The post ייעול האפקטיביות הארגונית באמצעות נהלים appeared first on יעד ניהול.

The post השגת צמיחה בת-קיימא באמצעות יעילות ארגונית appeared first on יעד ניהול.

הקדמה

בסביבת העסקים המהירה של ימינו, קיומם של נהלים תקינים חיוני לארגונים כדי לפעול ביעילות, לשמור על תאימות ולהישאר תחרותיים. נהלים יעילים הם עמוד השדרה של כל ארגון, שכן הם מספקים גישה מובנית לניהול תהליכים, מזעור סיכונים ושיפור הביצועים הכוללים. מאמר זה יחקור את השלבים החיוניים לפיתוח ותחזוקה של נהלים תקינים בארגון. על ידי ביצוע הנחיות אלה, ארגונים יכולים להבטיח שיש להם בסיס מוצק להצלחה ולצמיחה.

התייעצות עם מומחי תוכן

הצעד הראשון בפיתוח נהלים תקינים הוא התייעצות עם מומחי תוכן. אלה הם אנשים בעלי ידע וניסיון נרחבים בתחום הספציפי או בתעשייה הקשורה לתהליך המתועד. מומחי תוכן עשויים לכלול עובדים פנימיים, יועצים חיצוניים או התאחדויות תעשייה. התובנות שלהם יכולות לעזור לזהות את מיטב השיטות, את המכשולים הפוטנציאליים ואת ההזדמנויות לשיפור.

כדי לשלב באופן יעיל משוב של מומחים בפיתוח נהלים, על ארגונים:

1. לזהות מומחים רלוונטיים: חפשו אנשים בעלי הבנה מעמיקה של התהליך ושל התעשייה או התחום הקשורים אליו.

2. קבלו תובנות לגבי מיטב השיטות: התייעצו עם מומחים אלה כדי לאסוף מידע על תקני התעשייה, שיטות העבודה המומלצות ותחומים אפשריים לשיפור. זה יכול לעזור להבטיח שהנהלים עולים בקנה אחד עם נורמות מקובלות ונועדו למקסם את היעילות והאפקטיביות.

3. שילוב משוב ממומחים: יש להשתמש בתובנות שנרכשו ממומחי תוכן כדי ללטש את הנוהל, תוך התייחסות לכל פערים או תחומים לשיפור שזוהו. גישה שיתופית זו יכולה לסייע להבטיח שהנוהל יהיה מקיף ויעיל כאחד.

בדיקת המערכת המכנית התומכת בתהליך

לאחר ששולב הקלט ממומחי התוכן בנוהל, השלב הבא הוא לבחון את המערכות המכניות והטכנולוגיה התומכת בתהליך. מערכות אלה עשויות לכלול תוכנה, חומרה, ציוד או כלים אחרים המשמשים לביצוע התהליך המתועד בנוהל. הבטחת יעילותן ותאימותן של מערכות אלה לתהליך הכולל חיונית לשמירה על פעילות חלקה.

כדי להעריך את המערכות המכניות והטכנולוגיה, על הארגונים:

1. הערכת היעילות והיעילות: סקרו את המערכות המשמשות לתמיכה בתהליך, והקפידו שהן פועלות באופן מיטבי ואינן גורמות לעיכובים או לסיבוכים מיותרים.

2. זיהוי תחומים לשיפור: קבעו אם ישנם תחומים כלשהם במערכת המכנית שניתן לשפר כדי לשפר את התהליך הכולל. זה עשוי לכלול שדרוג תוכנה, החלפת ציוד מיושן או ייעול זרימות העבודה.

3. הבטחת תאימות: ודאו שמערכות המכניות הקיימות תואמות לתהליך הכולל ויכולות לתמוך בתהליך המתועד בנוהל כפי שתוכנן. ייתכן שיהיה צורך בתיאום עם מחלקות אחרות או ספקים חיצוניים כדי לטפל בכל בעיות תאימות.

סקירת חוקים ותקנות הקשורים לתהליך

היבט חיוני בפיתוח נהלים תקינים הוא הבטחת עמידה בחוקים ובתקנות הרלוונטיים. אלה עשויים לכלול תקנות ספציפיות לתעשייה, חוקי עבודה, תקנות סביבתיות או דרישות משפטיות אחרות המשפיעות על התהליך הנדון.

כדי לסקור ולהתייחס לדרישות משפטיות אלה, על הארגונים:

1. זיהוי חוקים ותקנות ישימים: מחקר וריכוז רשימה של חוקים ותקנות רלוונטיים המתייחסים לתהליך המתועד. ייתכן שיהיה צורך להתייעץ עם יועץ משפטי, התאחדויות ענף או סוכנויות ממשלתיות.

2. הערכת עמידה בדרישות החוק: יש להעריך את התהליך הקיים כדי לקבוע אם הוא עומד בכל החוקים והתקנות החלים. יש לזהות פערים פוטנציאליים או תחומים שבהם ייתכן שהעמידה בתקנות תהיה לקויה.

3. התייחסות לבעיות פוטנציאליות ולפערים בעמידה בתקנות: יש לפתח תוכנית לטיפול בכל בעיות עמידה בתקנות שזוהו, תוך הבטחה שהנהלים יעודכנו כדי לעמוד בכל הדרישות החוקיות. ייתכן שיהיה צורך לשנות את התהליך, ליישם בקרות נוספות או לשנות את התיעוד.

תהליכים חופפים ותיאום בין-מחלקתי

בארגונים רבים, תהליכים חופפים לעתים קרובות או מצטלבים עם מחלקות או פונקציות אחרות. זיהוי תהליכים חופפים אלה וקידום תיאום בין-מחלקתי יעיל חיוניים להבטחת היעילות ולמניעת קונפליקטים או בעיות פוטנציאליים.

כדי לטפל בתהליכים חופפים, על ארגונים:

1. לזהות תהליכים חופפים בארגון: יש לסקור את התהליכים הכוללים של הארגון ולזהות כל תחום שבו מספר מחלקות או פונקציות עשויות להיות מעורבות. זה עשוי לכלול משאבים משותפים, יעדים משותפים או תפוקות דומות.

2. לקדם תקשורת יעילה בין מחלקות: יש לעודד קווי תקשורת פתוחים בין מחלקות כדי להבטיח שכולם מודעים לאחריותם ולאופן שבו פעולותיהם משפיעות על תחומים אחרים בארגון. זה יכול לעזור למנוע אי הבנות ולקדם שיתוף פעולה.

3. לייעל ולשלב תהליכים להגברת היעילות: במידת האפשר, יש לשלב תהליכים חופפים כדי להפחית עדיפויות ולשפר את היעילות. זה עשוי לכלול איחוד משאבים, תקינה של זרימות עבודה או הטמעת פתרונות טכנולוגיים משותפים.

בדיקות שטח עם משתמשי קצה לפני הטמעת נוהל חדש או מתוקן

משמעותו של תהליך זה היא לאפשר לאנשים שיהיו אחראים באופן ישיר על ביצוע התהליך לבדוק את הנוהל בסביבה אמיתית.

בדיקות שטח מסייעות בזיהוי בעיות בלתי צפויות או תחומים לשיפור לפני שהנוהל מאומץ באופן רשמי.

כדי לבצע בדיקות שטח יעילות, על הארגונים:

1. לתכנן ולבצע בדיקות שטח: יש לגבש תוכנית לבדיקות שטח, הכוללת בחירת משתמשי קצה מתאימים, מתן הדרכה ותמיכה וקביעת לוח זמנים לבדיקות ולמשוב.

2. לאסוף משוב ממשתמשי הקצה: יש לעודד את משתמשי הקצה לספק משוב כן על חוויותיהם ביחס לנוהל, לרבות אתגרים, חוסר יעילות או תחומים לשיפור.

3. לשלב את משוב המשתמשים בשכלול התהליך: יש להשתמש במשוב שנאסף במהלך בדיקות השטח כדי לשכלל את הנוהל ולטפל בכל הבעיות או החששות שזוהו. גישה אטרקטיבית זו מסייעת להבטיח שהנוהל הסופי יהיה גם יעיל וגם ידידותי למשתמש.

עיון בדוחות ביקורת קודמים

עיון בדוחות ביקורת קודמים עשוי לספק תובנות יקרות ערך בנוגע לתחומים אפשריים לשיפור בכל הנוגע לתאימות הנהלים ויעילותם. ניתוח של ממצאים קודמים מסייע לארגונים לזהות בעיות חוזרות, מגמות או פערים בתהליכים שלהם, שאותם ניתן לטפל בהם בנוהל המעודכן.

כדי לעיין ביעילות בדוחות ביקורת קודמים, על הארגונים:

1. לנתח ממצאי ביקורת קודמים: יש לעיין בדוחות ביקורת קודמים ולזהות כל תחום שבו נצפו אי-עמידה בתקנות, חוסר יעילות או בעיות אחרות.

ייתכן שמדובר בנושאים חוזרים או בתחומים ספציפיים שסומנו לשיפור.

2. לזהות תחומים לשיפור בתאימות התהליך: על סמך ניתוח הממצאים מביקורות קודמות, יש לקבוע אילו היבטים של התהליך יש לעדכן או לשנות כדי להבטיח עמידה בדרישות הביקורת.

3. הבטיחו שהתהליך המעודכן עומד בדרישות הביקורת: בצעו את השינויים הדרושים בנוהל והקפידו שהוא מטפל בכל בעיות התאימות שזוהו ועומד בדרישות המפורטות בדוחות הביקורת.

הערכת חשיפות וסיכונים בתהליך הקיים

מלבד סקירת דוחות ביקורת, חשוב לבצע הערכת סיכונים מקיפה של התהליך הקיים. הערכת סיכונים כרוכה בזיהוי חשיפות וסיכונים אפשריים, כגון הפסדים כספיים, התחייבויות משפטיות או פגיעה במוניטין, ופיתוח אסטרטגיות לצמצום סיכונים אלה.

כדי להעריך חשיפות וסיכונים בתהליך הקיים, על ארגונים:

1. לזהות סיכונים וחשיפות אפשריים: בצעו הערכת סיכונים מקיפה כדי לזהות כל תחום שבו התהליך עלול להיות חשוף להפסדים, התחייבויות או השלכות שליליות אחרות.

2. לפתח אסטרטגיות לצמצום הסיכונים שזוהו: על סמך הערכת הסיכונים, פתחו תוכנית לטיפול בסיכונים שזוהו ולצמצומם. ייתכן שזה כרוך ביישום בקרות נוספות, שינוי התהליך או תיקון התיעוד.

3. ליישם אמצעי הפחתת סיכונים בתוך התהליך: שלבו את אסטרטגיות צמצום הסיכונים בנוהל המעודכן, והקפידו שהתהליך מתוכנן כך שיצמצם חשיפות וסיכונים אפשריים.

סיכום

פיתוח ותחזוקה של נהלים נאותים חיוניים לארגונים כדי לפעול ביעילות, לשמור על תאימות ולהישאר תחרותיים. על ידי ביצוע השלבים המתוארים במאמר זה, ארגונים יכולים להבטיח שיש להם בסיס איתן להצלחה ולצמיחה. לא ניתן להמעיט בחשיבותו המתמשכת של ניטור ועדכון תהליכים, מכיוון שהוא עוזר לארגונים להסתגל לשינויים בענף שלהם ובסביבה הרגולטורית שלהם ומבטיח שהנהלים שלהם יישארו אפקטיביים ותואמים. על ידי שליטה באמנות של מיטוב תהליכים, ארגונים יכולים למצות את מלוא הפוטנציאל שלהם ולהשיג הצלחה מתמשכת.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלים תקינים – מדריך לפיתוח ובדיקת נהלים ארגוניים appeared first on יעד ניהול.

מבוא

הגדרת הסמכות והאחריות של בעלי תפקידים בארגון היא היבט קריטי של הבטחת יעילות, שקיפות ואחריותיות. ביסוס הבנה ברורה של התפקידים ותחומי האחריות של כל עובד מסייע להקל על קבלת החלטות יעילה, להפחית קונפליקטים פוטנציאליים ולשפר את הביצועים הכוללים. מאמר זה מתעמק בצורך להגדיר את סמכותם ואחריותם של בעלי תפקידים בהליכים שונים, ומדגיש את חשיבותן של מערכות מובנות היטב לתפקוד חלק, טיפוח אמון והבטחת הצלחת הארגון. הדיון יסקור את הסיכונים והמלכודות האפשריים העלולים לנבוע מחוסר בהירות בסמכות ובאחריות ויציע קווים מנחים מעשיים לביסוס יעיל ולשמירה על הגדרות אלה בהקשר ארגוני.

מושג הסמכות והאחריות

לפני שנצלול לחשיבות של הגדרת סמכות ואחריות, חשוב להבין את שני המושגים הללו וכיצד הם קשורים זה לזה. סמכות מתייחסת לכוח הלגיטימי המוענק לאדם או לקבוצה לקבל החלטות, לתת פקודות ולאכוף ציות בתוך ארגון. אחריות, לעומת זאת, היא החובה לבצע משימות וחובות המוטלות על תפקיד או תפקיד מסוים. בעיקרו של דבר, סמכות מעניקה ליחידים את הכוח לפעול, בעוד שהאחריות מטילה עליהם לתת דין וחשבון על מעשיהם.

תפקידן של סמכות ואחריות בנהלים ארגוניים הוא משמעותי, שכן הן תורמות לתפקוד הכולל ולהצלחה של הארגון. מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות יוצרת שרשרת פיקוד ברורה, מייעלת את תהליכי קבלת ההחלטות ומבטיחה השלמת משימות ביעילות. יתר על כן, היא מציבה ציפיות לעובדים, מאפשרת להם להבין את תפקידיהם ואחריותם, ומקדמת אחריות על ידי הטלת אחריות על אנשים למעשיהם.

היתרונות של סמכות ואחריות מוגדרות בבירור

סיוע בקבלת החלטות אפקטיבית

כאשר סמכות ואחריות מוגדרות בבירור, תהליכי קבלת ההחלטות הופכים יעילים ואפקטיביים יותר. העובדים יודעים מי אחראי על קבלת החלטות ולמי יש סמכות ליישם אותן. בהירות זו מסייעת למנוע בלבול ואי הבנות, מה שמוביל להחלטות מהירות יותר ולזרימת עבודה יעילה יותר. בנוסף, היא מאפשרת לעובדים להתמקד במשימות שלהם, בידיעה שהאנשים המתאימים מקבלים החלטות המשפיעות על עבודתם.

צמצום קונפליקטים ואי הבנות

חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול להוביל לקונפליקטים ואי הבנות בתוך הארגון. כאשר העובדים אינם בטוחים לגבי תפקידם ואחריותם או מי מחזיק בסמכות לקבל החלטות, עלולים להתעורר חילוקי דעות ומאבקי כוח. הגדרה ברורה של סמכות ואחריות מסייעת למנוע בעיות כאלה על ידי יצירת שרשרת פיקוד ברורה ותיאום ציפיות לכל תפקיד. זה מטפח סביבת עבודה הרמונית יותר וממזער את הפוטנציאל לקונפליקטים.

שיפור הביצועים הארגוניים הכוללים

מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות תורמת לביצועים הכוללים של הארגון. כאשר העובדים מבינים את תפקידיהם ותחומי האחריות שלהם ויודעים מי מחזיק בסמכות קבלת החלטות, הם יכולים להתמקד במשימות שלהם ולעבוד בצורה יעילה יותר. בהירות זו לא רק משפרת את הביצועים האישיים אלא גם משפרת את ביצועי הארגון בכללותו. יתר על כן, מבני סמכות ואחריות ברורים מקדמים אחריותיות, מבטיחים כי העובדים מוחזקים אחראים למעשיהם ומטפחים תרבות של שיפור מתמיד.

השפעת סמכות ואחריות לא ברורות על נהלים ארגוניים

הסיכונים והמלכודות הפוטנציאליים הקשורים לסמכות ואחריות לא ברורות יכולות להיות השלכות חמורות על הארגון. חלק מהסיכונים הללו כוללים:

1. עיכובים בקבלת החלטות: כאשר לא ברור למי יש סמכות לקבל החלטות, תהליך קבלת ההחלטות עלול להיות איטי ולא יעיל. עיכוב זה עלול לפגוע ביכולתו של הארגון להגיב לנסיבות משתנות ועלול להוביל להחמצת הזדמנויות או לתוצאות גרועות.
2. בלבול וחוסר תקשורת: חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול להוביל לבלבול וחוסר תקשורת בין העובדים. בלבול זה עלול לגרום להתעלמות מפעילויות או לשכפולן, ובסופו של דבר לבזבוז משאבים ולירידה ביעילות הכוללת.
3. תסכול והתנתקות עובדים: כאשר עובדים אינם בטוחים בתפקידיהם ובאחריותם, הם עלולים להיות מתוסכלים ולהתנתק. חוסר מעורבות זה יכול להוביל לירידה בשביעות הרצון מהעבודה, לתחלופה מוגברת ולירידה בביצועים הארגוניים הכוללים.
4. סיכון מוגבר לטעויות: סמכות ואחריות לא ברורות יכולות להוביל גם לסיכון מוגבר לטעויות. כאשר עובדים אינם בטוחים בתפקידם או מי מחזיק בסמכות קבלת החלטות, הם עלולים לקבל החלטות שגויות או לא להשלים משימות כנדרש, מה שעלול להוביל לטעויות יקרות.
5. ירידה באחריותיות: חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול לעכב אחריותיות בתוך ארגון. כאשר לא ברור מי אחראי למשימה או החלטה מסוימת, זה הופך להיות מאתגר יותר לדרוש מאנשים לתת דין וחשבון על מעשיהם או חוסר מעשיהם. חוסר אחריות זה עלול ליצור תרבות של שאננות ולפגוע בביצועים הכלליים.

אסטרטגיות להגדרה ושמירה על סמכות ואחריות ברורות

קביעת תפקידים ותחומי אחריות בנהלים ארגוניים

הצעד הראשון בהגדרה ובשמירה על סמכות ואחריות ברורות הוא קביעת תפקידים ותחומי אחריות במסגרת נהלים ארגוניים. תהליך זה כולל זיהוי המשימות והתפקידים המרכזיים של כל תפקיד, הקצאת האחריות למשימות אלה לאנשים או צוותים ספציפיים, וקביעת רמת הסמכות המתאימה הנדרשת לביצוע משימות אלה ביעילות. מידע זה צריך להיות מתועד בצורה ברורה ותמציתית, כגון בתיאורי תפקיד או תרשימים ארגוניים, ומועבר לכלל העובדים.

יצירת תרבות של אחריותיות ושקיפות

לאחר קביעת תפקידים ותחומי אחריות, חיוני ליצור תרבות של אחריות ושקיפות בתוך הארגון. זה כרוך בהגדרת ציפיות ברורות לביצועים, מתן משוב קבוע והערכות ביצועים, והטלת אחריות על אנשים על מעשיהם. בנוסף, ארגונים צריכים לשאוף לטפח תקשורת פתוחה ולעודד עובדים להעלות חששות או הצעות לשיפור.

הטמעת מנגנוני ניטור וביקורת

כדי להבטיח שמבני הסמכות והאחריות יישארו ברורים ויעילים, ארגונים צריכים ליישם מנגנוני ניטור וביקורת. מנגנונים אלה עשויים לכלול ביקורות שוטפות או הערכות של נהלים ארגוניים, הערכות ביצועים וסקרי עובדים. כלים אלה יכולים לסייע בזיהוי תחומים שבהם תפקידים ותחומי אחריות עשויים להיות לא ברורים או שבהם מבני סמכות ואחריות עשויים להזדקק להתאמה.

התמודדות עם אתגרים ומכשולים בשמירה על סמכות ואחריות ברורות

ארגונים עשויים להתמודד עם אתגרים ומכשולים שונים בשמירה על מבני סמכות ואחריות ברורים, כגון התנגדות לשינוי, מחסור במשאבים או סביבות עסקיות המתפתחות במהירות. חיוני לתת מענה יזום לאתגרים אלו ולהתאים את התהליכים והנהלים בארגון בהתאם לצורך. זה עשוי לכלול הערכה מחדש של תפקידים ואחריות, מתן הכשרה נוספת או תמיכה לעובדים, או שינוי מבנים ארגוניים כדי ליישר קו טוב יותר עם המטרות והיעדים של הארגון.

מקרי מבחן: דוגמאות לארגונים מצליחים עם מבני סמכות ואחריות מוגדרים היטב

למספר ארגונים מצליחים יש מבני סמכות ואחריות מוגדרים היטב, התורמים להצלחתם הכוללת. להלן ממה דוגמאות:

1. טויוטה: יצרנית הרכב היפנית ידועה ב"מערכת הייצור של טויוטה", המדגישה תפקידים ותחומי אחריות ברורים, כמו גם שיפור מתמיד ואחריות. מערכת זו אפשרה לטויוטה להפוך לאחת מיצרניות הרכב המובילות בעולם, הידועה ביעילותה ובמוצריה האיכותיים.
2. גוגל: לענקית הטכנולוגיה מבנה ארגוני מוגדר היטב המדגיש סמכות ואחריות ברורה. את הצלחתה של גוגל ניתן לזקוף, בין השאר, ליכולתה לנהל ביעילות את כוח העבודה הגדול שלה ולקבל החלטות מהירות ומושכלות.
3. מאיו קליניק: ארגון הבריאות הנודע הזה מייחס חלק גדול מהצלחתו למבני הסמכות והאחריות המוגדרים היטב שלו. על ידי הגדרה ברורה של תפקידים ואחריות, מרפאת מאיו מבטיחה כי ההחלטות מתקבלות ביעילות וביעילות, ותורמת למוניטין שלה במתן טיפול איכותי למטופלים.

דוגמאות אלו ממחישות את ההשפעה של סמכות ואחריות ברורות על הצלחה ארגונית ומשמשות מודל לארגונים אחרים המבקשים לשפר את ביצועיהם.

מסקנה

לסיכום, הגדרת הסמכות והאחריות של בעלי תפקידים בנהלים ארגוניים היא קריטית להבטחת יעילות, שקיפות ואחריותיות. מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות תורמת לקבלת החלטות יעילה, הפחתת קונפליקטים וביצועים כוללים משופרים. על ידי יישום אסטרטגיות להקמה ותחזוקה של מבני סמכות ואחריות ברורים, ארגונים יכולים לטפח תרבות של אחריות ושיפור מתמיד, מה שיוביל בסופו של דבר להצלחה בתעשיות שלהם.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post התפקיד הקריטי של הגדרת סמכות ואחריות לבעלי תפקידים בנהלים ארגוניים appeared first on יעד ניהול.

נהלי רכש הם היבט חיוני בפעילות הארגון, המבטיחים כי סחורות ושירותים נרכשים ביעילות, כלכלית ובהתאם לתקנות הרלוונטיות. נהלי רכש כתובים היטב לא רק מייעלים את התהליך אלא גם ממזערים את הסיכון לטעויות ותקשורת שגויה. במאמר זה נחקור את עולם הליכי הרכש, תוך התמקדות מיוחדת במומחיות ובניסיון של יעד ניהול, חברת ייעוץ ארגוני בעלת ניסיון של למעלה מ-25 שנה בכתיבת נהלים.

יעד ניהול מתמחה בכתיבת נהלים לארגונים, ומסייעת להם לייעל את תהליכי הרכש שלהם ולדבוק בשיטות עבודה מומלצות. הניסיון הרב בתחום פיתח הבנה עמוקה של המורכבויות הכרוכות בכתיבת נהלי רכש יעילים. במאמר זה נעמיק בהיבטים השונים של הליכי רכש, לרבות בקשת הצעת מחיר, רמות רכש, רכש לאחר הליך מכרזי פומבי, רכש לאחר הליך מכרזי מינורי, פטור ממכרז, חתימה על הזמנת רכש וכיצד לכתוב הליך רכש.

נהלי רכש: הבסיס

בקשת הצעת מחיר

קבלת הצעות מחיר מדויקות ורלוונטיות היא שלב מכריע בתהליך הרכש. הצעת מחיר מספקת לארגון מידע על העלות והתנאים של רכישת מוצר או שירות ספציפי, אשר ניתן להשתמש בו כדי ליידע את קבלת ההחלטות ולהבטיח כי הארגון מקבל את התמורה הטובה ביותר לכסף. בעת בקשת הצעת מחיר, ארגונים צריכים לשקול גורמים כגון המוניטין של הספק, איכות המוצר או השירות, ואת התנאים וההגבלות של החוזה. על ידי איסוף מידע זה, ארגונים יכולים לקבל החלטות מושכלות ולמזער את הסיכון להיתקל בבעיות בהמשך הדרך.

רמות רכש

רמות רכש מתייחסות לשלבים השונים של תהליך הרכש בארגון. רמות אלה עשויות להשתנות בהתאם לגודל ולמורכבות של הארגון והמוצרים או השירותים הספציפיים הנרכשים. באופן כללי, ניתן לסווג את רמות הרכש לרכש אסטרטגי, טקטי ומבצעי. רכש אסטרטגי כרוך בתכנון וקבלת החלטות ארוכי טווח, תוך התמקדות באסטרטגיית הרכש הכוללת, קשרי ספקים וניתוח שוק. רכש טקטי עוסק בניהול היומיומי של פעילויות רכש, כגון משא ומתן על חוזים וניהול ספקים. רכש תפעולי מתמקד ברכישה בפועל של סחורות ושירותים, ומבטיח כי צרכי הארגון נענים בזמן ובאופן חסכוני.

שלבי הרכש

ישנם מספר שלבים המעורבים בתהליך הרכש, כל אחד עם סט דרישות ונהלים משלו. שלבים אלה כוללים:

1. הליך מכרזי פומבי: שלב זה כולל פרסום הודעה לציבור המזמינה ספקים להגיש הצעות לחוזה. הליך המכרז הציבורי משמש בדרך כלל לחוזים בעלי ערך גבוה או כאשר הארגון נדרש לעשות זאת על פי חוק. מטרתו לקדם שקיפות ותחרות הוגנת בין ספקים פוטנציאליים.
2. הליך מכרזי מינורי: הליך המכרז המינורי דומה להליך המכרז הציבורי אך משמש בדרך כלל לחוזים בעלי ערך נמוך יותר או כאשר לארגון יש מספר מוגבל של ספקים פוטנציאליים. במקרה זה, הארגון רשאי להזמין קבוצה נבחרת של ספקים להגיש הצעות, במקום לפרסם הודעה לציבור.
3. פטור ממכרז: במקרים מסוימים, ארגונים עשויים להיות פטורים מקיום הליך מכרזי. זה יכול לקרות כאשר יש רק ספק אחד המסוגל לספק את הסחורה או השירותים הנדרשים, כאשר הרכש נחשב דחוף, או כאשר ערך החוזה נופל מתחת לסף מסוים. במצבים אלה, ארגונים עדיין חייבים לעקוב אחר נהלי רכש מתאימים ולוודא שהם יכולים להצדיק את הפטור.

העמקה בהליכי רכש

חתימה על הזמנת רכש

הזמנות רכש ממלאות תפקיד קריטי בתהליך הרכש, ומשמשות כהסכם מחייב מבחינה משפטית בין הארגון לספק. הזמנות רכש מתארות את המוצרים או השירותים הספציפיים הנרכשים, את המחיר המוסכם ואת התנאים וההגבלות של החוזה. חיוני שהזמנות הרכש יהיו ברורות, מדויקות ומקיפות, שכן הן מספקות נקודת התייחסות מכרעת לשני הצדדים לאורך כל תהליך הרכש.

כתיבת נוהל רכש

פיתוח הליך רכש אפקטיבי כרוך בהתוויית השלבים השונים הכרוכים בתהליך הרכש, החל מזיהוי צרכי הארגון ועד לבחירת ספק וניהול החוזה. מרכיבים מרכזיים שיש לכלול בהליך רכש הם:

1. הצהרת מטרה ברורה ותמציתית, המפרטת את מטרות ההליך ואת התוצאות הצפויות.
2. תיאור מפורט של תהליך הרכש, כולל השלבים השונים ותחומי האחריות של כל הצדדים המעורבים.
3. הנחיות להערכה ובחירה של ספקים, כולל קריטריונים כגון מחיר, איכות וזמני אספקה.
4. נהלים לניהול חוזים, כולל מעקב אחר ביצועים, טיפול בבעיות וסיום חוזים במידת הצורך.
5. מערכת לתיעוד ומעקב אחר פעילויות רכש, הבטחת שקיפות ואחריותיות.

בקשת הצעת מחיר מעמיקה

בעת בקשת הצעת מחיר, ארגונים חייבים לספק ספקים פוטנציאליים עם מידע מדויק ורלוונטי על הסחורה או השירותים הנדרשים. זה עשוי לכלול מפרטים, כמויות, דרישות משלוח וכל פרט רלוונטי אחר. בנוסף, ארגונים צריכים לתאר את הקריטריונים שבהם ישתמשו כדי להעריך את הצעות המחיר, כגון מחיר, איכות וזמני אספקה. על ידי מתן מידע ברור ומקיף, ארגונים יכולים להבטיח שהם מקבלים הצעות מחיר מדויקות ותחרותיות מספקים פוטנציאליים.

גישת הנהלת יעד לכתיבת נהלי רכש

מומחיותם בכתיבת נהלים

עם ניסיון של למעלה מ-25 שנה בכתיבת נהלים, יעד ניהול פיתחה הבנה עמוקה של המורכבות הכרוכה ביצירת הליכי רכש אפקטיביים. הם עבדו עם מגוון רחב של ארגונים, מעסקים קטנים ועד תאגידים גדולים, וסייעו להם לייעל את תהליכי הרכש שלהם ולהבטיח עמידה בתקנות הרלוונטיות. ניסיונם הרב בתחום אפשר להם לפתח מתודולוגיה בדוקה לכתיבת נהלי רכש המניבים תוצאות.

המתודולוגיה של יעד ניהול

הגישה של יעד ניהול לכתיבת נהלי רכש מתמקדת בפיתוח פתרונות מותאמים אישית העונים על הצרכים והיעדים הייחודיים של כל ארגון. התהליך שלהם מתחיל בניתוח מעמיק של פעילות הרכש של הארגון, זיהוי תחומים לשיפור וסיכונים פוטנציאליים. לאחר מכן הם מפתחים הליך רכש מותאם, המשלב שיטות עבודה מומלצות ומתייחס לאתגרים הספציפיים העומדים בפני הארגון.

כדי להבטיח שהליכי הרכש שלהם יהיו באיכות הגבוהה ביותר, הנהלת יעד שמה דגש חזק על נהלים ידניים. גישה זו מאפשרת להם ליצור נהלים מקיפים ומפורטים, קלים להבנה ולביצוע, תוך מזעור הסיכון לטעויות ותקשורת שגויה. על ידי התמקדות בהליכים ידניים, יעד ניהול מבטיחה כי לקוחותיה יקבלו הליכי רכש שהם לא רק יעילים אלא גם ברי קיימא ומותאמים לצרכים עסקיים משתנים.

סיפורי מקרה והצלחה

המומחיות של יעד ניהול בכתיבת נהלי רכש הניבה סיפורי הצלחה רבים, כאשר ארגונים בתעשיות שונות נהנו מהפתרונות המותאמים אישית שלהם. לדוגמה, חברת ייצור גדולה שכרה את שרותי יעד ניהול כדי לפתח הליך רכש מקיף שיסייע להם לייעל את תהליך הרכש שלהם ולהבטיח עמידה בתקנות התעשייה. באמצעות יישום נוהל הרכש של יעד ניהול הצליחה החברה לקצר משמעותית את זמני האספקה לרכש ולשפר את קשרי הספקים, וכתוצאה מכך לחסוך משמעותית בעלויות ולהתייעל.

במקרה אחר, עמותה פנתה להנהלת יעד בבקשה לסיוע בפיתוח הליך רכש שיסייע לה לנהל את משאביה המוגבלים בצורה יעילה יותר. הליך הרכש המותאם אישית של יעד ניהול אפשר לארגון למקסם את ערך פעילות הרכש שלו, ולהבטיח כי יוכל לספק שירותים חיוניים למוטבים תוך שמירה על קיימות פיננסית.

היתרונות של שותפות עם יעד ניהול

ייעול תהליך הרכש

נהלי רכש כתובים היטב ממלאים תפקיד קריטי בייעול תהליך הרכש, ומאפשרים לארגונים לרכוש סחורות ושירותים בצורה יעילה וכלכלית יותר. על ידי שיתוף פעולה עם יעד ניהול, ארגונים יכולים ליהנות מהניסיון הרב והמומחיות שלהם בכתיבת נהלי רכש, ולהבטיח שפעילויות הרכש שלהם ממוטבות להצלחה. זה יכול להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות, שיפור קשרי הספקים ויעילות תפעולית מוגברת.

הבטחת תאימות והפחתת סיכונים

הקפדה על תקנות רכש חיונית לארגונים, שכן אי ציות עלול לגרור קנסות כספיים, פגיעה במוניטין ואף תביעה משפטית. מומחיותה של יעד ניהול בכתיבת נהלי רכש מבטיחה כי ארגונים מצוידים בכלים ובתהליכים הדרושים לעמידה בתקנות הרלוונטיות, תוך מזעור הסיכון לאי ציות והשלכותיו. על ידי שיתוף פעולה עם יעד ניהול, ארגונים יכולים להיות בטוחים שפעילויות הרכש שלהם מתנהלות בהתאם לשיטות עבודה מומלצות ולדרישות רגולטוריות.

בניית בסיס חזק לצמיחה

הליכי רכש יעילים הם מרכיב מרכזי בהצלחת הארגון, ומספקים בסיס חזק לצמיחה והתפתחות. על ידי אופטימיזציה של תהליך הרכש והבטחת עמידה בתקנות הרלוונטיות, ארגונים יכולים ליצור יתרון תחרותי ולהניע צמיחה ארוכת טווח. השותפות עם יעד ניהול יכולה לסייע לארגונים להשיג יעדים אלה, תוך מינוף הניסיון והמומחיות הרבים שלהם בכתיבת נהלי רכש ליצירת מסגרת רכש איתנה ובת קיימא.

מסקנה

נהלי רכש הם היבט חיוני בפעילות הארגון, ונהלים כתובים היטב יכולים לתרום באופן משמעותי להצלחת הארגון. המומחיות של יעד ניהול בכתיבת נהלי רכש, המגובה ב-25 שנות הניסיון שלהם, מבטיחה כי ארגונים מצוידים בכלים ובתהליכים הדרושים לייעול פעילות הרכש שלהם ולדבוק בשיטות עבודה מומלצות. על ידי שיתוף פעולה עם יעד ניהול, ארגונים יכולים לייעל את תהליך הרכש שלהם, להבטיח עמידה בתקנות הרלוונטיות ולבנות בסיס חזק לצמיחה.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post כתיבת נוהל רכש: המומחיות של "יעד ניהול" appeared first on יעד ניהול.

מבוא

בסביבה העסקית התחרותית ביותר של היום, קיום נהלים מובנים ויעילים הוא חיוני להצלחתו של כל ארגון. זה נכון במיוחד עבור ענף הבנייה, שבו פרויקטים כרוכים לעתים קרובות בעלי עניין מרובים, לוחות זמנים צפופים, והשקעות פיננסיות משמעותיות. בהקשר זה, נהלים מוגדרים ויעילים יכולים לעשות את כל ההבדל בהבטחת פעולות חלקות, הפחתת סיכונים והשגת תוצאות באיכות גבוהה.

"יעד ניהול" הינה חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בכתיבת נהלים, בדגש על ענף הבנייה. עם כ -25 שנות ניסיון, החברה חידדה את מומחיותה ביצירת מדריכי נהלים מקיפים המסייעים לעסקים לייעל את פעילותם ולהניע הצלחה. במאמר זה נחקור את החשיבות של כתיבה ויישום של נהלים יעילים, את המרכיבים העיקריים של ספר נהלים, וכיצד הגישה של יעד ניהול יכולה לשנות את עסק הבנייה שלך. אם אתם מעוניינים לקבל הצעה לכתיבת ספר נהלים, אל תהססו לפנות אלינו.

הצורך בהליכים יעילים בענף הבנייה

ענף הבנייה מתאפיין באתגרים ייחודיים, הכוללים ניהול פרויקטים מורכבים, תיאום צוותים מרובים, הקפדה על תקנות בטיחות מחמירות והצורך לספק תוצאות בלוחות זמנים ובתקציבים צפופים. כדי לנווט באתגרים אלה ביעילות, חברות דורשות נהלים מובנים היטב המספקים הנחיות ברורות כיצד לנהל פרויקטים, להקצות משאבים ולפקח על כוח אדם.

קיום נהלים יעילים מציע יתרונות רבים לחברות בנייה. בראש ובראשונה, הם עוזרים להבטיח שכל חברי הצוות, עובדים לקראת מטרה משותפת. הדבר ממזער חוסר תקשורת ומקטין את הסבירות לטעויות יקרות. בנוסף, נהלים מובנים היטב יכולים לשפר את היעילות הכוללת על ידי ייעול תהליכים וביטול כפילויות. הדבר יכול להוביל לזמני סיום פרויקט מהירים יותר ושולי רווח גבוהים יותר. לבסוף, מערכת חזקה של נהלים יכולה גם לעזור למזער את הסיכון לתאונות וחבויות משפטיות, ולהבטיח סביבת עבודה בטוחה יותר לכל העובדים.

גישת יעד לכתיבת נהלים

עם 25 שנות ניסיון בכתיבת נהלים למגוון רחב של עסקים, יעד ניהול פיתחה גישה מקיפה ליצירת מדריכי נהלים יעילים. גישה זו כוללת מספר שלבים מרכזיים, כמפורט:

1. ניתוח תהליכי עבודה: השלב הראשון בכתיבת מדריך נהלים כולל ניתוח מעמיק של תהליכי העבודה הנוכחיים בארגון. זה עוזר לזהות תחומים שבהם ניתן לבצע שיפורים ומבטיח שההליכים המתקבלים מותאמים לצרכים הייחודיים של העסק שלך.

2. שיפור שיטות וייעול התפעול: על פי הניתוח הראשוני, הצוות של יעד ניהול יעבוד איתך לפיתוח אסטרטגיות לשיפור וייעול הפעילות שלך. זה עשוי להיות כרוך בארגון מחדש של משימות, אוטומציה של תהליכים מסוימים, או יישום טכנולוגיות חדשות.

3. יצירת מדריך נהלים מקיף: מתוך הבנה ברורה של צרכי הארגון וההזדמנויות לשיפור, הנהלת יעד תיצור מדריך נהלים מפורט המכסה את כל היבטי הפעילות שלך. מדריך זה יספק הוראות מפורטות כיצד לבצע כל משימה, ויבטיח שלחברי הצוות שלך תהיה ההדרכה הדרושה להם כדי לעבוד ביעילות וביעילות.

מרכיבים עיקריים של מדריך נהלים יעיל

מדריך נהלים מובנה היטב צריך לכלול מספר מרכיבים מרכזיים כדי להבטיח שהוא גם אינפורמטיבי וגם קל לביצוע. רכיבים אלה כוללים:

1. שפה ברורה ותמציתית: יש לכתוב את הנהלים בצורה ברורה ותמציתית, תוך הימנעות מז'רגון ומשפה טכנית מדי במידת האפשר. פעולה זו מבטיחה שחברי הצוות שלך יוכלו להבין במהירות את השלבים שעליהם לבצע ומפחיתה את הסבירות לחוסר תקשורת או לשגיאות.

2. הוראות שלב אחר שלב: מדריך נהלים יעיל צריך לספק הוראות מפורטות שלב אחר שלב עבור כל משימה או תהליך. זה עוזר להבטיח שלחברי הצוות שלך יש הבנה ברורה של מה שמצופה מהם ומקטין את הסבירות לטעויות או בלבול.

3. עזרים חזותיים ודיאגרמות: במקרים מסוימים, עזרים חזותיים ודיאגרמות יכולים לעזור להבהיר תהליכים מורכבים או להמחיש את הדרך הנכונה לביצוע משימה. הכללת רכיבים חזותיים אלה במדריך הנהלים שלך יכולה לשפר את ההבנה ולהקל על חברי הצוות שלך לבצע את השלבים המתוארים.

4. סקירה ועדכונים שוטפים: לבסוף, מדריך נהלים מוצלח צריך להיות כפוף לבדיקה ועדכונים שוטפים. זה מבטיח שהנהלים שלך יישארו עדכניים ורלוונטיים ככל שהעסק שלך מתפתח ומגמות התעשייה משתנות.

יישום ושמירה על נהלים איכותיים

לאחר יצירת מדריך הנהלים, חיוני ליישם נהלים אלה ביעילות בארגון שלך. זה כולל מספר שלבים מרכזיים, כולל:

1. הדרכה ותמיכה לעובדים: כדי להבטיח שחברי הצוות שלך יוכלו לעקוב אחר הנהלים המתוארים במדריך שלך, חשוב לספק הכשרה ותמיכה נאותות. זה עשוי לכלול ביצוע סדנאות, מתן אימון אחד על אחד, או הצעת גישה למשאבים מקוונים.

2. מעקב והערכה של יעילות הנהלים: ניטור והערכה קבועים של יעילות ההליכים שלך חיוניים להבטחת הצלחתם המתמשכת. זה עשוי לכלול מעקב אחר מדדי ביצועים מרכזיים, ביצוע סקרי עובדים או קיום ישיבות צוות קבועות כדי לדון בהתקדמות ולזהות תחומים לשיפור.

3. התאמת נהלים לצרכים עסקיים משתנים ולמגמות בתעשייה: ככל שהעסק שלך גדל ומתפתח, חשוב לחזור לנהלים שלך ידניים ולבצע את העדכונים או השינויים הדרושים. זה עוזר להבטיח שהנהלים שלך יישארו רלוונטיים ויעילים לנוכח מגמות משתנות בתעשייה ודרישות עסקיות.

מקרי בוחן: סיפורי הצלחה של חברות בנייה

חברות בנייה רבות נהנו מהמומחיות של יעד ניהול בכתיבת נהלים. עסקים אלו חוו שיפור משמעותי בפעילותם ובהצלחה הכוללת כתוצאה מיישום נהלים יעילים. הנה רק כמה דוגמאות:

1. חברת בנייה בינונית נאבקה עם עיכובים בפרויקטים וחריגות בעלויות עקב תהליכי עבודה לא יעילים. לאחר ששכרה את שירותי יעד ניהול ליצירת מדריך נהלים מקיף, הצליחה החברה לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים שלה, להפחית עיכובים ולהגדיל את הרווחיות.

2. חברת בנייה גדולה התמודדה עם בעיות בטיחות וציות לתקנות עקב היעדר נהלים ברורים. הנהלת יעד עבדה עם החברה כדי לפתח מערכת איתנה של נהלים שהתייחסו לחששות אלה והבטיחו סביבת עבודה בטוחה יותר לכל העובדים.

3. עסק בנייה קטן נתקל בקושי למשוך לקוחות חדשים ולהגדיל את נתח השוק שלו. על ידי יישום סדרה של נהלים יעילים שפותחו על ידי יעד ניהול, החברה הצליחה לשפר את יעילותה, לשפר את המוניטין שלה לעבודה איכותית, ובסופו של דבר לזכות ביותר עסקים.

מסקנה

לסיכום, לא ניתן להפריז בחשיבות הכתיבה וההטמעה של נהלים אפקטיביים בענף הבנייה. על ידי עבודה עם חברה מנוסה כמו יעד ניהול, עסקים יכולים לנצל שפע של ידע ומומחיות כדי ליצור מדריכי נהלים מקיפים המניעים יעילות, מפחיתים סיכונים ומשפרים את ההצלחה הכוללת. אם אתם מעוניינים למצות את מלוא הפוטנציאל של עסק הבנייה שלכם באמצעות הליכים יעילים, אל תהססו לפנות להנהלת יעד לקבלת הצעה לכתיבת מדריך נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post כתיבת נהלים לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

PDCA – Plan-Do-Check-Act או בעברית: תכנן–עשה–בדוק–פעל.
השיטה היא אחת מכלי העבודה של תורת הניהול הרזה. השיטה מבוססת על שיטת ניהול אינטראקטיבית (מבוססת על הדדיות), הפועלת במעגליות במטרה לייצר שיפור מתמיד.

PDCA הומצאה בשנת 1930 על-ידי Walter Shewhart שהיה סטטיסטיקאי בארצות הברית במעבדות בל.
בשלב מאוחר יותר 1950 השיטה תופעלה בהצלחה על-ידי Dr. Edward W. Deming (דמינג).
כיום השיטה ידועה בשם "גלגל דמינג".

הרעיון מאחורי השיטה הוא לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור תהליכים.
המטרה אף פעם לא מושגת, או שהאתגר אף פעם לא נעלם.
בכל פעם שמסיימים לבצע שיפור תהליך, מתחילים לתכנון את השיפור הבא.

השיטה כולל 4 שלבים אשר יש לבצעם האחד אחרי השני כמפורט:

P – תכנן: הגדרה ממוקדת של הבעיה ואיתור פתרון. את הפתרון יש לפרוט ליעדים ומטרות אשר מספקים תשובות לשאלות האלה: מה הפתרון לבעיה? מה הפעולות אשר יש לבצע כדי ליישם את הפתרון? מי יבצע את הפעולות ומתי?

D – עשה: פעל על-פי התכנון. מומלץ בשלב זה לבחון את הפתרון באופן ניסיוני לוודא את סיכויי ההצלחה לפני יישום הפתרון באופן מלא.

C- בדוק: יש לקבוע אבני דרך במהלך יישום הפתרון, בהם יש לבצע בקרות מול מדדי הצלחה לאיתור פערים ככל שיש, בין מה שבוצע מול מה שתוכנן. בשלב זה יש לקבל החליטה, האם הפתרון והיישום אפקטיבי או שכדאי להפסיק את התהליך ולבטל את המשך היישום.

A- פעל: אם הושגו היעדים והמטרות אשר הוגדרו, יש להפוך את הפתרון לחלק משגרת העבודה. יש לבדוק האם ניתן ליישם את פתרון בקנה מידה גדול יותר, למשל: לצרף או לשתף את הפתרון עם פונקציות אחרות בארגון (מחלקות או תהליכים אחרים) או מחוץ לארגון (ספקים, לקוחות).

בסיום ביצוע כל ארבע השלבים, מתחיל שוב סבב נוסף של קבלת החלטות על מעגל שיפורים נוסף, לפי הצורך והעניין.

לשיטת PDCA יש כלים ומתודולוגיות משיקות שניתן לשלבם כדי קבל רעיונות וליישם שיפור מתמיד בארגון (ניהול רזה, 6 סיגמה, קייזן, S5 ועוד).

מתי להשתמש בשיטת PDCA?

• בתחילת פרויקט שיפור חדש.
• בעת פיתוח תכנון חדש או משופר של תהליך, מוצר או שירות.
• כאשר יש תהליך עבודה שחוזר על עצמו.
• בעת תכנון איסוף וניתוח נתונים על מנת לאמת ולתעדף בעיות או סיבות שורש.
• בעת יישום כל שינוי ארגוני.
• כאשר מעוניינים להפעיל בארגון מנגנון לשיפור מתמיד.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ייעוץ ארגוני – PDCA appeared first on יעד ניהול.

נהלים בארגון הם כלי ניהולי ותפעולי בעל ערך עליון. ככל שהארגון גדול יותר ובוודאי כאשר יש לארגון סניפים או שלוחות מרוחקות, גוברת החשיבות של ספר נהלים איכותי. לעתים איכות ספר הנהלים קריטית ליציבות הארגון.

מטרות ספר נהלים

לספר נהלים שתי מטרות מרכזיות:

1. העברת הנחיות עבודה מסרים, לעובדי ומנהלי הארגון.
2. שימור הידע הארגוני.

הצלחה של ספר נהלים

הצלחת ספר נהלים מורכבת משילוב של שלושה תחומים:

• איכות כתיבה ועריכת הנהלים.
• איכות הטמעת הנהלים בארגון.
• איכות תחזוקה ועדכון נהלים.

אפשר לכתב ספר נהלים באופן הכי מקצועי, אולם הוא לא יהיה אפקטיבי אם בעלי התפקידים בארגון לא ידעו על קיומו, או אם הנהלים לא יהיו זמינים.
נהלים משתנים אם הזמן וזאת כפועל יוצא של שינויים ברגולציה, שינויים בתהליכי עבודה, שינויים ארגוניים, שינויים טכנולוגיים ושינויים אחרים. ספר נהלים שלא יתוחזק ויעודכן בזמן לא יהיה רלוונטי ואף עלול להעמיד את הארגון בסכנה.
במאמר זה מתמקד באיכות הטמעת ספר נהלים בארגון. ניתן למצוא באתר של יעד ניהול מאמרים נוספים המתמקדים באיכות כתיבה ועריכת נהלים ובאיכות עדכון נהלים.

הטמעת ספר נהלים בארגון

הצלחת הטמעת נהלים תלויה בראש ובראשונה במקצועיות ובאיכות של כתיבת הנהלים. לא ניתן לבצע הטמעה לנהלים אשר נכתבו באופן מסורבל ולא לא מובן.
חשוב לדעת כי הטמעה לא טובה של נהלים עלולה לפגוע בביצועי עובדים, בבטיחות, בתוצרת הארגון ובתדמית הארגון, כמו כן היא עלולה לגרום לאיבוד לקוחות ולבזבוז משאבים יקרים.

כדי להטמיע נהלים בארגון יש לפעול בהלימה לחמישה עקרונות כמפורט:

עיקרון ראשון – זמינות

נהלים הכתובים באופן המקצועי ביותר, מאבדים את ערכם אם העובדים והמנהלים בארגון אינם מודעים להם, לתוכנם או שהגישה אליהם קשה ו/או מסורבלת.
הנהלים צריכים להיות זמינים כך שהמשתמשים בהם יהיו מסוגלים לאתר בקלות את הנוהל המבוקש ולהשתמש בו.

עיקרון השני – אחריות ברורה לכל נוהל

בדרך כלל מנהלים אינם פנויים למלאכת הכתיבה והעריכה של נהלים, לכן יש למנות אחראי נוהל בעל הכישורים המתאימים.
לכל נוהל יש להגדיר אחראי נוהל אשר מכיר היטב את התהליכים המפורטים בנוהל.
תפקיד של אחראי הנוהל הם כמפורט:

• עריכת הנוהל ככל שיידרש.
• מתן מענה הולם בזמן אמת לכל בעל עניין הקשור בנוהל.
• הפצת נהלים החדשים ועדכונים לגבי הנהלים לכל העובדים/מנהלים בעלי העניין
• שמירת כל הגרסאות של הנהלים, הטפסים הקשורים, הנספחים והעדכונים.

עיקרון שלישי – הדרכה

יש להקים תוכנית הדרכה לנהלים הכוללת מערכי הדרכה ומבחני בקיאות.
הדרכה לרענון הידע ועדכון שינויים בנהלים תתקיים אחת לתקופה (מומלץ כל 6 חודשים לנהלים מרכזיים ואחת לשנה לנהלים כללים).

עיקרון רביעי – בקרה ומשמעת

על כל מנהל להפעיל את כישורי הניהול שלו, כדי לוודא שהעובדים תחת ניהולו פועלים בהתאם לנהלים.
לנהלים קריטיים יש להקים מנגנוני בקרה ואמצעי אכיפה המפקחים על ביצוע ראוי של הנדרש בנהלים.

עיקרון חמישי – עדכניות

על כל אחראי נוהל לוודא אחת לתקופה כי הנהלים עליהם הוא אחראי עדכניים. אם חלים שינויים בתהליכים המפורטים בנהלים יש לוודא כי העדכון יבוצע בזמן אמת.

אני תקווה שעזרתי – אשמח לסייע מקצועית לכל ארגון המבקש לכתוב נהלים ו/או להטמיע נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז (מהנדס תעשייה וניהול בעל מעל 20 שנות ניסיון בשיפור שיטות עבודה והתייעלות), היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post הטמעת נהלים appeared first on יעד ניהול.

ייעוץ ארגוני נועד לשפר את המצב הקיים בארגון תוך הקפדה על שלושה עקרונות בסיסיים:

1. איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון.
2. המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.
3. שיפור מתמיד.

כדי להגדיר מכשולים ולנתח את השפעת יישום הפתרונות להתייעלות ארגונית חייבים לקבוע מדדים להצלחה.

מדדים להצלחה מוגדרים על-ידי שני גורמים:

1. מספרים.
2. מסגרת זמן.

במאמר זה אנסה לפרט את חשיבות השימוש במדדים להצלחה במהלך ביצוע פרויקטים של ייעוץ ארגוני.

העיקרון הראשון של הייעוץ הארגוני – "איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון".

מה המטרות של הייעוץ הארגוני?

לפני שמאתרים מכשולים וקשיים להשגת המטרה חייבים להגדיר באופן ברור את המטרה.
לכל סוג ארגון מטרות ייעודיות המוגדרות כפועל יוצא של הסיבה אשר בגינה הוקם הארגון. לדוגמה ארגונים עסקיים הוקמו כדי למקסם רווח לבעלי הארגון, לעומתם, ארגונים ממשלתיים הוקמו כדי לסייע לאזרחי המדינה במתן  שרותים ספציפיים.
מטרה נפוצה של ארגונים רבים היא הגדרת השלב הבא בו הארגון שואף להיות.
כאשר יועץ ארגוני מגדיר את המטרה של הארגון הוא חייב להשתמש במדד להצלחה. בהמשך המדד להצלחה יקבע אם הייעוץ הארגוני הועיל.

מדדים להצלחה

ככפי שהזכרתי לעיל, מדד להצלחה מחייב שימוש במספרים ומסגרת זמן.
בארגון עסקי אפשר להגדיר מטרה ברבדים ארגוניים שונים.
דוגמה למטרה בארגון עסקי יכולה להיות: "עד סוף שנת 2017 הארגון ימוקם במקום השני מבין כל המתחרים מספר המכוניות שימכרו בנפח מנוע של עד 1600 סמ"ק".
במקרה זה, המטרה מאוד ברורה וממוקדת, מכאן יכול היועץ הארגוני להתחיל בשלב הראשון לאתר את המכשולים להשגת המטרה.

איתור מכשולים להשגת המטרה

ככלל איתור המכשולים להשגת מטרת הארגון מתבצעת תמיד תוך כדי לימוד המצב הקיים. לימוד המצב הקיים בארגון מחייב להבין את סביבת העבודה החיצונית לארגון, המבנה הארגוני והגדרת התפקידים, מערכות המידע והדיווח, תהליכי העבודה הפנימיים, ממשקים או יחסי הגומלין בין התהליכים ועוד.
תהליך הלימוד של המצב הקיים כולל מפגשים וראיונות פרונטליים עם פונקציות מרכזיות בארגון, לימוד הנהלים הקיימים, לימוד נתונים מספריים ממערכות המידע ו/או הדיווח בארגון, מדידה וכדומה. במהלך המפגשים עם עובדי ומנהלי הארגון מוצפים כ- 80% עד 100% מהמכשולים ונקודות התורפה הקיימות בארגון. מהם יש לאתר את הנקודות המרכזיות לשיפור ולהגדירן באמצעות מדדים להצלחה.
לעתים כדי להציג תמונה ברורה של נקודות התורפה, נדרשת גם מדידת עבודה או ניתוח נתונים קיימים.

לדוגמה לזיהוי עומס או נצילות המתבצע בעזרת מדידות עבודה:

כאשר במהלך חקר המצב הקיים אותר חוסר איזון בקו ייצור, יש לחלק את קו הייצור לתחנות עבודה ולאתר את התחנות בהן קיים עומס יחסי ותחנות בהן קיימת בטלה יחסית.
במקרה זה המדד להצלחה הוא "יעילות" עובדים או "נצילות" מכונות.
סיום שלב איתור המכשולים בדרך להשגת המטרה מסתיים ברשימה של נקודות תורפה, כל נקודה מוגדרת באמצעות הפרמטרים האלה:

• תיאור מילולי של נקודת התורפה.
• הגדרת המדד להצלחה.
• הנתונים המספריים שנמדדו או נותחו (מדוחות ונתונים קיימים).
• סיבות למצב הקיים.

יש מקרים בהם יועץ ארגוני מציג נקודות תורפה בארגון בתיאור מילולי כגון: סרבול, מקור לטעויות וכדומה. אולם ללא כימות במספרים, לא ניתן להגדיר חולשות ולא ניתן להציג פועל יוצא של פעילות לשיפור המצב (הכמות שנמדדה לאחר השיפור פחות הכמות שנמדדה לפני השיפור = השיפור).

העיקרון השני של הייעוץ הארגוני – המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.

כאשר יש אבחון נכון והגדרת מכשולים מדויקת הייעוץ הארגוני כבר נמצא במחצית הדרך לפתרון.

במהלך שנות עבודתי כיועץ ארגוני בחנתי ולמדתי שיטות ניהול ושיטות עבודה מגוונים. יישמתי בהצלחה מערכות איכות, מערכות בקרת איכות, ומערכות ניהול תהליכי עבודה.
חלק נכבד מעבודתי התבצעה בארגונים הגדולים בישראל כגון בנק הפועלים, פז, הבורסה לניירות ערך, משרד הבריאות, משרדים ממשלתיים נוספים ועוד…
בנוסף עברתי הכשרות במגוון רחב של פתרונות מתחום הנדסת התעשייה וניהול. הניסיון הרב והמגוון שצברתי מאפשר לי לאתר פתרונות איכותיים ואפקטיביים תוך ראיה מרחבית ויצירתיות.

סוגי פתרונות של יועץ ארגוני

מגוון הפתרונות הוא רחב הרבה יותר כמות המכשולים בדרך להשגת היעדים. מגוון הפתרונות מתחלק לקבוצות מרכזיות:

• פתרונות ארגוניים – שינוי מבנה ארגוני, הגדרת תפקידים נכונה, ביטול ביורוקרטיה וכפל פעילויות.
• פתרונות ניהוליים – הדרכה או אימון מנהלים, הגדרת כלים ניהוליים, הגדרת אסטרטגיה ארגונית, הגדרת מדדים ואמצעי בקרה ושליטה, כתיבת נהלים.
• פתרונות מערכתיים – החלפה, פיתוח, או יישום מעמיק יותר של מערכות מידע ארגוני או מערכות תומכות.
• פתרונות הנדסיים – פתיחת חסמים וצווארי בקבוק, יישום מערכת שכר עידוד, שינוי או בנייה של מערכי ייצור/מחסנים/משרדים, שיפור תהליכי עבודה.
• פתרונות ברמת האיכות – מיסוד כולל של מערכת איכות.

מרחב הפתרונות גדול וייעודי לכל נקודת תורפה אולם בכל פתרון יש לתת ביטוי הולם למדידה ובקרה. יש לזכור את הכלל: "מה שלא ניתן למדוד לא ניתן ליעל".
לכל פתרון יש לקבוע מדדים להצלחת הפתרון, נקודות בקרה, אמצעי בקרה ואמצעי דיווח וניתוח נתונים. נתוני המדדים צריכים להיות זמינים ב"משיכה" או ב"דחיפה" בזמן אמת למנהלים ולמקבלי ההחלטות בארגון.

כל ההמלצות אשר הוחלט ליישמם בארגון יועברו לתוכנית שיפור המפרטת לכל פתרון את הסעיפים הבאים: משימות, אחראי לביצוע כל משימה, תאריך יעד לסיום המשימה.

כדי להצליח ביישום הפתרונות חובה שההנהלה הבכירה של הארגון תחייב באופן ברור וחד את העובדים והמנהלים לבצע במקצועיות ובנחישות את כל המשימות בזמן.

על הנהלת הארגון למנות פונקציה בכירה לניהול היישום כפרויקט. מנהל הפרויקט יפקח על התקדמות ביצוע המשימות ויספק פתרונות לבעלי העניין במהלך היישום.

העיקרון שלישי של הייעוץ הארגוני – "שיפור מתמיד".

הסביבה הארגונית נמצאת בשינוי מתמיד: הרגולציה משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת, עובדים משנים תפקידים או מתחלפים, נכנסים מתחרים חדשים לשוק. ההנחה הבסיסית בתוך כל הדינמיות הזאת היא שתמיד אפשר להשתפר, ולכן העיקרון האחרון של הייעוץ הארגוני הוא השיפור המתמיד.

ישנן מספר מתודולוגיות ליישום שיפור מתמיד, אני ממליץ ליישם את מתודולוגיית מעגל השיפור המתמיד אשר פותחה על-ידי דמינג. PDCA – Plan-Do-Check-Act, או בעברית: תכנן-עשה-בדוק-פעל.

השיטה מלמדת אותנו לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור. כמו-כן העיקרון המרכזי של השיטה הוא יצירת מנגנוני בקרה של מדידת תכנון מול ביצוע.

אני תקווה כי המאמר עזר ופתח קווי מחשבה פרקטיים.

אשמח לסייע בייעוץ ארגוני בכל ארגון,
בהצלחה, רן פרייז

The post ייעוץ ארגוני – סודות appeared first on יעד ניהול.

כאשר מתחילים במלאכת כתיבת נהלים, חשוב תחילה להגדיר את סוג הנוהל אותו כותבים ומי אוכלוסיית היעד לקריאת הנוהל. חלק מהנהלים מחייבים כתיבה מדויקת ומפורטת, המתארת בדיוק רב כל פעילות. נהלים אחרים דורשים רק התייחסות כללית וקצרה על פעילות נדרשת, מתוך הבנה כי הקורא מבין ויודע כיצד לבצע את הפעולה.

במאמר זה ננסה לסקור על קצה המזלג, את סוגי הנהלים הקיימים ואופן הכתיבה הייעודי לכל נוהל:

נהלי מדיניות

נהלי המדיניות יקבעו את אחדות המטרה והכיוון של הארגון. מטרת נהלי המדיניות היא להביא למודעות העובדים את יעדי הארגון ומטרותיו וכפועל יוצא השגת מוטיבציה להשגתם. נהלי המדיניות נכתבים באופן מאוד כללי ונותנים מרחב ניכר לשיקול דעת של מנהלים ועובדים.

נהלי עבודה

נהלי עבודה מגדירים לעובד את תהליך העבודה לביצוע פעילות. נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים, קצרים וכתובים בשפה קריאה לאוכלוסיית היעד. יש לשים לב לפני כתיבת נהלי עבודה, כי תהליכי העבודה יהיו פשוטים ויעילים. אף אחד לא היה רוצה לעבור הליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר פתאום קיבל אחריות זמנית על ביצוע המשימות של העובד הנעדר, הציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

נוהלי הפעלה וביצוע

נהלי ההפעלה הם אולי המסמכים החשובים ביותר בתעשייה. הם מייצגים את הוראות בכתב על איך להפעיל מכונות או לבצע משימות באופן הבטוח והיעיל. נהלי הפעלה וביצוע שלא כמו נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים מאוד. נוהלי ההפעלה יפרטו צעד אחר צעד כפתור אחר כפתור מה עושים מה הפועל היוצא של הפעולה ומה הוראות הבטיחות.

מדריך למשתמש

מדריך למשתמש, דומה מאוד לנוהלי הפעלה ואף זהה במקרים מסוימים. במדריך למשתמש בדרך כלל מצורפים תמונות של מסכים או רכיבים. לכל רכיב או כפתור יש פרוט של אופן הפעולה שלו או התגובה בעת השימוש.

נהלי בטיחות

נהלי בטיחות הם אוסף של הנחיות או הוראות שתוכננו במיוחד כדי להגן על אנשים ולמזער סיכונים בסביבות שונות. הם מקימים מסגרת עבור אנשים וארגונים לעקוב, להבטיח כי המשימות מבוצעות בבטחה ובעקביות. נהלים אלה יכולים להשתנות במידה רבה בהתאם להקשר, החל מפרוטוקולי בטיחות במקום העבודה ועד הנחיות לפעילויות פנאי.

נהלי הבטיחות מסייעים במניעת תאונות ומפחיתים את הסבירות לפציעות או הרוגים. על ידי הקפדה על נהלי בטיחות שנקבעו, אנשים יכולים למזער סיכונים הקשורים לפעילויות ומשימות שונות.

יתר על כן, נהלי הבטיחות מקדמים תרבות של בטיחות, מעלים את המודעות לסכנות פוטנציאליות ומעצימים אנשים לקחת אחריות על מעשיהם. נהלי בטיחות נדרשים לעתים קרובות על פי חוק ואי ציות יכול לגרום לקנסות, עונשים או אפילו צעדים משפטיים.

נהלי בטיחות ניתן למצוא בהיבטים שונים של חיינו, החל ממקום העבודה ועד פעילויות פנאי. כמה סוגים נפוצים של נהלי בטיחות כוללים:

• בטיחות בעבודה: על מעסיקים מוטלת האחריות להבטיח את בטיחות עובדיהם על ידי יישום נהלי בטיחות במקום העבודה. אלה יכולים לכלול הנחיות לטיפול בחומרים מסוכנים, שימוש במכונות ואפילו שיטות ארגונומיות להפחתת הסיכון לפציעה.
• פעילויות פנאי: בין אם אתם עוסקים בספורט, תחביבים או פעילויות פנאי אחרות, נהלי בטיחות יכולים לסייע במניעת תאונות ופציעות. לדוגמה, לבישת ציוד מגן מתאים בזמן רכיבה על אופניים או שמירה על הנחיות לשחייה בטוחה יכולה להפחית באופן משמעותי את הסיכון לפגיעה.
• תחבורה: נהלי בטיחות בדרכים, כגון ציות לחוקי התנועה ושימוש בחגורות בטיחות, יכולים להפחית משמעותית את הסבירות לתאונות והרוגים על הכביש.
• בטיחות מזון: נהלי טיפול והכנת מזון נכונים יכולים למנוע מחלות המועברות במזון, ולהבטיח כי הארוחות בטוחות לצריכה.

נהלי חירום

נהלי חירום הם פרוטוקולי בטיחות חיוניים שנועדו להדריך אנשים במצבים בלתי צפויים ומסוכנים. מטרתם העיקרית היא למזער את הנזק ולהבטיח את רווחתם של כל המעורבים.

תרחישים שונים דורשים נהלי חירום ספציפיים. כמה דוגמאות נפוצות כוללות תרגילי אש ועזרה ראשונה. תרגילי אש עוזרים להכין אנשים לצאת מבניין בבטחה ובמהירות במקרה של שריפה. פינויים נדרשים כאשר קיים איום בתוך מתקן, כגון דליפת גז או אירוע חומרים מסוכנים. נהלי עזרה ראשונה מספקים הדרכה כיצד להגיב למצבי חירום רפואיים, כגון פציעות, מחלות פתאומיות או מצבים מסכני חיים.

.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post סוגי נהלים appeared first on יעד ניהול.

לפני תחילת מלאכת כתיבת נהלים בהקמת מערכת איכות ISO, יש לקבוע מי הם הגורמים בארגון אשר יכתבו, יסייעו בכתיבה ולבסוף יאשרו את הנוהל. מומלץ לבחור את הגורמים בהתאם לניסיונם המקצועי, הכשרתם ומעמדם בהיררכיה הארגונית.

כותב הנוהל

• נוהל הוא תהליך ולכן כותב הנוהל חייב להיות איש תהליכים. האנשים המוכשרים ביותר לכתיבת נהלים באים בהכשרתם מתחום הנדסת תעשייה וניהול.
• כותב הנהלים לא חייב מלכתחילה להכיר את התהליך אולם הוא צריך להוות בעל יכולת לשאול ולתחקר את העובדים כך שהתהליך אשר ייכתב בנוהל יהיה סגור מכל הכיוונים.
• לכותב הנהלים נדרשת המיומנות לכתוב את הנוהל באופן פשוט, ברור וקצר. כותב נהלים יכול להבין במהירות את התהליכים אותם הוא מתעד בנוהל וכן את השפעת התהליך על תהליכים משיקים בארגון ומחוץ לארגון.
• יש החושבים כי עובד המכיר היטב את התהליך יכול גם לכתוב נהלים. אין ספק כי לעובד מנוסה הכותב נהלים יתרונות רבים, הן מבחינת חלוקת העומס של כתיבת נהלים על מספר רב של עובדים והן מבחינת שיתוף העובדים בתהליך ותחושת הצוות החותר למטרה משותפת. אולם הניסיון מוכיח כי עובד לא מיומן ומוכשר בכתיבת נהלים, כותב נהלים מסורבלים אשר בסופו של דבר לא משרתים את המטרה אשר לשמה נועדו הנהלים.

כתיבה טכנית

כתיבה טכנית היא בעלת חשיבות רבה במספר היבטים:

1. העברת מידע מורכב: היא מאפשרת להעביר מידע טכני מורכב בצורה ברורה ומובנת.

2. תיעוד: היא חיונית לתיעוד מוצרים, תהליכים ומערכות, מה שמסייע בתחזוקה ושימוש לאורך זמן.

3. הדרכה: היא מסייעת ביצירת מדריכים וחומרי הדרכה למשתמשים ועובדים.

4. תקשורת בין מומחים: היא מאפשרת תקשורת יעילה בין אנשי מקצוע מתחומים שונים.

5. בטיחות: היא חיונית להבטחת שימוש בטוח במוצרים ומערכות מורכבות.

6. תאימות לתקנים: היא מסייעת בעמידה בתקנים ודרישות רגולטוריות.

7. שיפור מוצרים: היא תורמת לזיהוי בעיות ושיפור מוצרים ותהליכים.

8. חיסכון בזמן ומשאבים: כתיבה טכנית טובה חוסכת זמן ומשאבים בטווח הארוך.

צוות הכנת הנוהל

רצוי למנות בנוסף לכותב הנוהל, אדם אחד או שנים בעלי ידע בתחום הנוהל ו/או בתחומים משיקים. האנשים הנוספים לא יכתבו את הנוהל אולם יתארו את התהליכים ויסייעו לכותב הנוהל לראות את תהליכי הנוהל מזוויות ראיה נוספות. חובה כי בצוות הנהלים יהיו עובדי הארגון בעלי הידע הרב ביותר כדי שבסופו של תהליך בכתיבת הנהלים המעשה יהיה תואם להלכה.

עובדי/מנהלי הארגון

בסיום כתיבת טיוטת הנהלים, מומלץ כי הנהלים יועבר לגורמים הרלוונטיים בארגון (עובדים, מנהלים) לצורך קבלת תגובות והתייחסויות. תגובתם של העובדים והמנהלים חשובה היות ובסופו של דבר הם יהיו אלו אשר יידרשו לעבוד על-פי הכתוב בנוהל. כמו-כן העובדים והמנהלים המכירים את העבודה היטב ויכולים כבר בשלב זה, לעלות נושאים אשר צוות הנוהל לא נתן להם תשומת לב מספקת או שכח אותם. לשלב זה יתרון נוסף – ניתן להתחיל ולקבל מידע ולחשוף על נקלה התנגדויות לשינוי.

מאשר הנוהל

בנוהל הנהלים או כפי שהוא מכונה ב- ISO נוהל בקרת מסמכים, צריך להגדיר את בעל התפקיד בארגון הרשאי לאשר נהלים. מאשרי הנהלים והוראות העבודה יהיו בדרך כלל מנהלי המחלקות הרלוונטיות לכל נוהל.

מעדכן הנהלים

רצוי כי מעדכן הנהלים יהיה בעל הכשרה בסיסית במתודולוגיית כתיבת נהלים. מומלץ מאוד כי כל שינוי בנהלים יחייב עיון מחדש של כל העובדים כדי להבטיח כי הכול נוטלים חלק בשינוי. כך ניתן למנוע מראש תגובות של עובדים כגון "אבל אף אחד לא אמר לי". כמובן שכל עדכון מחייב אישור מחדש של הנהלים המעודכנים ותהליך הפצת עדכון מסודר.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post השותפים בכתיבת נהלי ISO appeared first on יעד ניהול.

נהלים או הוראות עבודה הכתובים בצורה נכונה ויעילה למשתמש, מהווים אמצעי מעולה לצמצום טעויות בעבודה השוטפת. אולם, כדי לשרת את המטרה, נהלים חייבים להיכתב במתודולוגיה הנכונה והמתאימה לארגון. כמובן שכותב הנהלים נדרש למקצועיות, יכולת הבנת כל תהליך בפני עצמו והתהליך כחלק ממכלול התהליכים הקשורים בתוך הארגון ומחוץ לארגון.

נהלי עבודה/הוראות עבודה – מה מטרתם?

• תיעוד הידע הקיים.
• להגדיר – מי ? מה ? איך ? ומתי ? לכל תהליך עבודה.
• לייצר מצב שכל העובדים בארגון יעבדו באותה שיטה.

והכי חשוב – נהלים הם אמצעי ולא מטרה.

על מה חשוב להקפיד בנהלי עבודה/הוראות עבודה?

לדוגמה אנו מעוניינים להכין לילד נוהל או סדר יום. נוהל זה יכלול רשימת פעילויות שעל הילד לבצע במהלך היום לפי שעות.
למשל: בשעה 07:00 השקמה. עד 07:25 מתלבשים, מצחצחים שיניים. בשעה 07:30: ארוחת בוקר. בשעה 7:45 יוצאים לגן או בית הספר. מזמן חזרה מבית הספר עד שעה 16:00 מכינים שיעורים לומדים לבחינות. כך ממשיכים לכתוב את שאר הפעילויות עד ששוכבים לישון.
נוהל טוב המפרט את סדר היום של הילד יכול להירשם בפשטות על דף אחד והילד יבין מספיק טוב מה מצפים ממנו ומתי. בנוהל עבור הילד אין צורך לפרט לילד את התהליכים.

למשל בצחצוח שיניים, פירוט מיותר ומסורבל יכתב כך: לך חדר האמבטיה, קח מברשת שיניים, אם מברשת השיניים אינה במקום חפש בארון מתחת לכיור וכדומה.

עודף המידע מסרבל את הנוהל, מבלבל וגורם לילד לא לרצות לקרוא את הנוהל. כך בדיוק צריך לחשוב כאשר כותבים נוהל לעובדים בארגון. צריך לסמוך על העובד שיש לו את היכולת להבין פעולות בסיסיות.

המתודולוגיה היעילה לכתיבת נוהל אשר תגרום לעובד להגיע במהירות למידע הנדרש, לקבל ביעילות את המידע המבוקש, מחייבת הקפדה על כתיבה בהתאם לנקודות הבאות:

• כל נושא יש לחלק לתת נושאים כאשר לכל תת נושא תיכתב הוראת עבודה תמציתית וברורה.
• לכל הוראת עבודה תהיה התחלה וסוף.
• הכתיבה תהיה ברורה ותמציתית.
• השפה והניסוח תהיה ברורה למשתמשים.
• יש להימנע מכתיבה של דברים אשר ברורים מאליהם.
• לאחר תהליך הכתיבה יש לדאוג להדרכה של העובדים על הוראות העבודה החדשות.

יתרונות לחלוקת כל נושא להוראות עבודה

• אין צורך לעיין בנוהל ארוך ומייגע כדי למצוא מענה לתהליך ספציפי.
• כל משתמש יכול בקלות למצוא בקלות את התהליך הספציפי שלגביו הוא נתקל בבעיה.
• כל הוראת עבודה כתובה באופן קצר, ברור ותמציתי ונוח למשתמש.

בארגונים אשר יושם פתרון זה, צומצמו באופן משמעותי טעויות העובדים ודווח על שיפור שביעות הרצון של העובדים מהזמינות של נהלי העבודה בעבודה השוטפת.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלים – מתודולוגיה חדשנית appeared first on יעד ניהול.