהלים שלך יישארו עדכניים ורלוונטיים ככל שהעסק שלך מתפתח ומגמות התעשייה משתנות.

יישום ושמירה על נהלים איכותיים

לאחר יצירת מדריך הנהלים, חיוני ליישם נהלים אלה ביעילות בארגון שלך. זה כולל מספר שלבים מרכזיים, כולל:

1. הדרכה ותמיכה לעובדים: כדי להבטיח שחברי הצוות שלך יוכלו לעקוב אחר הנהלים המתוארים במדריך שלך, חשוב לספק הכשרה ותמיכה נאותות. זה עשוי לכלול ביצוע סדנאות, מתן אימון אחד על אחד, או הצעת גישה למשאבים מקוונים.

2. מעקב והערכה של יעילות הנהלים: ניטור והערכה קבועים של יעילות ההליכים שלך חיוניים להבטחת הצלחתם המתמשכת. זה עשוי לכלול מעקב אחר מדדי ביצועים מרכזיים, ביצוע סקרי עובדים או קיום ישיבות צוות קבועות כדי לדון בהתקדמות ולזהות תחומים לשיפור.

3. התאמת נהלים לצרכים עסקיים משתנים ולמגמות בתעשייה: ככל שהעסק שלך גדל ומתפתח, חשוב לחזור לנהלים שלך ידניים ולבצע את העדכונים או השינויים הדרושים. זה עוזר להבטיח שהנהלים שלך יישארו רלוונטיים ויעילים לנוכח מגמות משתנות בתעשייה ודרישות עסקיות.

מקרי בוחן: סיפורי הצלחה של חברות בנייה

חברות בנייה רבות נהנו מהמומחיות של יעד ניהול בכתיבת נהלים. עסקים אלו חוו שיפור משמעותי בפעילותם ובהצלחה הכוללת כתוצאה מיישום נהלים יעילים. הנה רק כמה דוגמאות:

1. חברת בנייה בינונית נאבקה עם עיכובים בפרויקטים וחריגות בעלויות עקב תהליכי עבודה לא יעילים. לאחר ששכרה את שירותי יעד ניהול ליצירת מדריך נהלים מקיף, הצליחה החברה לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים שלה, להפחית עיכובים ולהגדיל את הרווחיות.

2. חברת בנייה גדולה התמודדה עם בעיות בטיחות וציות לתקנות עקב היעדר נהלים ברורים. הנהלת יעד עבדה עם החברה כדי לפתח מערכת איתנה של נהלים שהתייחסו לחששות אלה והבטיחו סביבת עבודה בטוחה יותר לכל העובדים.

3. עסק בנייה קטן נתקל בקושי למשוך לקוחות חדשים ולהגדיל את נתח השוק שלו. על ידי יישום סדרה של נהלים יעילים שפותחו על ידי יעד ניהול, החברה הצליחה לשפר את יעילותה, לשפר את המוניטין שלה לעבודה איכותית, ובסופו של דבר לזכות ביותר עסקים.

מסקנה

לסיכום, לא ניתן להפריז בחשיבות הכתיבה וההטמעה של נהלים אפקטיביים בענף הבנייה. על ידי עבודה עם חברה מנוסה כמו יעד ניהול, עסקים יכולים לנצל שפע של ידע ומומחיות כדי ליצור מדריכי נהלים מקיפים המניעים יעילות, מפחיתים סיכונים ומשפרים את ההצלחה הכוללת. אם אתם מעוניינים למצות את מלוא הפוטנציאל של עסק הבנייה שלכם באמצעות הליכים יעילים, אל תהססו לפנות להנהלת יעד לקבלת הצעה לכתיבת מדריך נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post כתיבת נהלים לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%9b%d7%aa%d7%99%d7%91%d7%aa-%d7%a0%d7%94%d7%9c%d7%99%d7%9d-%d7%9c%d7%97%d7%91%d7%a8%d7%aa-%d7%91%d7%a0%d7%99%d7%99%d7%94/feed/ 0
ייעוץ ארגוני – PDCA https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-pdca/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-pdca/#respond Fri, 03 Apr 2020 09:25:59 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=527 ייעוץ ארגוני – PDCA PDCA – Plan-Do-Check-Act או בעברית: תכנן–עשה–בדוק–פעל. השיטה היא אחת מכלי העבודה של תורת הניהול הרזה. השיטה מבוססת על שיטת ניהול אינטראקטיבית (מבוססת על הדדיות), הפועלת במעגליות במטרה לייצר שיפור מתמיד. PDCA הומצאה בשנת 1930 על-ידי Walter Shewhart שהיה סטטיסטיקאי בארצות הברית במעבדות בל. בשלב מאוחר יותר 1950 השיטה תופעלה בהצלחה על-ידי […]

The post ייעוץ ארגוני – PDCA appeared first on יעד ניהול.

]]>
ייעוץ ארגוני – PDCA
ייעוץ ארגוני - PDCA
ייעוץ ארגוני – PDCA

PDCA – Plan-Do-Check-Act או בעברית: תכנןעשהבדוקפעל.
השיטה היא אחת מכלי העבודה של תורת הניהול הרזה. השיטה מבוססת על שיטת ניהול אינטראקטיבית (מבוססת על הדדיות), הפועלת במעגליות במטרה לייצר שיפור מתמיד.

PDCA הומצאה בשנת 1930 על-ידי Walter Shewhart שהיה סטטיסטיקאי בארצות הברית במעבדות בל.
בשלב מאוחר יותר 1950 השיטה תופעלה בהצלחה על-ידי Dr. Edward W. Deming (דמינג).
כיום השיטה ידועה בשם "גלגל דמינג".

הרעיון מאחורי השיטה הוא לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור תהליכים.
המטרה אף פעם לא מושגת, או שהאתגר אף פעם לא נעלם.
בכל פעם שמסיימים לבצע שיפור תהליך, מתחילים לתכנון את השיפור הבא.

השיטה כולל 4 שלבים אשר יש לבצעם האחד אחרי השני כמפורט:

P – תכנן: הגדרה ממוקדת של הבעיה ואיתור פתרון. את הפתרון יש לפרוט ליעדים ומטרות אשר מספקים תשובות לשאלות האלה: מה הפתרון לבעיה? מה הפעולות אשר יש לבצע כדי ליישם את הפתרון? מי יבצע את הפעולות ומתי?

D – עשה: פעל על-פי התכנון. מומלץ בשלב זה לבחון את הפתרון באופן ניסיוני לוודא את סיכויי ההצלחה לפני יישום הפתרון באופן מלא.

C- בדוק: יש לקבוע אבני דרך במהלך יישום הפתרון, בהם יש לבצע בקרות מול מדדי הצלחה לאיתור פערים ככל שיש, בין מה שבוצע מול מה שתוכנן. בשלב זה יש לקבל החליטה, האם הפתרון והיישום אפקטיבי או שכדאי להפסיק את התהליך ולבטל את המשך היישום.

A- פעל: אם הושגו היעדים והמטרות אשר הוגדרו, יש להפוך את הפתרון לחלק משגרת העבודה. יש לבדוק האם ניתן ליישם את פתרון בקנה מידה גדול יותר, למשל: לצרף או לשתף את הפתרון עם פונקציות אחרות בארגון (מחלקות או תהליכים אחרים) או מחוץ לארגון (ספקים, לקוחות).

בסיום ביצוע כל ארבע השלבים, מתחיל שוב סבב נוסף של קבלת החלטות על מעגל שיפורים נוסף, לפי הצורך והעניין.

לשיטת PDCA יש כלים ומתודולוגיות משיקות שניתן לשלבם כדי קבל רעיונות וליישם שיפור מתמיד בארגון (ניהול רזה, 6 סיגמה, קייזן, S5 ועוד).

מתי להשתמש בשיטת PDCA?

  • בתחילת פרויקט שיפור חדש.
  • בעת פיתוח תכנון חדש או משופר של תהליך, מוצר או שירות.
  • כאשר יש תהליך עבודה שחוזר על עצמו.
  • בעת תכנון איסוף וניתוח נתונים על מנת לאמת ולתעדף בעיות או סיבות שורש.
  • בעת יישום כל שינוי ארגוני.
  • כאשר מעוניינים להפעיל בארגון מנגנון לשיפור מתמיד.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ייעוץ ארגוני – PDCA appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-pdca/feed/ 0
ייעוץ ארגוני – סודות https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a1%d7%95%d7%93%d7%95%d7%aa/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a1%d7%95%d7%93%d7%95%d7%aa/#respond Thu, 02 Apr 2020 09:37:05 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=509 ייעוץ ארגוני – סודות ייעוץ ארגוני נועד לשפר את המצב הקיים בארגון תוך הקפדה על שלושה עקרונות בסיסיים: איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון. המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה. שיפור מתמיד. כדי להגדיר מכשולים ולנתח את השפעת יישום הפתרונות להתייעלות ארגונית חייבים לקבוע מדדים להצלחה. מדדים להצלחה מוגדרים על-ידי […]

The post ייעוץ ארגוני – סודות appeared first on יעד ניהול.

]]>
ייעוץ ארגוני – סודות
יעוץ ארגוני - סודות
ייעוץ ארגוני – סודות

ייעוץ ארגוני נועד לשפר את המצב הקיים בארגון תוך הקפדה על שלושה עקרונות בסיסיים:

  1. איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון.
  2. המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.
  3. שיפור מתמיד.

כדי להגדיר מכשולים ולנתח את השפעת יישום הפתרונות להתייעלות ארגונית חייבים לקבוע מדדים להצלחה.

מדדים להצלחה מוגדרים על-ידי שני גורמים:

  1. מספרים.
  2. מסגרת זמן.

במאמר זה אנסה לפרט את חשיבות השימוש במדדים להצלחה במהלך ביצוע פרויקטים של ייעוץ ארגוני.

העיקרון הראשון של הייעוץ הארגוני – "איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון".

מה המטרות של הייעוץ הארגוני?

לפני שמאתרים מכשולים וקשיים להשגת המטרה חייבים להגדיר באופן ברור את המטרה.
לכל סוג ארגון מטרות ייעודיות המוגדרות כפועל יוצא של הסיבה אשר בגינה הוקם הארגון. לדוגמה ארגונים עסקיים הוקמו כדי למקסם רווח לבעלי הארגון, לעומתם, ארגונים ממשלתיים הוקמו כדי לסייע לאזרחי המדינה במתן  שרותים ספציפיים.
מטרה נפוצה של ארגונים רבים היא הגדרת השלב הבא בו הארגון שואף להיות.
כאשר יועץ ארגוני מגדיר את המטרה של הארגון הוא חייב להשתמש במדד להצלחה. בהמשך המדד להצלחה יקבע אם הייעוץ הארגוני הועיל.

מדדים להצלחה

ככפי שהזכרתי לעיל, מדד להצלחה מחייב שימוש במספרים ומסגרת זמן.
בארגון עסקי אפשר להגדיר מטרה ברבדים ארגוניים שונים.
דוגמה למטרה בארגון עסקי יכולה להיות: "עד סוף שנת 2017 הארגון ימוקם במקום השני מבין כל המתחרים מספר המכוניות שימכרו בנפח מנוע של עד 1600 סמ"ק".
במקרה זה, המטרה מאוד ברורה וממוקדת, מכאן יכול היועץ הארגוני להתחיל בשלב הראשון לאתר את המכשולים להשגת המטרה.

איתור מכשולים להשגת המטרה

ככלל איתור המכשולים להשגת מטרת הארגון מתבצעת תמיד תוך כדי לימוד המצב הקיים. לימוד המצב הקיים בארגון מחייב להבין את סביבת העבודה החיצונית לארגון, המבנה הארגוני והגדרת התפקידים, מערכות המידע והדיווח, תהליכי העבודה הפנימיים, ממשקים או יחסי הגומלין בין התהליכים ועוד.
תהליך הלימוד של המצב הקיים כולל מפגשים וראיונות פרונטליים עם פונקציות מרכזיות בארגון, לימוד הנהלים הקיימים, לימוד נתונים מספריים ממערכות המידע ו/או הדיווח בארגון, מדידה וכדומה. במהלך המפגשים עם עובדי ומנהלי הארגון מוצפים כ- 80% עד 100% מהמכשולים ונקודות התורפה הקיימות בארגון. מהם יש לאתר את הנקודות המרכזיות לשיפור ולהגדירן באמצעות מדדים להצלחה.
לעתים כדי להציג תמונה ברורה של נקודות התורפה, נדרשת גם מדידת עבודה או ניתוח נתונים קיימים.

לדוגמה לזיהוי עומס או נצילות המתבצע בעזרת מדידות עבודה:

כאשר במהלך חקר המצב הקיים אותר חוסר איזון בקו ייצור, יש לחלק את קו הייצור לתחנות עבודה ולאתר את התחנות בהן קיים עומס יחסי ותחנות בהן קיימת בטלה יחסית.
במקרה זה המדד להצלחה הוא "יעילות" עובדים או "נצילות" מכונות.
סיום שלב איתור המכשולים בדרך להשגת המטרה מסתיים ברשימה של נקודות תורפה, כל נקודה מוגדרת באמצעות הפרמטרים האלה:

  • תיאור מילולי של נקודת התורפה.
  • הגדרת המדד להצלחה.
  • הנתונים המספריים שנמדדו או נותחו (מדוחות ונתונים קיימים).
  • סיבות למצב הקיים.

יש מקרים בהם יועץ ארגוני מציג נקודות תורפה בארגון בתיאור מילולי כגון: סרבול, מקור לטעויות וכדומה. אולם ללא כימות במספרים, לא ניתן להגדיר חולשות ולא ניתן להציג פועל יוצא של פעילות לשיפור המצב (הכמות שנמדדה לאחר השיפור פחות הכמות שנמדדה לפני השיפור = השיפור).

העיקרון השני של הייעוץ הארגוני – המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.

כאשר יש אבחון נכון והגדרת מכשולים מדויקת הייעוץ הארגוני כבר נמצא במחצית הדרך לפתרון.

במהלך שנות עבודתי כיועץ ארגוני בחנתי ולמדתי שיטות ניהול ושיטות עבודה מגוונים. יישמתי בהצלחה מערכות איכות, מערכות בקרת איכות, ומערכות ניהול תהליכי עבודה.
חלק נכבד מעבודתי התבצעה בארגונים הגדולים בישראל כגון בנק הפועלים, פז, הבורסה לניירות ערך, משרד הבריאות, משרדים ממשלתיים נוספים ועוד…
בנוסף עברתי הכשרות במגוון רחב של פתרונות מתחום הנדסת התעשייה וניהול. הניסיון הרב והמגוון שצברתי מאפשר לי לאתר פתרונות איכותיים ואפקטיביים תוך ראיה מרחבית ויצירתיות.

סוגי פתרונות של יועץ ארגוני

מגוון הפתרונות הוא רחב הרבה יותר כמות המכשולים בדרך להשגת היעדים. מגוון הפתרונות מתחלק לקבוצות מרכזיות:

  • פתרונות ארגוניים – שינוי מבנה ארגוני, הגדרת תפקידים נכונה, ביטול ביורוקרטיה וכפל פעילויות.
  • פתרונות ניהוליים – הדרכה או אימון מנהלים, הגדרת כלים ניהוליים, הגדרת אסטרטגיה ארגונית, הגדרת מדדים ואמצעי בקרה ושליטה, כתיבת נהלים.
  • פתרונות מערכתיים – החלפה, פיתוח, או יישום מעמיק יותר של מערכות מידע ארגוני או מערכות תומכות.
  • פתרונות הנדסיים – פתיחת חסמים וצווארי בקבוק, יישום מערכת שכר עידוד, שינוי או בנייה של מערכי ייצור/מחסנים/משרדים, שיפור תהליכי עבודה.
  • פתרונות ברמת האיכות – מיסוד כולל של מערכת איכות.

מרחב הפתרונות גדול וייעודי לכל נקודת תורפה אולם בכל פתרון יש לתת ביטוי הולם למדידה ובקרה. יש לזכור את הכלל: "מה שלא ניתן למדוד לא ניתן ליעל".
לכל פתרון יש לקבוע מדדים להצלחת הפתרון, נקודות בקרה, אמצעי בקרה ואמצעי דיווח וניתוח נתונים. נתוני המדדים צריכים להיות זמינים ב"משיכה" או ב"דחיפה" בזמן אמת למנהלים ולמקבלי ההחלטות בארגון.

כל ההמלצות אשר הוחלט ליישמם בארגון יועברו לתוכנית שיפור המפרטת לכל פתרון את הסעיפים הבאים: משימות, אחראי לביצוע כל משימה, תאריך יעד לסיום המשימה.

כדי להצליח ביישום הפתרונות חובה שההנהלה הבכירה של הארגון תחייב באופן ברור וחד את העובדים והמנהלים לבצע במקצועיות ובנחישות את כל המשימות בזמן.

על הנהלת הארגון למנות פונקציה בכירה לניהול היישום כפרויקט. מנהל הפרויקט יפקח על התקדמות ביצוע המשימות ויספק פתרונות לבעלי העניין במהלך היישום.

העיקרון שלישי של הייעוץ הארגוני – "שיפור מתמיד".

הסביבה הארגונית נמצאת בשינוי מתמיד: הרגולציה משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת, עובדים משנים תפקידים או מתחלפים, נכנסים מתחרים חדשים לשוק. ההנחה הבסיסית בתוך כל הדינמיות הזאת היא שתמיד אפשר להשתפר, ולכן העיקרון האחרון של הייעוץ הארגוני הוא השיפור המתמיד.

ישנן מספר מתודולוגיות ליישום שיפור מתמיד, אני ממליץ ליישם את מתודולוגיית מעגל השיפור המתמיד אשר פותחה על-ידי דמינג. PDCA – Plan-Do-Check-Act, או בעברית: תכנן-עשה-בדוק-פעל.

השיטה מלמדת אותנו לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור. כמו-כן העיקרון המרכזי של השיטה הוא יצירת מנגנוני בקרה של מדידת תכנון מול ביצוע.

אני תקווה כי המאמר עזר ופתח קווי מחשבה פרקטיים.

אשמח לסייע בייעוץ ארגוני בכל ארגון,
בהצלחה, רן פרייז

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ייעוץ ארגוני – סודות appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a1%d7%95%d7%93%d7%95%d7%aa/feed/ 0
אנשי תעשייה וניהול – ניהול בכיר https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a0%d7%a9%d7%99-%d7%aa%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%99%d7%94-%d7%95%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%9b%d7%99%d7%a8/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a0%d7%a9%d7%99-%d7%aa%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%99%d7%94-%d7%95%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%9b%d7%99%d7%a8/#respond Thu, 02 Apr 2020 09:04:25 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=503 אנשי תעשייה וניהול – ניהול בכיר איך מהנדס תעשייה וניהול צומח לתפקידים בכירים? שם המשחק הוא ראש פתוח והסתכלות רחבה לכמה שיותר תחומים, כולל גם לטריטוריות של הקולגות שלכם. למעשה, מהנדס תעשייה וניהול נמצא בדרך כלל במקום בו מתכננים תהליכים. התהליכים בארגון נוגעים בכל התחומים ובכל הפינות. מהנדס תעשייה וניהול בעל ראיה מרחבית, חייב להכיר […]

The post אנשי תעשייה וניהול – ניהול בכיר appeared first on יעד ניהול.

]]>
אנשי תעשייה וניהול – ניהול בכיר
חברת ייעוץ - תעשייה וניהול
חברת ייעוץ – תעשייה וניהול

איך מהנדס תעשייה וניהול צומח לתפקידים בכירים?

שם המשחק הוא ראש פתוח והסתכלות רחבה לכמה שיותר תחומים, כולל גם לטריטוריות של הקולגות שלכם. למעשה, מהנדס תעשייה וניהול נמצא בדרך כלל במקום בו מתכננים תהליכים. התהליכים בארגון נוגעים בכל התחומים ובכל הפינות. מהנדס תעשייה וניהול בעל ראיה מרחבית, חייב להכיר היטב את התהליכים בארגון ולהיות מעורב בכל שינוי.

התמקדות בתהליכי הארגון מייצרת למהנדס תעשייה וניהול בכל הארגון פוטנציאל יוצא מהכלל לקידום וקבלת תפקידים בכירים. כדי להתקדם לתפקיד בכיר מומלץ מאוד למהנדס תעשייה וניהול להגדיל ראש ולנסות מיוזמתו להיות מעורב בכמה שיותר פרויקטים. ההתעניינות והיוזמה בפרויקטים צריכה להיות גם על חשבון הזמן הפנוי ולא לחשוש מכך  שיזמות אלה אינן מייצרות תגמול מידי. נקודת המבט צריכה להיות השקעה לביסוס מקום חשוב בארגון.

מומלץ סטודנטים מתחילים להנדסת תעשייה וניהול או מהנדסי תעשייה וניהול הנכנסים לארגון בתפקידים משניים או כעוזרים למנהלים בכירים, ושואפים לטפס בהיררכיה של בניהולית, לשלוח את ידיהם גם בתחומים משיקים שאינם נמצאים בהגדרות תפקידם (תחומים כגון: שיווק, קידום מכירות, רכש, משאבי אנוש, לוגיסטיקה ועוד).

מהנדסי תעשייה וניהול המנדבים את עצמם למעורבות בכמה שיותר פרויקטים, צוברים ידע שלא יסולא בפז, ונעשים לבעלי ערך מוסף עבור מעסיקיהם. זאת מכיוון שמהנדס תעשייה וניהול יוזם ומעורב מסוגל לספק למעסיק את הסחורה במגוון רחב של תחומים. כך, תוך זמן קצר יחסית, מהנדס תעשייה וניהול כזה עשוי למצוא את עצמו ממוקם במקום גבוה בהיררכיה הניהולית והניהולית הבכירה. אגב, אם הדבר אינו קורה בארגון הספציפי בו המהנדס עובד, אזי קיים סיכוי גדול שמעסיק בארגון אחר יקלוט את איכותו ויציע לו תפקיד עם קידום.

מה דרוש ברמה האישיותית כדי להצליח ולהתקבל לתפקיד בכיר?

הנדסת תעשייה וניהול היא אחת מהמקצועות המקצועות המעניינים יותר, מכיוון שהיא מאופיינת בדרישות מנוגדות: מצד אחד נדרשת יכולת אנליטית עם מיומנויות של דיוק, איסוף נתונים וניתוחם; ומצד שני, נדרשת גם מיומנות של האונה הימנית, קרי אינטואיציה, דמיון, יצירה וחשיבה מחוץ לקופסה (איש תעשייה וניהול יודע באינטואיציה שלו מהן הפונקציות הנדרשות בתהליך, עוד לפני כולם).

תכונות מנוגדות חשובות נוספות הן היכולת לעבודה עצמאית מחד, והיכולת לעבודת בצוות מאידך. ולבסוף, תכונה אישיותית קריטית שנחוצה למקצועות השיווק היא פתיחות מחשבתית וסקרנות שאינה יודעת שובע: איש תעשייה וניהול חייב להיות כל הזמן עם האצבע על הדופק, לדבוק באופן שוטף בשיפור המתמיד העתידי, לקרוא כמויות אדירות של תכנים רב-תחומיים ולהיות בעל יריעה רחבה של ידע בעולמות תוכן מגוונים

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז (מהנדס תעשייה וניהול בעל מעל 20 שנות ניסיון בשיפור שיטות עבודה והתייעלות), הנה חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, כתיבה טכנית, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post אנשי תעשייה וניהול – ניהול בכיר appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a0%d7%a9%d7%99-%d7%aa%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%99%d7%94-%d7%95%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%91%d7%9b%d7%99%d7%a8/feed/ 0
ארגון ושיטות – מה זה? https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%9f-%d7%95%d7%a9%d7%99%d7%98%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%94-%d7%96%d7%94/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%9f-%d7%95%d7%a9%d7%99%d7%98%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%94-%d7%96%d7%94/#respond Thu, 02 Apr 2020 07:39:20 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=456 ארגון ושיטות – מה זה? ארגון ושיטות (או בראשי תיבות או"ש), הנו תחום ייעודי בארגון אשר מקורו בחלוצים של הניהול המדעי: טיילור (Taylor) וגילברט (Gilbreth). עבודתם של טיילור וגילברט הניחה את אבן היסוד לתחום הנדסת תעשייה וניהול למתודולוגיות של שיפור תהליכי העבודה, התייעלות ארגונית, ניהול רזה, וחיסכון בעלויות תפעוליות.   אנשי ארגון ושיטות משתמשים בכלים הנדסיים […]

The post ארגון ושיטות – מה זה? appeared first on יעד ניהול.

]]>
ארגון ושיטות – מה זה?
ייעוץ ארגוני
ייעוץ ארגוני

ארגון ושיטות (או בראשי תיבות או"ש), הנו תחום ייעודי בארגון אשר מקורו בחלוצים של הניהול המדעי: טיילור (Taylor) וגילברט (Gilbreth). עבודתם של טיילור וגילברט הניחה את אבן היסוד לתחום הנדסת תעשייה וניהול למתודולוגיות של שיפור תהליכי העבודה, התייעלות ארגונית, ניהול רזה, וחיסכון בעלויות תפעוליות.  

אנשי ארגון ושיטות משתמשים בכלים הנדסיים וכלכליים כדי לבדוק באופן שיטתי את תהליכי הארגון, על מנת לייעל את השימוש במשאבים – כוח-אדם, מכונות, חומרים, מבנים ומשאבים נוספים.

מתודולוגיות ארגון ושיטות כוללות טכניקות היוצרות את הבסיס להנדסה חוזרת (Reengineering) של תהליכים, שכלול מערכות מידע קיימות, שיפורי תשתיות ועוד.

יש ארגונים המסדירים תפקיד ייעודי בתחום ארגון ושיטות לצורך שיפור מתמיד, התייעלות ארגונית, חיסכון במשאבים ושליטה ניהולית כוללת על תהליכים ופונקציות בארגון.

תפקיד ארגון ושיטות בארגון

יש ארגונים המעסיקים איש ארגון ושיטות כתפקיד קבוע של יועץ ארגוני, אולם תפקיד כזה בדרך כלל אינו מתאים לארגונים קטנים ובינוניים.
מנהלים בארגון מעדיפים לשכור שרות של יועץ ארגוני או צוות יועצים מקצועי ובעל ניסיון, אשר בזמן קצר יחסית יכול לנתח את המצב הקיים, לאתר את נקודות החולשה ולתת פתרון הולם וללוות תהליכי התייעלות ושיפור שיטות העבודה.
עד לאחרונה ניתן היה למצוא או"ש במחלקות ייעודיות בארגונים גדולים. עם זאת, בשנים האחרונות חלה מגמה לפזר את תפקידי או"ש במחלקות כגון: שיפור ייעוץ עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים פנימיים או / עסקיים. גם ארגונים קטנים יותר פונקציית או"ש נבלעה לתוך פונקציות אחרות. 

איך מיישמים ארגון ושיטות?

ארגון ושיטות יכול להיות בסיס של כל פרויקט כמעט. בדרך כלל הצעדים הבסיסיים של אנשי ארגון ושיטות כוללים את השלבים האלה:

  1. בחירת תחום / תהליך אשר דורש תשומת לב (לעתים קרובות הבחירה כבר נעשתה על ידי הלקוח או פונקציות ניהול אסטרטגי).
  2. סקירת תהליכים במצב הקיים.
  3. ניתוח המצב הקיים (איסוף מידע מספרי וסטטיסטי מנתונים קיימים או מדידה חדשה ושיטתית).
  4. הגדרת נקודות התורפה, איתור פתרונות ייעודיים ובחינת הפוטנציאל לשיפור (יתרונות וחסרונות, עלות תועלת, השפעות שאינן מדידות וכדומה). שלב זה דורש חשיבה יצירתית, ידע או ניסיון מהעבר של היועץ מארגונים אחרים.
  5. הכנת תוכנית עבודה בשיתוף מקבלי ההחלטות בארגון.
  6. יישום הפתרון אשר נבחר. בדרך כלל מתבצע פיילוט (תוכנית הרצה) על מחלקה קטנה, חקר התוצאה ויישום מבוקר בשאר הארגון.
  7. כתיבה מחדש או שינוי נהלי הארגון בהתאם לפתרון המיושם.
  8. שימור וניטור הפתרון המיושם וזאת על מנת להבטיח את התועלות וההישגים לאורך זמן תוך שאיפה לשיפור מתמיד.

האמור לעיל הנו התמצית של פעילות ארגון ושיטות. אנשי ארגון ושיטות מיומנים בשיטות רבות לשיפור אסטרטגי או תפעולי. ההתחלה של טיילור וגילברט הייתה הבסיס מאז הומצאו שיטת עבודה רבות לשיפור בכל רחבי העולם. אנשי ארגון ושיטות לומדים את השיטות, צוברים ניסיון ביישום השיטות ולומדים מניסיונם שלהם ושל אחרים. התוצר המרכזי הוא חיסכון והתייעלות ארגונית.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ארגון ושיטות – מה זה? appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%9f-%d7%95%d7%a9%d7%99%d7%98%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%94-%d7%96%d7%94/feed/ 0
ERP – זהירות מתקציב שגוי https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%96%d7%94%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%aa%d7%a7%d7%a6%d7%99%d7%91-%d7%a9%d7%92%d7%95%d7%99/ https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%96%d7%94%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%aa%d7%a7%d7%a6%d7%99%d7%91-%d7%a9%d7%92%d7%95%d7%99/#respond Wed, 01 Apr 2020 17:52:06 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=420 ERP – זהירות מתקציב שגוי "פרויקט ERP לשדרוג מערכות הליבה של החברה הוערך ב – 200,000 ₪, אולם התברר כמורכב הרבה יותר ושוויו טיפס ל- 600,000 ₪." בזמן האחרון אנו עדים לתופעה מדאיגה של ריבוי פניות לבתי משפט, במטרה לפתור סכסוכים על רקע אי עמידה בהבטחות ובהסכמים של חברות הנדסת תעשייה וניהול המיישמות ERP. יש להניח כי כאשר […]

The post ERP – זהירות מתקציב שגוי appeared first on יעד ניהול.

]]>
ERP – זהירות מתקציב שגוי
יעוץ ארגוני - תקציב שגוי
יעוץ ארגוני – תקציב שגוי

"פרויקט ERP לשדרוג מערכות הליבה של החברה הוערך ב – 200,000 ₪, אולם התברר כמורכב הרבה יותר ושוויו טיפס ל- 600,000 ₪."

בזמן האחרון אנו עדים לתופעה מדאיגה של ריבוי פניות לבתי משפט, במטרה לפתור סכסוכים על רקע אי עמידה בהבטחות ובהסכמים של חברות הנדסת תעשייה וניהול המיישמות ERP. יש להניח כי כאשר כבר התבצעה פנייה לבית משפט, לשני הצדדים נגרם נזק מהותי ששום פסק דין כבר לא יתקן.

תרחיש של פער עצום בין הערכת תקציב של החברה המיישמת מערכת ERP לבין העלות בפועל אינו דבר חריג. למה זה קורה? כיצד ניתן להימנע מכך? כיצד לתמחר פרויקט ERP כדי לתקצב אותו נכון? כיצד לבחור חברת ייעוץ ארגוני המתמחה ביישום ERP? מתי צריכה להידלק מנורה אדומה, המזהירה כי ייתכן וחברת הייעוץ המיישמת תפסיק את עבודה בטרם עת, בגלל שאינה מוכנה להפסיד יותר.

חברת הייעוץ יעד ניהול המתמחה בתחום הנדסת תעשייה וניהול, והייתה שותפה ביישום מערכות ERP במספר חברות הענק בישראל ובעלת ניסיון של שנים רבות במגוון תחומי ERP. במאמר זה ננסה לתרום ניסיוננו כדי להציג מספר נקודות מחשבה, לטובת מקבלי ההחלטות בארגונים העומדים לפניי יישום מערכת ERP או בוחנים שיפור יכולות המידע של הארגון.

להלן השלבים המומלצים לביצוע לפני תחילת יישום מערכת ERP בארגון:

ניתוח מצב קיים ואיתור נקודות תורפה

יישום מערכת ERP חדשה תייצר בדרך כלל שיטות ונהלי עבודה חדשים, אשר יחליפו פעילות ידנית או מערכות ממוחשבות קיימות. כיוון שכך, הארגון אינו זקוק למסמך עב כרס ויקר הכולל פרטי פרטים של התהליכים הקיימים בארגון. אולם מאידך אין לוותר על שלב זה.
המטרות של ניתוח מצב קיים הן:

  • הגדרת כל התהליכים והצרכים של הארגון, כדי שיהיו ברורים לצורך תכנון היישום.
  • איתור ומיפוי נקודות התורפה והסיכונים של הארגון.
  • המלצות לשיפור שיטות ותהליכים אשר אינם קשורים בהכרח ליישום מערכת ERP.
  • סיוע למקבלי ההחלטות בארגון, להבין את הצרכים והיתרונות ביישום מערכת ERP בארגון.

יש לציין כי לעוסקים במלאכה ברמה היום יומית קשה מאוד להתרומם ולראות את הצרכים נטו. לעובדים הפנימיים בארגון בדרך כלל יש נגיעות אישיות,הנובעות מחששות משינויים העלולים להזיק למעמדם או ותפקידם. כמו-כן קיים קושי להתנתק מקיבעון של דרכי העבודה המושרשות בארגון.
לצורך ניתוח המצב הקיים, מומלץ להשתמש גוף מקצועי חיצוני – חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בהנדסת תעשייה וניהול, בעל היכולת לשאול את השאלות הנכונות. השימוש בגוף חיצוני הינו בבחינת "אורח לרגע רואה כל פגע".

קבלת אישור עקרוני לתחילת יישום ERP

בשלב זה יש להציג להנהלה הבכירה בארגון, את המסמך המתאר את המצב הקיים, נקודות התורפה וההמלצות.
התהליך ימשיך רק כאשר ההנהלה הבכירה של הארגון תשתכנע כי יישום ERP חשוב מאוד ונדרש לארגון. בשלב זה יש להציג להנהלה הערכה גסה של עלות היישום. על הנהלת הארגון לבחון את היכולת ולהיערך לתקצוב המהלך.
שריון תקציב ו"ברכת הדרך" של ההנהלה הבכירה הנו ייסוד מהותי בכל התהליך.
יש לציין כי, יישום ERP הנו שינוי מהותי בארגון, עובדים החוששים לתפקידם כפועל יוצא של השינוי, עלולים להתנגד ולהכשיל את הפרויקט. גיבוי של ההנהלה הינו קריטי בשבירת התנגדויות אשר אינן אובייקטיביות.

קביעת מנהל פרויקט ERP מטעם הארגון

מנהל הפרויקט חייב להיות שותף מלא לאינטרסים של הארגון ונקי מאינטרסים זרים מול העובדים בתוך בארגון או ספקים חיצוניים.
על מנהל הפרויקט להכיר היטב את תהליכי העבודה בארגון, נקודות התורפה והאינטרסים של הפונקציות בארגון.
על הנהלת הארגון לתת גיבוי מלא להחלטות ולפעילות של מנהל הפרויקט.
מומלץ כי למנהל הפרויקט יהיה בעל רקע בהנדסת תעשייה וניהול, יכולת ניהול צוות, עמידה בלוחות זמנים ותקציב.

התנעה

על מנהל פרויקט ERP ליזום פגישת התנעה. לפגישה יש להזמין מנהלים, בעלי תפקידים ואנשי מפתח בארגון. בפגישה, מנהל הפרויקט יציג בקצרה את האתגרים בהם הארגון מתמודד, הדרכים לפתרון אשר חלקן יהיו ברמת שיפור שיטות והחלק המרכזי יהיה יישום מערכת ERP בארגון.
במעמד זה יש להדגיש את הצורך בשיתוף הפעולה של כולם בהצלחת היישום.
בפגישת ההנעה, על מנהל הפרויקט לבקש לקבל מהנוכחים המלצות על עובדים אשר יכולים להיות חברים בצוות אשר יוביל את היישום.

הקמת צוות פרויקט ERP

אחד החלקים החשובים ביותר ביישום מערכת ERP, הוא ההון האנושי. מומלץ כי כבר בשלב זה הארגון יקים את "צוות הפרויקט", אשר ישולבו בו עובדים בהם הארגון נותן אמון. רצוי כי בין חברי הצוות יכללו מובילי דעה בעלי השפעה על כלל העובדים בארגון.
צוות הפרויקט מיועד להיות גורם מוביל של תהליך היישום וההטמעה ובכך יקטין את התלות בגורמים חיצוניים.
במהלך פרויקט ה ERP, חלק מהחברים בצוות יובילו כל אחד בתחומו את היישום.
בסיום היישום עובדים אלו ימשיכו את הפעילות השוטפת.

קביעת יעדים ומטרות

אחד הנושאים החשובים ביותר בפרויקט ERP הוא הצבת יעדים ומטרות לפרויקט. למהלך זה משמעויות רבות, כגון: בחינת עלות/תועלת, יצירת מדדים להצלחת הפרויקט, סיוע בבחינה ממוקדת יותר של החלופות וגיבוש כל העוסקים במלאכה מול מטרות מוגדרות וברורות.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להתבונן בניתוח המצב הקיים ונקודות התורפה אשר אותרו. יש לנסות להעריך את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות/תועלת. הערכה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות. יידע מתחום הנדסת תעשייה וניהול בהחלט יכול לסייע במשימה. בכל מקרה אין לוותר על שלב זה.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – זהירות מתקציב שגוי appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%96%d7%94%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%aa-%d7%9e%d7%aa%d7%a7%d7%a6%d7%99%d7%91-%d7%a9%d7%92%d7%95%d7%99/feed/ 0
ERP – ניהול הייצור https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%94%d7%99%d7%99%d7%a6%d7%95%d7%a8/ https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%94%d7%99%d7%99%d7%a6%d7%95%d7%a8/#respond Wed, 01 Apr 2020 12:05:02 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=415 ERP – ניהול הייצור מערכת ERP מספקת את הפלטפורמה להכנת פקודות עבודה מול הזמנות או תחזיות ייצור. פקודות העבודה כוללות פרוט כמות נדרשת לייצור/הרכבה של פריט מסוים וכן ניתוב הייצור למרכזי עבודה. בסיום הייצור ניתן לדווח באמצעות מערכת ERP על הכמות שיוצרה מול פקודת העבודה. דיווח הייצור מוסיף למלאי את הפריטים אשר יוצרו ומבצע גריעת פריטי ה"בנים" של הפריטים […]

The post ERP – ניהול הייצור appeared first on יעד ניהול.

]]>
ERP – ניהול הייצור
ERP - ניהול הייצור
ERP – ניהול הייצור

מערכת ERP מספקת את הפלטפורמה להכנת פקודות עבודה מול הזמנות או תחזיות ייצור.

פקודות העבודה כוללות פרוט כמות נדרשת לייצור/הרכבה של פריט מסוים וכן ניתוב הייצור למרכזי עבודה.

בסיום הייצור ניתן לדווח באמצעות מערכת ERP על הכמות שיוצרה מול פקודת העבודה. דיווח הייצור מוסיף למלאי את הפריטים אשר יוצרו ומבצע גריעת פריטי ה"בנים" של הפריטים אשר יוצרו מהמלאי.

אולם, מערכות ,ERP בדרך כלל מבססות את מודל הייצור שלהן על "יכולת ייצור אין סופית" (Infinite Capacity). כלומר, מרכז עבודה במערכת ERP (מכונה, עמדת הרכבה וכדומה), יכול לספק כל תפוקה נדרשת, ללא התחשבות בממד הזמן.

במערכת ניהול ייצור ,(Manufacturing Execution Systems) ניתן להגדיר ביחידות זמן, את יכולת התפוקה של כל מוצר בהתאם למרכז עבודה בו הוא ייוצר. כפועל יוצא של המידע החשוב הזה, ניתן להציג על ציר הזמן את תוכנית הייצור של כל מרכז עבודה. כך ניתן לתכנן את הייצור בהתאם ליכולות הייצור של כל מרכז עבודה.

מערכת ניהול ייצור נוצרה במטרה לתת לארגון יכולת לבצע יעילה ואפקטיבית לבצע תכנון קיבולת הייצור .(Capacity planning)

מערכת ניהול ייצור מספקת למנהל הייצור את היכולת להציג מידית את ההשפעה כפועל יוצא של הקדמה או דחייה של ייצור מוצר אחד על חשבון אחר: שינוי מועדי האספקה, עלות השינוי (עלות אתחול וכדומה).

למערכת ניהול הייצור יתרונות רבים המסיעים למנהל הייצור לתת מענה בנושאים חשובים אשר בדרך כלל מערכת ERP אינה מספקת:

  • פיקוח מלא על מלאי בתהליך.
  • תכנון מיטבי של אתחול מכונות.
  • שליטה מלאה ואוטומטית על תפוקת המכונות לפי יחידות זמן.
  • מתן הנחיות לעובדים/מכונות על תוכנית הייצור של כל מרכז עבודה באופן פרטני.
  • ביצוע דיווחי ייצור אוטומטית בעזרת בקרים מיוחדים.
  • פיקוח ומעקב על זמני האספקה של ההזמנות.
  • שילוב זמני תחזוקת מכונות בעת תכנון הייצור.
  • יכולת שילוב תוכנית ודיווחי איכות של ייצור/הרכבת פריטים.

יעד ניהול  בהובלת רן פרייז מומחים בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית ונהלים.

 צריכים עזרה? צרו קשר עכשיו: 077-5490026 📞

The post ERP – ניהול הייצור appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/erp-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%94%d7%99%d7%99%d7%a6%d7%95%d7%a8/feed/ 0
יעוץ ארגוני – ניהול לפי יעדים https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%9c%d7%a4%d7%99-%d7%99%d7%a2%d7%93%d7%99%d7%9d/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%9c%d7%a4%d7%99-%d7%99%d7%a2%d7%93%d7%99%d7%9d/#respond Wed, 01 Apr 2020 10:11:07 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=386 ניהול לפי יעדים ניהול לפי יעדים, הנה שיטת ניהול להשגת יעדים מוגדרים באמצעות פעולות ובזמן קצוב. בשיטה זו יועץ ארגוני מסייע למנהל להגדיר באמצעות יעדים כמותיים, את התוצאות שהוא מצפה להשיג תוך הצגת המשאבים שעל הארגון להשקיע. המנהל הכפופים לו ביעדים שבחר ובדרכים להשגתם, מתבצעת מדידה תדירה של תהליך העבודה ובסופה משווים את התוצאות בפועל […]

The post יעוץ ארגוני – ניהול לפי יעדים appeared first on יעד ניהול.

]]>
ניהול לפי יעדים
ניהול לפי יעדים
ניהול לפי יעדים

ניהול לפי יעדים, הנה שיטת ניהול להשגת יעדים מוגדרים באמצעות פעולות ובזמן קצוב.

בשיטה זו יועץ ארגוני מסייע למנהל להגדיר באמצעות יעדים כמותיים, את התוצאות שהוא מצפה להשיג תוך הצגת המשאבים שעל הארגון להשקיע. המנהל הכפופים לו ביעדים שבחר ובדרכים להשגתם, מתבצעת מדידה תדירה של תהליך העבודה ובסופה משווים את התוצאות בפועל לאלו שתוכננו ובסוף התהליך היועץ הארגוני והמנהל בוחנים ומגדירים את היעדים מחדש וחוזר חלילה.

היעדים שיבחרו צריכים להיות שאפתניים אך ראליים ותחומים בזמן. במידת הצורך ניתן לשנות את היעדים אך רק בתנאים או בזמן שהוגדרו לכך מראש וחשוב מאד להגדיר מראש את התמריץ לעובדים על עמידה ביעדים.

גישת ניהול לפי יעדים רואה את מטרת הארגון להיות אפקטיבי. כלומר כל פעולה הנעשית בארגון צריכה לתרום להשגת אחת ממטרות הארגון. אם הפעולה לא מקדמת את הארגון לעבר השגת מטרותיו היא בזבזנית ועל כן יש להפסיקה או לייעל אותה.

יסודות השיטה

לגישה זו ארבעה יסודות:

  1.  יעדים
    יעדים הם הצעדים בדרך להשגת מטרה. ובהקשר שלנו ההישגים או התוצאות להם מצפה המנהל. יעדים לדוגמה: הקטנת עלויות, הפחתת העדריות עובדים, גידול במכירות.
  2. אסטרטגיית הזמן
    תכנון לוח זמנים, לטווח קצר ולטווח ארוך, להשגת היעדים.
  3. ניהול כולל
    בחינת תרומתו של כל חלק וחלק בארגון להשגת מטרת העל המשותפת.
  4. מוטיבציית הפרט
    מעורבותו של העובד הבודד בקביעת היעדים וכמובן השגתם.

עקרונות השיטה

ארבעת היסודות הללו גוזרים ארבע עקרונות לניהול לפי יעדים:

  1. כל פעילות תתבצע טוב יותר כאשר היא תהיה חלק מהחתירה למטרה המשותפת.
  2. מיקוד עיקר תשומת הלב הניהולית בתוצאות יגדיל את הסיכוי להשגת המטרה.
  3. שיתוף העובדים והגברת מעורבותם בבחירת הפעילות המתאימה למילוי התוצאות יגדיל את המוטיבציה של העובדים.
  4. מדידת השגת היעדים וההתקדמות לביצועם ניתנת למדידה על ידי העובדים ששואפים להשגת המטרה.

ניהול לפי יעדים הלכה למעשה

מהלך הניהול מורכב אף הוא מארבע שלבים.

  1. זיהוי היעד
    מתחילים בהתחלה. לפני הכל יש למפות ולזהות באופן שיטתי את התוצאות שיביאו לצמיחתו של הארגון. בודקים את המצב הקיים ומבינים את מאפייני הארגון והציפיות של מנהליו. יש מקום להשוות את ביצועי הארגון לארגונים דומים. שלב זה יש לבצע באוריינטציה של יעדים לביצוע. למשל הגדלת מכירות, חשיפה ללקוחות חדשים ועוד.
    התוצר של שלב זה תהיה רשימה ברורה של יעדים רצויים, כאשר כל יעד מוגדר בתוצאות אליהן הוא יביא ולא בפעילויות לביצועו.
  2. קביעת היעדים
    על בסיס הרשימה אליה הגענו בשלב הקודם יש לבחור את היעדים לביצוע. ניתן לבחור יעדים אישיים, קבוצתיים ואף ארגוניים.
    לאחר שיבחרו היעדים יש לכתוב ולנסח אותם פורמלית ומאוחר יותר לפרסם אותם בקרב עובדי הארגון.
    בתהליך ניסוח היעדים יש להקפיד על מספר עקרונות:
    – פשטות.
    – יעד הניתן לבדיקה וניתוח מעת לעת.
    – מונחים כמותיים.
    – התייחסות לניסיון העבר.
    – ניסוח על דרך החיוב.
    – התאמה למשאבי הארגון.
  3. תוקף היעדים
    ליעדים שנבחרו ונכתבו יש לתת תוקף ארגוני על ידי בחינת הסיכונים והדרישות הארגוניות. לאחר שינתן תוקף ליעדים ניתן יהיה להתחייב לביצועם, כלומר התחייבות להשיג תוצאה מסוימת ביעד מסוים.שימו לב: חייבת להיות התאמה בין היעדים לבין המשאבים הזמינים לארגון.
  4. פיקוח ודיווח
    בדרך לביצוע היעדים יש לבצע פיקוח שוטף ודווח רציף להנהלה על אופן וקצב ההתקדמות. יבדקו כל הפעולות שנעשות בארגון בהתאם לשלב קביעת היעדים.

יתרונות השיטה

  • שיפור הניהול עצמו: לאחר שהוגדרו היעדים היטב קל יותר להשיג את מטרות הארגון.
  • הערכת ביצוע: יעדים כמותיים יוצרים מדד מדויק להערכת ביצוע העבודה.
  • הגברת המוטיבציה: מעורבותו של העובד בקביעת היעדים מגבירה את המוטיבציה ואת מידת המעורבות של העובד.
  • איתור בעיות: שיטת העבודה המסודרת מאפשרת איתור תחומים בעייתיים בקלות.

חסרונות השיטה

  • עומס ניהולי בעיקר על שכבת המנהלים הזוטרים.
  • קשיחות היעדים במקרה של שינויים.
  • תחושת תחרות בקרב העובדים.
  • התאמה נוקשה בין תוצאות לתגמול מבלי להתחשב במשתנים חיצוניים.
  • שיתוף העובדים בבחירת היעדים עלולה לפגוע בתחושתו של המנהל כבעל מעמד בכיר.

לסיכום שיטת ניהול לפי יעדים היא שיטה שמגדירה יעדים מדידים לביצוע, עוקבת אחר ביצועם ומתגמלת את העובדים שעמדו ביעדיהם.

The post יעוץ ארגוני – ניהול לפי יעדים appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%a0%d7%99%d7%94%d7%95%d7%9c-%d7%9c%d7%a4%d7%99-%d7%99%d7%a2%d7%93%d7%99%d7%9d/feed/ 0
צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a6%d7%9e%d7%a6%d7%95%d7%9d-%d7%aa%d7%a9%d7%95%d7%9e%d7%95%d7%aa-%d7%9c%d7%9c%d7%90-%d7%a4%d7%92%d7%99%d7%a2%d7%94-%d7%91%d7%aa%d7%a4%d7%95%d7%a7%d7%95%d7%aa/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a6%d7%9e%d7%a6%d7%95%d7%9d-%d7%aa%d7%a9%d7%95%d7%9e%d7%95%d7%aa-%d7%9c%d7%9c%d7%90-%d7%a4%d7%92%d7%99%d7%a2%d7%94-%d7%91%d7%aa%d7%a4%d7%95%d7%a7%d7%95%d7%aa/#respond Wed, 01 Apr 2020 09:29:43 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=380 צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות "האטה", "חוסר ודאות", "מיתון", הנם מושגים אשר נשמעים באופן גובר והולך בעיתונות, בטלוויזיה ובחדרי ישיבות, כמעט כל ארגון וחברה. האווירה במשק הישראלי והעולמי גורמת לעלייה חדה בתחושות של בעלי העסקים, כי יש לבצע פעילות להפחתת העלויות. אולם, לא פעם אנו עדים למקרים בהם ארגונים מבצעים פעילות לחיסכון ולהתייעלות ללא תמיכה […]

The post צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות appeared first on יעד ניהול.

]]>
צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות
ייעוץ ארגוני
ייעוץ ארגוני

"האטה", "חוסר ודאות", "מיתון", הנם מושגים אשר נשמעים באופן גובר והולך בעיתונות, בטלוויזיה ובחדרי ישיבות, כמעט כל ארגון וחברה. האווירה במשק הישראלי והעולמי גורמת לעלייה חדה בתחושות של בעלי העסקים, כי יש לבצע פעילות להפחתת העלויות. אולם, לא פעם אנו עדים למקרים בהם ארגונים מבצעים פעילות לחיסכון ולהתייעלות ללא תמיכה מקצועית, תוך כדי "שליפה מהמותן" של פתרונות ללא התחשבות וראיה מערכתית כוללת של הגורמים בארגון והגורמים מחוץ לארגון. התוצאה, הנה תהליכי התייעלות לא מתוכננים כראוי, אשר גורמים לעתים קרובות לנזק יותר מאשר לתועלת.

הצמיחה הכלכלית החלה בשנת 2003 ונמשכה עד אשר הופיעו הניצנים הראשונים של ההאטה במהלך שנת 2007. לראיה, מדדי הבורסה השיגו שיאים חדשים ועלו בעשרות אחוזים, ההכנסות והרווחים של חלק גדול מהעסקים עלו פלאים. אולם, אווירת הצמיחה במשק יצרה תחושת שאננות והורדת המיקוד והבקרה על ההוצאות ועל יעילות התהליכים.

בשנה האחרונה אנו עדים להתמוטטויות של תאגידים פיננסים, משברים עולמיים, פשיטות רגל, פרוק מונופולים וסגירת שווקים. סביבת עבודה הפכה תחרותית יותר, דינמית ומורכבת. בארגונים רבים יש פעילויות המוגדרות: "הישרדות", "התייעלות", "הקטנת תשומות", "פיטורין", "הקפאת תקציבים" וכדומה. בארגונים ובעסקים רבים ניכרים אותות מצוקה, מהולים בפתרונות שונים ומשונים להקטנת תשומות ועלויות. אין ספק, כי הצורך בהתייעלות ובחיסכון בתקופה זו חשוב מבעבר.

זה בהחלט טבעי, כי לאחר תקופת צמיחה ניתן לאתר תהליכים ומוקדים של בזבוז יתר. היכולת לייעל ולשפר תהליכים בארגון גבוהה כיום ויכולה להניב חיסכון רב. אך חשוב לבצע את המהלך באופן מקצועי ומקיף. הפעילות צריכה לכלול ו/או להתחשב בכל הפונקציות בארגון והסיכונים אשר עלולים לאיים על הארגון מפנים ומבחוץ.

קיימות מספר שיטות לחיסכון כולל בארגון, להלן שתי שיטות מקובלות

  • קיצוץ אחיד בכל היחידות בארגון (פעמים רבות אנו עדים לתהליך זה כאשר שומעים על קיצוץ בתקציבי המדינה – מקצצים באופן אחיד וגורף בכל המשרדים). לשיטה זו חסרון מהותי היות והיא אינה מנסה לאתר את מוקדי בזבוב. אין "צל"ש" ליחידות יעילות ואין "הרמת דגל" ליחידות בזבזניות. ביחידות הבזבזניות הקיצוץ כמעט אינו מורגש ואילו ביחידות היעילות, הקיצוץ עלול לפגוע בפעילות מהותית אשר עלולה לפגוע בארגון כולו.
  • קיצוץ בסעיפי תקציב גבוהים: איתור סעיף תקציבי גבוה לדוגמה "סעיף עלות השכר" ואיתור פתרונות להקטנתו. למשל פטורי עובדים, קיצוץ בשכר, הוצאת עובדים לפנסיה מוקדמת, קיצוץ בבונוסים, הפסקת האפשרות לשעות נוספות, קיצוץ ואיחוד משרות ופתרונות יצירתיים נוספים. גם פתרון זה אינו בהכרח נותן מענה לבעיה, היות והארגון לא בחן לעומק את התהליכים ולא איתר את מוקדי הבזבוז.

מה השיטה המיטבית לחיסכון כולל בארגון?

מתודולוגית העבודה המומלצת על-ידי יעד ניהול (חברת ייעוץ ארגוני בתחום שיפור שיטות תהליכים ארגוניים), מבוססת על לימוד תהליכי הארגון, מיפוי נקודות התורפה ומתן המלצות לפתרונות ממוקדי-בעיות. הפתרונות יכולים להיות בתחום הטכנולוגיה, שיפור שיטות תהליכי העבודה בארגון, או פתרונות יצירתיים מתחומים אחרים.

כל פתרון צריך לפתור בעיה ייעודית ובמקביל לחיות בהרמוניה המאצילה את רוח החיסכון וההתייעלות על כל התחומים האחרים בארגון.

לכל פתרון, יש להציג ביחס למצב הקיים את היתרונות והחסרונות, העלויות ליישום, החיסכון הצפוי, הסיכונים לארגון, משך היישום.

סיכום

פתרון של בעיות ממוקדות, יכול להבטיח השגת תוצאות מיטביות והעלאת הארגון, על הדרך הנכונה לחיסכון והתייעלות החל מהטווח מיידי (Quick Win) ועד לטווח הארוך.

 

The post צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%a6%d7%9e%d7%a6%d7%95%d7%9d-%d7%aa%d7%a9%d7%95%d7%9e%d7%95%d7%aa-%d7%9c%d7%9c%d7%90-%d7%a4%d7%92%d7%99%d7%a2%d7%94-%d7%91%d7%aa%d7%a4%d7%95%d7%a7%d7%95%d7%aa/feed/ 0
ייעוץ ארגוני – דוגמה מעשית https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%93%d7%95%d7%92%d7%9e%d7%94-%d7%9e%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%aa/ https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%93%d7%95%d7%92%d7%9e%d7%94-%d7%9e%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%aa/#respond Sun, 29 Mar 2020 18:24:03 +0000 https://www.yaadnihul.co.il/?p=371 ייעוץ ארגוני – דוגמה מעשית שיטת תיוק חדשנית – יעוץ ארגוני בשיפור שיטות תהליכים בארגון חיסכון בכסף.   תיאור המצב הקיים חברת ייעוץ ארגוני יעד ניהול זומנה לבצע פרויקט יעוץ ארגוני מארגון גדול מספק שרות למאות אלפי לקוחות בישראל. הארגון מספק שרות באמצעות סניפים הממוקמים במרכזי ערים בכל רחבי הארץ. הפעילות מול הלקוחות מתועדת בחתימת […]

The post ייעוץ ארגוני – דוגמה מעשית appeared first on יעד ניהול.

]]>
ייעוץ ארגוני – דוגמה מעשית
יעוץ ארגוני
יעוץ ארגוני

שיטת תיוק חדשנית – יעוץ ארגוני בשיפור שיטות תהליכים בארגון חיסכון בכסף.

 

תיאור המצב הקיים


חברת ייעוץ ארגוני יעד ניהול זומנה לבצע פרויקט יעוץ ארגוני מארגון גדול מספק שרות למאות אלפי לקוחות בישראל. הארגון מספק שרות באמצעות סניפים הממוקמים במרכזי ערים בכל רחבי הארץ. הפעילות מול הלקוחות מתועדת בחתימת הלקוחות על מיליוני מסמכי נייר בכל שנה. החוק מחייב את הארגון לשמור מסמכים אותנטיים לתקופות שונות ולאחזר אותם לפי דרישה.

מטרת העבודה: חיסכון בעלויות תפעוליות

ניתוח המצב הקיים

ניתוח תהליכים מפורט, הנו שלב קריטי בכל עבודת שיפור שיטות. על בסיס ניתוח התהליכים, יוצעו ויבחנו פתרונות לחסכון והתייעלות. חוסר במידע או מידע לא נכון, עלול לגרום בדיעבד לבחירת פתרון לא מתאים אשר יגרום נזק כספי ו/או פגיעה במוניטין של הארגון.

במהלך ניתוח המצב הקיים, הוגדרו התהליכים האלה:

  • במהלך יום העבודה בסניף, המסמכים המיועדים לשמירה נערמים על שולחן העובד.
  • מידי שבוע עובד הסניף, אוסף מעמדתו את כל מהמסמכים המיועדים לשמירה ומעביר אותם לארכיון פנימי של הסניף.
  • הארכיון הפנימי מכיל קבוצות קלסרים. כל קבוצת קלסרים מכילה מסמכים מסוג חומר ייעודי אחד. בתוך הקלסרים המסמכים מסודרים בסדר רץ לפי תאריכים או מספר רץ.
  • לצורך תיוק המסמכים, עובד הסניף ממיין את המסמכים לפי סוג ואחר-כך מתייק אותם בקלסרים הייעודיים בהתאם לסדר הקבוע בקלסר.
  • כאשר הארכיון הפנימי של הסניף מתמלא, מגיע עובד מומחה של הארגון ומפנה קלסרים מארכיון הסניף לארכיון המרכזי.
  • בארכיון המרכזי החומר נשמר עד תום תקופת השימור שלו ואחר כך מבוער.

נקודות התורפה המרכזיות והחסמים המפריעים להשיג את המטרה:

לאחר שהמצב הקיים ברור, מוגדרים החסמים והתקלות אשר מפריעים להשיג את המטרה. יש לנסות ולכמת כל נקודת תורפה במדדים של כסף או זמן.

המקרה שלנו נמצאו שתי נקודות תורפה מרכזיות:

  •  עבודת התיוק בסניפים מסיטה תשומות וזמן יקר מהפעילות המרכזית של הארגון.
  • בזבוז שטח יקר בסניפים הממוקמים במרכזי ערים לצורך אחסון מסמכים (עלות הארנונה, השכרת המבנה, דמי תחזוקת מבנה וכדומה במרכז עיר יקרים במיוחד).

פתרונות

הפתרונות לנקודות התורפה יכולים להיות קלסיים בהלימה למה שנלמד באקדמיה. אולם, בדרך כלל כאשר מזמינים חברת ייעוץ מצפים גם לפתרונות יצירתיים וחדשניים.

לדוגמה, אחד מהפתרונות של יעד ניהול לחיסכון בכסף ובתשומות תפעוליות, כמפורט:

  • על כל מסמך בעת הפקתו יודפס בר-קוד המכיל נתוני מפתוח חד ערכיים של המסמך.
  • בסוף יום עבודה, כל עובדי הסניף יניחו את הטפסים אשר הפיקו במהלך אותו היום, בתיבת תיוק מיוחדת.
  • כאשר תיבה תתמלא היא תועבר לארכיון הפנימי של הסניף.
  • אחת לתקופה קבועה וקצרה התיבות יועברו מהארכיון הפנימי של הסניף לארכיון המרכזי.
  • בארכיון המרכזי יוזרמו למערכת ממוחשבת נתוני זיהוי כל המסמכים (ההזרמה תתבצע במהירות באמצעות קורא בר-קוד אשר תוכנן לקרוא את הבר-קוד המודפס על המסמכים).
  • בעת ההזרמה המערכת תחשב אוטומטית את מועד הביעור של כל מסמך.
  • המסמכים יונחו בתיבות גניזה בהתאם למועד הביעור של המסמכים (הדבר יאפשר ביעור תכולת תיבה שלמה במועד אחד וידוע מראש).
  • במערכת הממוחשבת יישמרו נתוני המפתח חד ערכיים של המסמכים ומיקומם בתיבות הגניזה (הדבר יאפשר אחזור המסמכים לפי צורך).
  • תיבות הגניזה ישמרו בארכיון עד הביעור במועד אשר נקבע.

בחינת היחס עלות/תועלת של הפתרון

כדי לבחון את התועלת של הפתרון לארגון יש להגדיר מדדים להצלחה.

קביעת מדדים להצלחה הנו תחום רחב אשר יפורט בהרחבה במאמר נפרד. בשלב זה ננסה לבחון את הפתרון שלנו מול המדד – כסף.
אנו נבחן כמה יישום הפתרון יעלה לארגון? וכמה כסף הארגון ירוויח או יחסוך מהיישום? 

עלויות

העלויות ליישום הפתרון כוללות: רכישת מערכת מידע אשר תתמוך התהליך, הגדלת קיבולת ארכיון מרכזי.

העלות בפועל ליישום הפתרון הסתכמה ב – 500,000 ש"ח.

החיסכון

חיסכון בשטחי אחסון יקרים בסניפים הממוקמים במרכזי ערים (ארנונה, שכירות, דמי ניהול)  – חיסכון של 2,000,000 ש"ח בכל שנה.
חיסכון בזמן של עובדי הסניפים – 12.5 משרות.

במהלך העבודה הומלצו פתרונות נוספים שחסכו כסף רב נוסף.

יישום הפתרון


 תקצוב ותכנון זמנים גס

בהתאם להערכת העלות הכספית של הפרויקט, יש לקבל מהנהלת הארגון תקציב ליישום הפרויקט.

את היישום יש לחלק לאבני דרך מרכזיות. לכל אבן דרך יש לתת הערכת זמן לסיום הביצוע וכן הקצעת תקציב ייעודית מתוך מהתקציב הכולל.

הקמת צוות פרויקט

צוות הפרויקט יכלול את הפונקציות הבאות:

  • מנהל הפרויקט: למנהל הפרויקט תהיה אחריות כוללת על היישום, עמידה בתקציב ובלוח הזמנים. מנהל הפרויקט ישמש כגורם מטווח בין הנהלת הארגון לצוות הפרויקט.
  • מנהלי תחום ייעודיים: מנהל הפרויקט יחלק את היישום לתחומים למשל: מחשוב, הדרכה, כתיבת נהלים, כוח-אדם, בינוי וכדומה. לכל תחום ימונה מנהל תחום אשר יהיה אחראי על ביצוע המשימות אשר יוגדרו בתחום אחריותו. מנהלי התחום יסייעו למנהל הפרויקט להכין תוכנית עבודה ותקציב מפורט. במהלך היישום, מנהלי התחום יוודאו ביצוע המשימות אשר באחריותם בהתאם לוח הזמנים והתקציב אשר נקבע.

הכנת תוכנית עבודה מפורטת

מנהל הפרויקט בעזרת חברי צוות הפרויקט ירחיב את תכנון הזמנים הגס למשימות מפורטות. כל משימה צריכה לכלול את הנתונים הבאים: תאור המשימה, אחראי לביצוע, תאריך תחילה וסיום הביצוע. כמו כן יש לבחון ולהציג בתוכנית תלות או דרישות מקדימות לביצוע המשימות.
אחת לתקופה תתקיים ישיבת סטטוס בה חברי צוות הפרויקט יעדכנו את מנהל הפרויקט על התקדמות ביצוע המשימות. מנהל הפרויקט יעדכן את תוכנית העבודה וידווח להנהלת הארגון על ההתקדמות.

פעילויות מרכזיות ביישום

  • התאמת מערכות המידע: מערכות המידע הם כלי קריטי ביישום. לא ניתן לבצע את היישום ללא מערכות מידע תומכת. השלבים בהתאמת המערכת כוללים: אפיון המערכת, פיתוח או רכישת התוכנה, התאמת החומרה לדרישות המערכת החדשה, בדיקת המערכת מול האפיון, התאמת רשת התקשורת לפעילות בעומסים הצפויים.
  • כתיבת נוהלי עבודה: נהלי עבודה יסדירו תהליכי עבודה אחידים בכלל הארגון. הנהלים צריכים להקיף את כל התהליכים בצורה מסודרת וברורה. בנוסף הנהלים יכללו הגדרת הסמכויות, אחריות ואמצעי בקרה ודיווח.
  • הדרכה: הטמעת תהליכים חדשים בעשרות סניפים בכל רחבי הארץ הנו פרויקט בפני עצמו. רצוי להקים צוות הטמעה והדרכה לסניפים. כל חבר בצוות יקבל אחריות ליישום התהליכים החדשים בקבוצת סניפים. חברי הצוות יעבירו הדרכות פרונטליות לעובדי הסניפים ויתפקדו כגורם מתווך לשאלות ותשובות בין עובדי הסניפים לצוות הפרויקט. רצוי לבחון אפשרות להשתמש גם באמצעי הדרכה נוספים כגון – E-learning.
  • פיילוט: הפיילוט יתבצע על קבוצה קטנה של סניפים לפני הטמעת תהליכים חדשים בכל סניפי הארגון. בפיילוט ייבחנו התהליכים החדשים והמערכת הממוחשבת. לאחר הפיילוט יופקו לקחים ותעודכן התוכנית הכוללת ליישום בכל הסניפים.
  • Roll Back:  לפני תחילת היישום יש להכין תוכנית חירום למקרה של כישלון היישום. התוכנית תציג תהליך להחזרת פעילות הארגון לתהליכים כפי שהיו מלפני היישום החדש, תוך מזעור נזקים אפשריים.
  • העברת השרביט לעובדי הארגון: בסיום הטמעת התהליכים החדשים, צוות היישום יסיים את תפקידו והפעילות השוטפת תועבר לעובדי הסניפים. שלב זה הנו שלב חשוב אשר חובה לתכננו בקפידה. הארגון צריך לקבוע פונקציה אשר תשמר את הידע הכולל של התהליכים. פונקציה זו תהיה אחראית על: עדכון הנהלים, מענה לשאלות, הדרכה ורענון, מענה והערכות לכניסת שינויים כגון: מערכות חדשות, שינוים ברגולציה, כניסת טפסים חדשים וכדומה.

פרויקט שיפור שיטות והתייעלות ארגונית המוצג לעיל, הנו רק דוגמה קטנה מתוך מפרויקט גדול הרבה יותר שבוצע בחברה.

The post ייעוץ ארגוני – דוגמה מעשית appeared first on יעד ניהול.

]]>
https://www.yaadnihul.co.il/%d7%99%d7%99%d7%a2%d7%95%d7%a5-%d7%90%d7%a8%d7%92%d7%95%d7%a0%d7%99-%d7%93%d7%95%d7%92%d7%9e%d7%94-%d7%9e%d7%a2%d7%a9%d7%99%d7%aa/feed/ 0