The post תפקידה של הכתיבה הטכנית בבהירות נהלים appeared first on יעד ניהול.

The post ייעול האפקטיביות הארגונית באמצעות נהלים appeared first on יעד ניהול.

מבוא

בזמן עימות, קצב החיים היומיומי משתבש לעתים קרובות, ועבודות הבנייה אינן יוצאות דופן. כאשר ישראל נמצאת בעיצומן של סיטואציות קרב מתמשכות הצפויות להימשך שבועות, ענף הבנייה ניצב בפני אתגרים חסרי תקדים. ההמולה האופיינית של אתרי בנייה מוחלפת באי הוודאות והסכנה שמציב העימות, המובילים למגבלות או להפסקות מוחלטות בפעילויות הבנייה. מצב עניינים זה מחייב גישה דחופה ואסטרטגית לשמירה על פעילות הבנייה תוך הבטחת בטיחות העובדים. "ניווט בבנייה בצל עימות: בטיחות ופרוטוקולי סגירה" בוחן את אמצעי המוכנות וההנחיות ההכרחיים שמטרתם להקטין את ההשפעה של סיטואציות קרב על עבודות הבנייה. אמצעים אלה, המומלצים על ידי מטה הבטיחות ובתנאי אישור פיקוד העורף, נועדו לייעל פעילויות בנייה במהלך מצבי חירום ולספק מסגרת לסגירה זמנית של אתרים, תוך הבטחת נזק מינימלי וחידוש מבוקר של העבודה. מאמר זה צולל לעומק העקרונות של ביצוע עבודות בנייה בעיצומו של עימות והתהליך המובנה לסגירת אתר, תוך הדגשת החשיבות הקריטית של בטיחות, תכנון אסטרטגי ועמידות בענף הבנייה בזמן משבר.

השפעת מצבי לחימה על עבודות בנייה

מצבי לחימה מביאים איתם באופן בלתי נמנע השפעה עמוקה על תעשיית הבנייה, השפעה שמשתרעת מעבר לסכנות המיידיות של הסכסוך. בישראל, שבה הפוטנציאל לתקופות לחימה ממושכות הוא מציאות, מגזר הבנייה מוצא את עצמו פגיע במיוחד. פרוץ מעשי האיבה יכול לשנות באופן דרמטי את הנוף של עבודות הבנייה, ולהוביל למגוון של הפרעות. אלה נעים מעיכובים קלים ועד להפסקה מוחלטת של כל הפעילויות, בהתאם לעוצמה ולקרבה של הסכסוך.

אפקט הדומינו הוא רב-פנים; השגרה והלו"ז של פרויקטי בנייה מתהפכים, מה שיכול להוביל להפסדים כספיים משמעותיים. יש גם את הדאגה העליונה להבטיח את בטיחותם של עובדי הבניין, שעלולים למצוא את עצמם בסכנה. האופי הבלתי צפוי של מצבי לחימה מחייב עצירה בפעילויות הבנייה כאשר תשומת הלב מופנית להגנה על אנשי הצוות והנכסים.

יתר על כן, אתרי בנייה, שפעמים רבות הם פרושים ופתוחים, עלולים להיחשף בטעות לסיכונים, מה שהופך את הניהול של אתרים כאלה בתקופות של סכסוך לאתגר מורכב. הצורך בגישה מובנית היטב לשמירה על פעילות, ככל האפשר, ולהבטחת בטיחות העובדים הופך לא רק למועיל אלא גם חיוני לתעשיית הבנייה בתקופות סוערות אלה.וערות אלה.

עקרונות לביצוע עבודות בנייה במצב חירום

בתגובה לאתגרים הייחודיים שמעמידים מצבי לחימה, שמירה על עבודות בנייה, גם אם בקנה מידה מופחת, מחייבת הקפדה על קבוצת עקרונות מתוכננים בקפידה. הנחיות אלה, שנוסחו באישור פיקוד העורף, נועדו להגן על העובדים תוך מזעור הפרעות לפעילות הבנייה.

קביעת סימון מקומות בטוחים

שלב יסודי במוכנות לחירום הוא זיהוי וסימון מקומות בטוחים באתר הבנייה. מקומות מקלט אלה חיוניים להבטחת פינוי מהיר ובטוח של עובדים במקרה של אזעקה המאותתת על סכנה קרובה. התהליך כולל הערכה מדוקדקת של אתר הבנייה כדי לקבוע אזורים העומדים בהנחיות ההגנה הכלליות שהוציא פיקוד העורף. חיוני שמקומות בטוחים אלה לא רק יסומנו בבירור אלא גם יועברו לכל עובד, ויבטיחו שכל אדם ידע את הדרך המהירה ביותר לבטיחות.

הבטחת גישה ללא סיכונים ותכנון לפינוי מהיר

נגישות למקומות בטוחים אלה חשובה באותה מידה. מנהלי אתרי בנייה מופקדים על האחריות להבטיח שדרכים המובילות למקומות המקלט יהיו נקיות מכל מכשול או סכנה העלולים להפריע לפינוי מהיר. הדבר מחייב בדיקות ותחזוקה קבועות של דרכי הגישה, יחד עם תכנון אסטרטגי של פעילויות הבנייה. משימות העלולות להפריע לגישה מהירה לבטיחות, כגון עבודה בגבהים משמעותיים או באזורים מרוחקים באתר, יש לתזמן בזהירות רבה, תוך מתן עדיפות ליכולת העובדים להגיע למקומות בטוחים במהירות.

תדריכים לבטיחות ונהלי פינוי

מודעות והבנה של פרוטוקולי החירום בקרב כוח העבודה בבנייה הם חיוניים. לשם כך, תדריכים יומיים בתחילת יום העבודה הופכים לכלי תקשורת קריטי. מפגשים אלה, בהובלת מנהלי עבודה ומנהלי צוות, נועדו לחזק את הידע של כללי ההגנה האישית, להדגיש את המקומות המסומנים כבטוחים ולסקור את דרכי הפינוי המהירות ביותר. הבטחת כל עובד מתחיל את יומו עם הבנה ברורה של אמצעי בטיחות אלה מטמיעה תרבות של מוכנות וערנות.

הקפדה על עקרונות אלה לא רק משפרת את החוסן של מגזר הבנייה אל מול סכסוך אלא גם מדגישה את מחויבות התעשייה לבטיחות ולרווחת כוח העבודה שלה. באמצעות תכנון אסטרטגי, תקשורת ברורה ופרוטוקולי בטיחות קפדניים, עבודות הבנייה יכולות להימשך, אם כי בזהירות, בתוך אי הוודאות של מצבי קרב. בתוך אי הוודאויות של מצבי קרב.

הנחיות לסגירה זמנית של אתרי בנייה

במקרה שהלחימה תסלים לרמה שבה המשך עבודות הבנייה יהפוך לבלתי אפשרי, סגירה זמנית של אתרי בנייה הופכת לנחוצה. תהליך זה, אף שהוא מאתגר, ניתן לניהול יעיל באמצעות גישה מובנית שנועדה למזער סיכונים פוטנציאליים ולאפשר חידוש חלק של הפעילויות ברגע שיהיה בטוח לעשות זאת.

מטה הבטיחות ממליץ על ייזום תהליך הסגירה באמצעות רשימת ביקורת מקיפה, המבטיחה שכל היבט באתר יאובטח באופן שיטתי. בראש ובראשונה, חיוני לאבטח מכונות וציוד בנייה, ולהגן עליהם מפני נזק פוטנציאלי וגניבה. יש לכבות מערכות חשמל בצורה בטוחה כדי למנוע תאונות, וכל החומרים המסוכנים חייבים להיות מאוחסנים בהתאם לתקנות הבטיחות כדי למנוע דליפות או שפיכות שעלולות להוות סיכונים בריאותיים.

יתר על כן, יש לאבטח אתרי בנייה פיזית כדי למנוע גישה בלתי מורשית, שעלולה להוביל לוונדליזם או לפציעה. זה כולל התקנת מחסומים ושילוט המציינים בבירור שהאתר סגור. תקשורת עם כל בעלי העניין, כולל עובדים, ספקים ולקוחות, היא חיונית כדי להבטיח שהם מודעים לסגירה ומבינים את הסיבות לכך.

על ידי הקפדה על הנחיות אלה, חברות בנייה יכולות להבטיח שאתריהן יישארו במצב המונע סיכוני בטיחות ובריאות, מה שיאפשר חידוש פעולות ביעילות ובבטחה ברגע שהתנאים יאפשרו זאת. יאפשרו זאת.

סיכום

ככל שתעשיית הבנייה מתמודדת עם האתגרים שמביאות עימן מצבי לחימה, הצורך במוכנות וביכולת הסתגלות הופך לברור יותר ויותר. באמצעות יישום עקרונות אסטרטגיים לביצוע עבודה במצבי חירום והנחיות מובנות לסגירה זמנית של אתרי בנייה, התעשייה יכולה להגן על כוח העבודה שלה ולמזער הפרעות. אמצעים אלה, שאושרו על ידי מטה הבטיחות ובהתאם להנחיות פיקוד העורף, מהווים עדות לחוסן ולמסירות לבטיחות בתוך מגזר הבנייה.

קביעה וסימון מקומות בטוחים, הבטחת גישה ללא סיכונים, תכנון פינוי מהיר וביצוע תדריכי בטיחות יסודיים מהווים את אבן הפינה לשמירה על פעילות הבנייה בזמן עימות. לעומת זאת, תהליך הסגירה הקפדני נועד לאבטח אתרים ונכסים, ולהניח את היסודות לחידוש עבודה מבוקר ויעיל לאחר מצב החירום.

במהותם, פרוטוקולים אלה מדגישים את המחויבות של תעשיית הבנייה לבטיחות העובדים ולרציפות תפעולית אל מול מצוקות. על ידי אימוץ הנחיות אלה, המגזר לא רק מתמודד עם האתגרים המיידיים של מצבי לחימה אלא גם מחזק את המוכנות הכוללת שלו למצבי חירום עתידיים, ומחזק את תפקידו הבסיסי בבנייה ותחזוקה של התשתית של החברה בתוך אי-הוודאות.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלי חירום לחברת בנייה appeared first on יעד ניהול.

הקדמה

בסביבת העסקים המהירה של ימינו, קיומם של נהלים תקינים חיוני לארגונים כדי לפעול ביעילות, לשמור על תאימות ולהישאר תחרותיים. נהלים יעילים הם עמוד השדרה של כל ארגון, שכן הם מספקים גישה מובנית לניהול תהליכים, מזעור סיכונים ושיפור הביצועים הכוללים. מאמר זה יחקור את השלבים החיוניים לפיתוח ותחזוקה של נהלים תקינים בארגון. על ידי ביצוע הנחיות אלה, ארגונים יכולים להבטיח שיש להם בסיס מוצק להצלחה ולצמיחה.

התייעצות עם מומחי תוכן

הצעד הראשון בפיתוח נהלים תקינים הוא התייעצות עם מומחי תוכן. אלה הם אנשים בעלי ידע וניסיון נרחבים בתחום הספציפי או בתעשייה הקשורה לתהליך המתועד. מומחי תוכן עשויים לכלול עובדים פנימיים, יועצים חיצוניים או התאחדויות תעשייה. התובנות שלהם יכולות לעזור לזהות את מיטב השיטות, את המכשולים הפוטנציאליים ואת ההזדמנויות לשיפור.

כדי לשלב באופן יעיל משוב של מומחים בפיתוח נהלים, על ארגונים:

1. לזהות מומחים רלוונטיים: חפשו אנשים בעלי הבנה מעמיקה של התהליך ושל התעשייה או התחום הקשורים אליו.

2. קבלו תובנות לגבי מיטב השיטות: התייעצו עם מומחים אלה כדי לאסוף מידע על תקני התעשייה, שיטות העבודה המומלצות ותחומים אפשריים לשיפור. זה יכול לעזור להבטיח שהנהלים עולים בקנה אחד עם נורמות מקובלות ונועדו למקסם את היעילות והאפקטיביות.

3. שילוב משוב ממומחים: יש להשתמש בתובנות שנרכשו ממומחי תוכן כדי ללטש את הנוהל, תוך התייחסות לכל פערים או תחומים לשיפור שזוהו. גישה שיתופית זו יכולה לסייע להבטיח שהנוהל יהיה מקיף ויעיל כאחד.

בדיקת המערכת המכנית התומכת בתהליך

לאחר ששולב הקלט ממומחי התוכן בנוהל, השלב הבא הוא לבחון את המערכות המכניות והטכנולוגיה התומכת בתהליך. מערכות אלה עשויות לכלול תוכנה, חומרה, ציוד או כלים אחרים המשמשים לביצוע התהליך המתועד בנוהל. הבטחת יעילותן ותאימותן של מערכות אלה לתהליך הכולל חיונית לשמירה על פעילות חלקה.

כדי להעריך את המערכות המכניות והטכנולוגיה, על הארגונים:

1. הערכת היעילות והיעילות: סקרו את המערכות המשמשות לתמיכה בתהליך, והקפידו שהן פועלות באופן מיטבי ואינן גורמות לעיכובים או לסיבוכים מיותרים.

2. זיהוי תחומים לשיפור: קבעו אם ישנם תחומים כלשהם במערכת המכנית שניתן לשפר כדי לשפר את התהליך הכולל. זה עשוי לכלול שדרוג תוכנה, החלפת ציוד מיושן או ייעול זרימות העבודה.

3. הבטחת תאימות: ודאו שמערכות המכניות הקיימות תואמות לתהליך הכולל ויכולות לתמוך בתהליך המתועד בנוהל כפי שתוכנן. ייתכן שיהיה צורך בתיאום עם מחלקות אחרות או ספקים חיצוניים כדי לטפל בכל בעיות תאימות.

סקירת חוקים ותקנות הקשורים לתהליך

היבט חיוני בפיתוח נהלים תקינים הוא הבטחת עמידה בחוקים ובתקנות הרלוונטיים. אלה עשויים לכלול תקנות ספציפיות לתעשייה, חוקי עבודה, תקנות סביבתיות או דרישות משפטיות אחרות המשפיעות על התהליך הנדון.

כדי לסקור ולהתייחס לדרישות משפטיות אלה, על הארגונים:

1. זיהוי חוקים ותקנות ישימים: מחקר וריכוז רשימה של חוקים ותקנות רלוונטיים המתייחסים לתהליך המתועד. ייתכן שיהיה צורך להתייעץ עם יועץ משפטי, התאחדויות ענף או סוכנויות ממשלתיות.

2. הערכת עמידה בדרישות החוק: יש להעריך את התהליך הקיים כדי לקבוע אם הוא עומד בכל החוקים והתקנות החלים. יש לזהות פערים פוטנציאליים או תחומים שבהם ייתכן שהעמידה בתקנות תהיה לקויה.

3. התייחסות לבעיות פוטנציאליות ולפערים בעמידה בתקנות: יש לפתח תוכנית לטיפול בכל בעיות עמידה בתקנות שזוהו, תוך הבטחה שהנהלים יעודכנו כדי לעמוד בכל הדרישות החוקיות. ייתכן שיהיה צורך לשנות את התהליך, ליישם בקרות נוספות או לשנות את התיעוד.

תהליכים חופפים ותיאום בין-מחלקתי

בארגונים רבים, תהליכים חופפים לעתים קרובות או מצטלבים עם מחלקות או פונקציות אחרות. זיהוי תהליכים חופפים אלה וקידום תיאום בין-מחלקתי יעיל חיוניים להבטחת היעילות ולמניעת קונפליקטים או בעיות פוטנציאליים.

כדי לטפל בתהליכים חופפים, על ארגונים:

1. לזהות תהליכים חופפים בארגון: יש לסקור את התהליכים הכוללים של הארגון ולזהות כל תחום שבו מספר מחלקות או פונקציות עשויות להיות מעורבות. זה עשוי לכלול משאבים משותפים, יעדים משותפים או תפוקות דומות.

2. לקדם תקשורת יעילה בין מחלקות: יש לעודד קווי תקשורת פתוחים בין מחלקות כדי להבטיח שכולם מודעים לאחריותם ולאופן שבו פעולותיהם משפיעות על תחומים אחרים בארגון. זה יכול לעזור למנוע אי הבנות ולקדם שיתוף פעולה.

3. לייעל ולשלב תהליכים להגברת היעילות: במידת האפשר, יש לשלב תהליכים חופפים כדי להפחית עדיפויות ולשפר את היעילות. זה עשוי לכלול איחוד משאבים, תקינה של זרימות עבודה או הטמעת פתרונות טכנולוגיים משותפים.

בדיקות שטח עם משתמשי קצה לפני הטמעת נוהל חדש או מתוקן

משמעותו של תהליך זה היא לאפשר לאנשים שיהיו אחראים באופן ישיר על ביצוע התהליך לבדוק את הנוהל בסביבה אמיתית.

בדיקות שטח מסייעות בזיהוי בעיות בלתי צפויות או תחומים לשיפור לפני שהנוהל מאומץ באופן רשמי.

כדי לבצע בדיקות שטח יעילות, על הארגונים:

1. לתכנן ולבצע בדיקות שטח: יש לגבש תוכנית לבדיקות שטח, הכוללת בחירת משתמשי קצה מתאימים, מתן הדרכה ותמיכה וקביעת לוח זמנים לבדיקות ולמשוב.

2. לאסוף משוב ממשתמשי הקצה: יש לעודד את משתמשי הקצה לספק משוב כן על חוויותיהם ביחס לנוהל, לרבות אתגרים, חוסר יעילות או תחומים לשיפור.

3. לשלב את משוב המשתמשים בשכלול התהליך: יש להשתמש במשוב שנאסף במהלך בדיקות השטח כדי לשכלל את הנוהל ולטפל בכל הבעיות או החששות שזוהו. גישה אטרקטיבית זו מסייעת להבטיח שהנוהל הסופי יהיה גם יעיל וגם ידידותי למשתמש.

עיון בדוחות ביקורת קודמים

עיון בדוחות ביקורת קודמים עשוי לספק תובנות יקרות ערך בנוגע לתחומים אפשריים לשיפור בכל הנוגע לתאימות הנהלים ויעילותם. ניתוח של ממצאים קודמים מסייע לארגונים לזהות בעיות חוזרות, מגמות או פערים בתהליכים שלהם, שאותם ניתן לטפל בהם בנוהל המעודכן.

כדי לעיין ביעילות בדוחות ביקורת קודמים, על הארגונים:

1. לנתח ממצאי ביקורת קודמים: יש לעיין בדוחות ביקורת קודמים ולזהות כל תחום שבו נצפו אי-עמידה בתקנות, חוסר יעילות או בעיות אחרות.

ייתכן שמדובר בנושאים חוזרים או בתחומים ספציפיים שסומנו לשיפור.

2. לזהות תחומים לשיפור בתאימות התהליך: על סמך ניתוח הממצאים מביקורות קודמות, יש לקבוע אילו היבטים של התהליך יש לעדכן או לשנות כדי להבטיח עמידה בדרישות הביקורת.

3. הבטיחו שהתהליך המעודכן עומד בדרישות הביקורת: בצעו את השינויים הדרושים בנוהל והקפידו שהוא מטפל בכל בעיות התאימות שזוהו ועומד בדרישות המפורטות בדוחות הביקורת.

הערכת חשיפות וסיכונים בתהליך הקיים

מלבד סקירת דוחות ביקורת, חשוב לבצע הערכת סיכונים מקיפה של התהליך הקיים. הערכת סיכונים כרוכה בזיהוי חשיפות וסיכונים אפשריים, כגון הפסדים כספיים, התחייבויות משפטיות או פגיעה במוניטין, ופיתוח אסטרטגיות לצמצום סיכונים אלה.

כדי להעריך חשיפות וסיכונים בתהליך הקיים, על ארגונים:

1. לזהות סיכונים וחשיפות אפשריים: בצעו הערכת סיכונים מקיפה כדי לזהות כל תחום שבו התהליך עלול להיות חשוף להפסדים, התחייבויות או השלכות שליליות אחרות.

2. לפתח אסטרטגיות לצמצום הסיכונים שזוהו: על סמך הערכת הסיכונים, פתחו תוכנית לטיפול בסיכונים שזוהו ולצמצומם. ייתכן שזה כרוך ביישום בקרות נוספות, שינוי התהליך או תיקון התיעוד.

3. ליישם אמצעי הפחתת סיכונים בתוך התהליך: שלבו את אסטרטגיות צמצום הסיכונים בנוהל המעודכן, והקפידו שהתהליך מתוכנן כך שיצמצם חשיפות וסיכונים אפשריים.

סיכום

פיתוח ותחזוקה של נהלים נאותים חיוניים לארגונים כדי לפעול ביעילות, לשמור על תאימות ולהישאר תחרותיים. על ידי ביצוע השלבים המתוארים במאמר זה, ארגונים יכולים להבטיח שיש להם בסיס איתן להצלחה ולצמיחה. לא ניתן להמעיט בחשיבותו המתמשכת של ניטור ועדכון תהליכים, מכיוון שהוא עוזר לארגונים להסתגל לשינויים בענף שלהם ובסביבה הרגולטורית שלהם ומבטיח שהנהלים שלהם יישארו אפקטיביים ותואמים. על ידי שליטה באמנות של מיטוב תהליכים, ארגונים יכולים למצות את מלוא הפוטנציאל שלהם ולהשיג הצלחה מתמשכת.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלים תקינים – מדריך לפיתוח ובדיקת נהלים ארגוניים appeared first on יעד ניהול.

מבוא

הגדרת הסמכות והאחריות של בעלי תפקידים בארגון היא היבט קריטי של הבטחת יעילות, שקיפות ואחריותיות. ביסוס הבנה ברורה של התפקידים ותחומי האחריות של כל עובד מסייע להקל על קבלת החלטות יעילה, להפחית קונפליקטים פוטנציאליים ולשפר את הביצועים הכוללים. מאמר זה מתעמק בצורך להגדיר את סמכותם ואחריותם של בעלי תפקידים בהליכים שונים, ומדגיש את חשיבותן של מערכות מובנות היטב לתפקוד חלק, טיפוח אמון והבטחת הצלחת הארגון. הדיון יסקור את הסיכונים והמלכודות האפשריים העלולים לנבוע מחוסר בהירות בסמכות ובאחריות ויציע קווים מנחים מעשיים לביסוס יעיל ולשמירה על הגדרות אלה בהקשר ארגוני.

מושג הסמכות והאחריות

לפני שנצלול לחשיבות של הגדרת סמכות ואחריות, חשוב להבין את שני המושגים הללו וכיצד הם קשורים זה לזה. סמכות מתייחסת לכוח הלגיטימי המוענק לאדם או לקבוצה לקבל החלטות, לתת פקודות ולאכוף ציות בתוך ארגון. אחריות, לעומת זאת, היא החובה לבצע משימות וחובות המוטלות על תפקיד או תפקיד מסוים. בעיקרו של דבר, סמכות מעניקה ליחידים את הכוח לפעול, בעוד שהאחריות מטילה עליהם לתת דין וחשבון על מעשיהם.

תפקידן של סמכות ואחריות בנהלים ארגוניים הוא משמעותי, שכן הן תורמות לתפקוד הכולל ולהצלחה של הארגון. מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות יוצרת שרשרת פיקוד ברורה, מייעלת את תהליכי קבלת ההחלטות ומבטיחה השלמת משימות ביעילות. יתר על כן, היא מציבה ציפיות לעובדים, מאפשרת להם להבין את תפקידיהם ואחריותם, ומקדמת אחריות על ידי הטלת אחריות על אנשים למעשיהם.

היתרונות של סמכות ואחריות מוגדרות בבירור

סיוע בקבלת החלטות אפקטיבית

כאשר סמכות ואחריות מוגדרות בבירור, תהליכי קבלת ההחלטות הופכים יעילים ואפקטיביים יותר. העובדים יודעים מי אחראי על קבלת החלטות ולמי יש סמכות ליישם אותן. בהירות זו מסייעת למנוע בלבול ואי הבנות, מה שמוביל להחלטות מהירות יותר ולזרימת עבודה יעילה יותר. בנוסף, היא מאפשרת לעובדים להתמקד במשימות שלהם, בידיעה שהאנשים המתאימים מקבלים החלטות המשפיעות על עבודתם.

צמצום קונפליקטים ואי הבנות

חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול להוביל לקונפליקטים ואי הבנות בתוך הארגון. כאשר העובדים אינם בטוחים לגבי תפקידם ואחריותם או מי מחזיק בסמכות לקבל החלטות, עלולים להתעורר חילוקי דעות ומאבקי כוח. הגדרה ברורה של סמכות ואחריות מסייעת למנוע בעיות כאלה על ידי יצירת שרשרת פיקוד ברורה ותיאום ציפיות לכל תפקיד. זה מטפח סביבת עבודה הרמונית יותר וממזער את הפוטנציאל לקונפליקטים.

שיפור הביצועים הארגוניים הכוללים

מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות תורמת לביצועים הכוללים של הארגון. כאשר העובדים מבינים את תפקידיהם ותחומי האחריות שלהם ויודעים מי מחזיק בסמכות קבלת החלטות, הם יכולים להתמקד במשימות שלהם ולעבוד בצורה יעילה יותר. בהירות זו לא רק משפרת את הביצועים האישיים אלא גם משפרת את ביצועי הארגון בכללותו. יתר על כן, מבני סמכות ואחריות ברורים מקדמים אחריותיות, מבטיחים כי העובדים מוחזקים אחראים למעשיהם ומטפחים תרבות של שיפור מתמיד.

השפעת סמכות ואחריות לא ברורות על נהלים ארגוניים

הסיכונים והמלכודות הפוטנציאליים הקשורים לסמכות ואחריות לא ברורות יכולות להיות השלכות חמורות על הארגון. חלק מהסיכונים הללו כוללים:

1. עיכובים בקבלת החלטות: כאשר לא ברור למי יש סמכות לקבל החלטות, תהליך קבלת ההחלטות עלול להיות איטי ולא יעיל. עיכוב זה עלול לפגוע ביכולתו של הארגון להגיב לנסיבות משתנות ועלול להוביל להחמצת הזדמנויות או לתוצאות גרועות.
2. בלבול וחוסר תקשורת: חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול להוביל לבלבול וחוסר תקשורת בין העובדים. בלבול זה עלול לגרום להתעלמות מפעילויות או לשכפולן, ובסופו של דבר לבזבוז משאבים ולירידה ביעילות הכוללת.
3. תסכול והתנתקות עובדים: כאשר עובדים אינם בטוחים בתפקידיהם ובאחריותם, הם עלולים להיות מתוסכלים ולהתנתק. חוסר מעורבות זה יכול להוביל לירידה בשביעות הרצון מהעבודה, לתחלופה מוגברת ולירידה בביצועים הארגוניים הכוללים.
4. סיכון מוגבר לטעויות: סמכות ואחריות לא ברורות יכולות להוביל גם לסיכון מוגבר לטעויות. כאשר עובדים אינם בטוחים בתפקידם או מי מחזיק בסמכות קבלת החלטות, הם עלולים לקבל החלטות שגויות או לא להשלים משימות כנדרש, מה שעלול להוביל לטעויות יקרות.
5. ירידה באחריותיות: חוסר בהירות בסמכות ובאחריות יכול לעכב אחריותיות בתוך ארגון. כאשר לא ברור מי אחראי למשימה או החלטה מסוימת, זה הופך להיות מאתגר יותר לדרוש מאנשים לתת דין וחשבון על מעשיהם או חוסר מעשיהם. חוסר אחריות זה עלול ליצור תרבות של שאננות ולפגוע בביצועים הכלליים.

אסטרטגיות להגדרה ושמירה על סמכות ואחריות ברורות

קביעת תפקידים ותחומי אחריות בנהלים ארגוניים

הצעד הראשון בהגדרה ובשמירה על סמכות ואחריות ברורות הוא קביעת תפקידים ותחומי אחריות במסגרת נהלים ארגוניים. תהליך זה כולל זיהוי המשימות והתפקידים המרכזיים של כל תפקיד, הקצאת האחריות למשימות אלה לאנשים או צוותים ספציפיים, וקביעת רמת הסמכות המתאימה הנדרשת לביצוע משימות אלה ביעילות. מידע זה צריך להיות מתועד בצורה ברורה ותמציתית, כגון בתיאורי תפקיד או תרשימים ארגוניים, ומועבר לכלל העובדים.

יצירת תרבות של אחריותיות ושקיפות

לאחר קביעת תפקידים ותחומי אחריות, חיוני ליצור תרבות של אחריות ושקיפות בתוך הארגון. זה כרוך בהגדרת ציפיות ברורות לביצועים, מתן משוב קבוע והערכות ביצועים, והטלת אחריות על אנשים על מעשיהם. בנוסף, ארגונים צריכים לשאוף לטפח תקשורת פתוחה ולעודד עובדים להעלות חששות או הצעות לשיפור.

הטמעת מנגנוני ניטור וביקורת

כדי להבטיח שמבני הסמכות והאחריות יישארו ברורים ויעילים, ארגונים צריכים ליישם מנגנוני ניטור וביקורת. מנגנונים אלה עשויים לכלול ביקורות שוטפות או הערכות של נהלים ארגוניים, הערכות ביצועים וסקרי עובדים. כלים אלה יכולים לסייע בזיהוי תחומים שבהם תפקידים ותחומי אחריות עשויים להיות לא ברורים או שבהם מבני סמכות ואחריות עשויים להזדקק להתאמה.

התמודדות עם אתגרים ומכשולים בשמירה על סמכות ואחריות ברורות

ארגונים עשויים להתמודד עם אתגרים ומכשולים שונים בשמירה על מבני סמכות ואחריות ברורים, כגון התנגדות לשינוי, מחסור במשאבים או סביבות עסקיות המתפתחות במהירות. חיוני לתת מענה יזום לאתגרים אלו ולהתאים את התהליכים והנהלים בארגון בהתאם לצורך. זה עשוי לכלול הערכה מחדש של תפקידים ואחריות, מתן הכשרה נוספת או תמיכה לעובדים, או שינוי מבנים ארגוניים כדי ליישר קו טוב יותר עם המטרות והיעדים של הארגון.

מקרי מבחן: דוגמאות לארגונים מצליחים עם מבני סמכות ואחריות מוגדרים היטב

למספר ארגונים מצליחים יש מבני סמכות ואחריות מוגדרים היטב, התורמים להצלחתם הכוללת. להלן ממה דוגמאות:

1. טויוטה: יצרנית הרכב היפנית ידועה ב"מערכת הייצור של טויוטה", המדגישה תפקידים ותחומי אחריות ברורים, כמו גם שיפור מתמיד ואחריות. מערכת זו אפשרה לטויוטה להפוך לאחת מיצרניות הרכב המובילות בעולם, הידועה ביעילותה ובמוצריה האיכותיים.
2. גוגל: לענקית הטכנולוגיה מבנה ארגוני מוגדר היטב המדגיש סמכות ואחריות ברורה. את הצלחתה של גוגל ניתן לזקוף, בין השאר, ליכולתה לנהל ביעילות את כוח העבודה הגדול שלה ולקבל החלטות מהירות ומושכלות.
3. מאיו קליניק: ארגון הבריאות הנודע הזה מייחס חלק גדול מהצלחתו למבני הסמכות והאחריות המוגדרים היטב שלו. על ידי הגדרה ברורה של תפקידים ואחריות, מרפאת מאיו מבטיחה כי ההחלטות מתקבלות ביעילות וביעילות, ותורמת למוניטין שלה במתן טיפול איכותי למטופלים.

דוגמאות אלו ממחישות את ההשפעה של סמכות ואחריות ברורות על הצלחה ארגונית ומשמשות מודל לארגונים אחרים המבקשים לשפר את ביצועיהם.

מסקנה

לסיכום, הגדרת הסמכות והאחריות של בעלי תפקידים בנהלים ארגוניים היא קריטית להבטחת יעילות, שקיפות ואחריותיות. מערכת מוגדרת היטב של סמכות ואחריות תורמת לקבלת החלטות יעילה, הפחתת קונפליקטים וביצועים כוללים משופרים. על ידי יישום אסטרטגיות להקמה ותחזוקה של מבני סמכות ואחריות ברורים, ארגונים יכולים לטפח תרבות של אחריות ושיפור מתמיד, מה שיוביל בסופו של דבר להצלחה בתעשיות שלהם.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post התפקיד הקריטי של הגדרת סמכות ואחריות לבעלי תפקידים בנהלים ארגוניים appeared first on יעד ניהול.

נהלים בארגון הם כלי ניהולי ותפעולי בעל ערך עליון. ככל שהארגון גדול יותר ובוודאי כאשר יש לארגון סניפים או שלוחות מרוחקות, גוברת החשיבות של ספר נהלים איכותי. לעתים איכות ספר הנהלים קריטית ליציבות הארגון.

מטרות ספר נהלים

לספר נהלים שתי מטרות מרכזיות:

1. העברת הנחיות עבודה מסרים, לעובדי ומנהלי הארגון.
2. שימור הידע הארגוני.

הצלחה של ספר נהלים

הצלחת ספר נהלים מורכבת משילוב של שלושה תחומים:

• איכות כתיבה ועריכת הנהלים.
• איכות הטמעת הנהלים בארגון.
• איכות תחזוקה ועדכון נהלים.

אפשר לכתב ספר נהלים באופן הכי מקצועי, אולם הוא לא יהיה אפקטיבי אם בעלי התפקידים בארגון לא ידעו על קיומו, או אם הנהלים לא יהיו זמינים.
נהלים משתנים אם הזמן וזאת כפועל יוצא של שינויים ברגולציה, שינויים בתהליכי עבודה, שינויים ארגוניים, שינויים טכנולוגיים ושינויים אחרים. ספר נהלים שלא יתוחזק ויעודכן בזמן לא יהיה רלוונטי ואף עלול להעמיד את הארגון בסכנה.
במאמר זה מתמקד באיכות הטמעת ספר נהלים בארגון. ניתן למצוא באתר של יעד ניהול מאמרים נוספים המתמקדים באיכות כתיבה ועריכת נהלים ובאיכות עדכון נהלים.

הטמעת ספר נהלים בארגון

הצלחת הטמעת נהלים תלויה בראש ובראשונה במקצועיות ובאיכות של כתיבת הנהלים. לא ניתן לבצע הטמעה לנהלים אשר נכתבו באופן מסורבל ולא לא מובן.
חשוב לדעת כי הטמעה לא טובה של נהלים עלולה לפגוע בביצועי עובדים, בבטיחות, בתוצרת הארגון ובתדמית הארגון, כמו כן היא עלולה לגרום לאיבוד לקוחות ולבזבוז משאבים יקרים.

כדי להטמיע נהלים בארגון יש לפעול בהלימה לחמישה עקרונות כמפורט:

עיקרון ראשון – זמינות

נהלים הכתובים באופן המקצועי ביותר, מאבדים את ערכם אם העובדים והמנהלים בארגון אינם מודעים להם, לתוכנם או שהגישה אליהם קשה ו/או מסורבלת.
הנהלים צריכים להיות זמינים כך שהמשתמשים בהם יהיו מסוגלים לאתר בקלות את הנוהל המבוקש ולהשתמש בו.

עיקרון השני – אחריות ברורה לכל נוהל

בדרך כלל מנהלים אינם פנויים למלאכת הכתיבה והעריכה של נהלים, לכן יש למנות אחראי נוהל בעל הכישורים המתאימים.
לכל נוהל יש להגדיר אחראי נוהל אשר מכיר היטב את התהליכים המפורטים בנוהל.
תפקיד של אחראי הנוהל הם כמפורט:

• עריכת הנוהל ככל שיידרש.
• מתן מענה הולם בזמן אמת לכל בעל עניין הקשור בנוהל.
• הפצת נהלים החדשים ועדכונים לגבי הנהלים לכל העובדים/מנהלים בעלי העניין
• שמירת כל הגרסאות של הנהלים, הטפסים הקשורים, הנספחים והעדכונים.

עיקרון שלישי – הדרכה

יש להקים תוכנית הדרכה לנהלים הכוללת מערכי הדרכה ומבחני בקיאות.
הדרכה לרענון הידע ועדכון שינויים בנהלים תתקיים אחת לתקופה (מומלץ כל 6 חודשים לנהלים מרכזיים ואחת לשנה לנהלים כללים).

עיקרון רביעי – בקרה ומשמעת

על כל מנהל להפעיל את כישורי הניהול שלו, כדי לוודא שהעובדים תחת ניהולו פועלים בהתאם לנהלים.
לנהלים קריטיים יש להקים מנגנוני בקרה ואמצעי אכיפה המפקחים על ביצוע ראוי של הנדרש בנהלים.

עיקרון חמישי – עדכניות

על כל אחראי נוהל לוודא אחת לתקופה כי הנהלים עליהם הוא אחראי עדכניים. אם חלים שינויים בתהליכים המפורטים בנהלים יש לוודא כי העדכון יבוצע בזמן אמת.

אני תקווה שעזרתי – אשמח לסייע מקצועית לכל ארגון המבקש לכתוב נהלים ו/או להטמיע נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז (מהנדס תעשייה וניהול בעל מעל 20 שנות ניסיון בשיפור שיטות עבודה והתייעלות), היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post הטמעת נהלים appeared first on יעד ניהול.

נהלים, נהלי עבודה ומעליהם נהלי המדיניות, יכולים להוות מעמסה ועול בלתי נסבל בכל ארגון. לא פעם נתקלים בנהלי ארגון המנוסחים באופן מפורט מדי, לא ממוקד, או בקיצוניות השנייה- נהלים הכתובים בצורה כללית ולא ברורה לביצוע.

אף אחד לא היה מעוניין לעבור תהליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר נדרש להחליפו זמנית, קיימת ציפייה שהמחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

תהליך כתיבת נהלים חייב להיעשות במקצועיות. נהלים הכתובים כראוי מבטיחים יישום נכון ויעיל. שימוש בנהלים כאלה יכול להשפיע מהותית על הגשמת יעדי הארגון ולהניב חיסכון בכסף ובמשאבים יקרים. נהלים ברורים מסייעים למערכות ולעובדים לתפקד טוב יותר. העובדים יודעים מה לעשות, מתי לעשות את זה ואיך לעשות את זה. כך ניתן להפחית את התסכול ולחסוך הרבה במאמצים, זמן וכסף.

נהלים טובים צריכים להיות מדויקים, קצרים וקריאים. מאפיינים אלה מחייבים ידע וניסיון של כתיבה מקצועית. לא תמיד קלות להשגה. לעתים הכותבים מפרטים יותר מדי בנהלים, ולבסוף עובדי הארגון נותרים עם ספר נהלי עבודה ארוך ומסורבל. נהלי עבודה מורכבים יתר על המידה גורמים לעובדים להתעלמות מהנהלים ולפעול על-פי שיקול דעת, ניסיון העבר או על-ידי בקשה לקבלת הנחיות בעל פה מעובדים מנוסים יותר..

אנחנו מאמינים כי באמצעות ידע ותרגול קצר, ניתן ללמוד כיצד לכתוב נהלים, לפתח את המודעות ולרכוש מיומנות תוך כדי תרגול וצבירת ניסיון

נוהל מדיניות, נוהל עבודה, הוראת עבודה

קיימים שלושה מסמכים עיקריים הנקראים נהלים: נהלי מדיניות, נהלי עבודה והוראות עבודה. קיימים הבדלים מהותיים בין שלושת הנהלים. בשלב זה ננסה להבין על קצה המזלג את ההבדלים המרכזיים בין שלוש סוגי הנהלים:

נהלי מדיניות

נהלי מדיניות הנם אמירה פילוסופית, להצגת מסר ניהולי קצר המאפשר למקד ולסנן את מרחב האפשרויות הקיימות לפתרון דילמה. בדרך כלל מדיניות אינה קשוחה וחד משמעית, היא מאפשרת לקבל החלטה מושכלת, בהתאם לתרחיש. דוגמה למדיניות: "המדיניות של הארגון היא שלא מקבלים שיקים"

נהלי עבודה

נהלי עבודה מפרטים באופן פשוט וברור, את השיטה בה מיישמים בפועל את המדיניות. נוהל העבודה, מסייע לעובד לבחור בפתרון המיטבי, במצבים ובתרחישים שונים בעת ביצוע העבודה בפועל.
דוגמה לאמור בנוהל עבודה: "אם לקוח מבקש לשלם בשיק, יש לשאול את הלקוח, האם יש לו צורה חלופית של תשלום: מזומן, כרטיס אשראי". האם די בכך? ומה יעשה במקרה ובו ללקוח אין אמצעי תשלום אחר? הנוהל חייב לתת מענה ופתרון גם למצב כזה. נוהל העבודה לספק לעובד תשובות כגון: אם אין ללקוח חלופות לתשלום, האם לא למכור או האם קיימת דרך אחרת, למשל פנייה להנהלה לקבלת התר מיוחד לקבלת תשלום בשיק. כמו-כן אם אכן קיים תהליך חריג לאישור תשלום בשיק על הנוהל לפרט: למי מותר לפנות לקבלת אישור? מי ממלא המקום בעת הצורך? אם אין ממלא מקום מה עושים?

הוראת עבודה

יכולה להיות גם הוראת הרכבה, הוראת הפעלה, מדריך למשתמש וכדומה.
הוראת העבודה, מפרטת שלב אחר שלב פעילות ספציפית וגם נותנת מענה מדויק לאופן הפעולה בכל צומת של החלטות.
דוגמה להוראת עבודה: אם קיימת בארגון מערכת ממוחשבת לקבלת החלטות, יש אפשרות לכתוב הוראת עבודה, הכוללת הנחיות לביצוע תהליך אישור ממוחשב לאישור חריג לקבלת שיק מלקוח. ההנחיות יכללו מידע כגון: אופן הכניסה לתוכנה, הסבר על הפונקציונאליות של כל סוגי הכפתורים והשדות במסכי התכנה, הנחייה שלב אחרי שלב על השדות בהן יש להזרים מידע, באילו כפתורים ושדות ספציפיים יש להשתמש לצורך אישור או דחיית הבקשה ועוד. ההסבר בדרך כלל יהיה מלווה בתרשימים ותמונות מסך שונות כדי להמחיש ולחדד את ההסבר. 

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלי מדיניות – נהלי עבודה – הוראות עבודה appeared first on יעד ניהול.

כאשר מתחילים במלאכת כתיבת נהלים, חשוב תחילה להגדיר את סוג הנוהל אותו כותבים ומי אוכלוסיית היעד לקריאת הנוהל. חלק מהנהלים מחייבים כתיבה מדויקת ומפורטת, המתארת בדיוק רב כל פעילות. נהלים אחרים דורשים רק התייחסות כללית וקצרה על פעילות נדרשת, מתוך הבנה כי הקורא מבין ויודע כיצד לבצע את הפעולה.

במאמר זה ננסה לסקור על קצה המזלג, את סוגי הנהלים הקיימים ואופן הכתיבה הייעודי לכל נוהל:

נהלי מדיניות

נהלי המדיניות יקבעו את אחדות המטרה והכיוון של הארגון. מטרת נהלי המדיניות היא להביא למודעות העובדים את יעדי הארגון ומטרותיו וכפועל יוצא השגת מוטיבציה להשגתם. נהלי המדיניות נכתבים באופן מאוד כללי ונותנים מרחב ניכר לשיקול דעת של מנהלים ועובדים.

נהלי עבודה

נהלי עבודה מגדירים לעובד את תהליך העבודה לביצוע פעילות. נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים, קצרים וכתובים בשפה קריאה לאוכלוסיית היעד. יש לשים לב לפני כתיבת נהלי עבודה, כי תהליכי העבודה יהיו פשוטים ויעילים. אף אחד לא היה רוצה לעבור הליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר פתאום קיבל אחריות זמנית על ביצוע המשימות של העובד הנעדר, הציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

נוהלי הפעלה וביצוע

נהלי ההפעלה הם אולי המסמכים החשובים ביותר בתעשייה. הם מייצגים את הוראות בכתב על איך להפעיל מכונות או לבצע משימות באופן הבטוח והיעיל. נהלי הפעלה וביצוע שלא כמו נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים מאוד. נוהלי ההפעלה יפרטו צעד אחר צעד כפתור אחר כפתור מה עושים מה הפועל היוצא של הפעולה ומה הוראות הבטיחות.

מדריך למשתמש

מדריך למשתמש, דומה מאוד לנוהלי הפעלה ואף זהה במקרים מסוימים. במדריך למשתמש בדרך כלל מצורפים תמונות של מסכים או רכיבים. לכל רכיב או כפתור יש פרוט של אופן הפעולה שלו או התגובה בעת השימוש.

נהלי בטיחות

נהלי בטיחות הם אוסף של הנחיות או הוראות שתוכננו במיוחד כדי להגן על אנשים ולמזער סיכונים בסביבות שונות. הם מקימים מסגרת עבור אנשים וארגונים לעקוב, להבטיח כי המשימות מבוצעות בבטחה ובעקביות. נהלים אלה יכולים להשתנות במידה רבה בהתאם להקשר, החל מפרוטוקולי בטיחות במקום העבודה ועד הנחיות לפעילויות פנאי.

נהלי הבטיחות מסייעים במניעת תאונות ומפחיתים את הסבירות לפציעות או הרוגים. על ידי הקפדה על נהלי בטיחות שנקבעו, אנשים יכולים למזער סיכונים הקשורים לפעילויות ומשימות שונות.

יתר על כן, נהלי הבטיחות מקדמים תרבות של בטיחות, מעלים את המודעות לסכנות פוטנציאליות ומעצימים אנשים לקחת אחריות על מעשיהם. נהלי בטיחות נדרשים לעתים קרובות על פי חוק ואי ציות יכול לגרום לקנסות, עונשים או אפילו צעדים משפטיים.

נהלי בטיחות ניתן למצוא בהיבטים שונים של חיינו, החל ממקום העבודה ועד פעילויות פנאי. כמה סוגים נפוצים של נהלי בטיחות כוללים:

• בטיחות בעבודה: על מעסיקים מוטלת האחריות להבטיח את בטיחות עובדיהם על ידי יישום נהלי בטיחות במקום העבודה. אלה יכולים לכלול הנחיות לטיפול בחומרים מסוכנים, שימוש במכונות ואפילו שיטות ארגונומיות להפחתת הסיכון לפציעה.
• פעילויות פנאי: בין אם אתם עוסקים בספורט, תחביבים או פעילויות פנאי אחרות, נהלי בטיחות יכולים לסייע במניעת תאונות ופציעות. לדוגמה, לבישת ציוד מגן מתאים בזמן רכיבה על אופניים או שמירה על הנחיות לשחייה בטוחה יכולה להפחית באופן משמעותי את הסיכון לפגיעה.
• תחבורה: נהלי בטיחות בדרכים, כגון ציות לחוקי התנועה ושימוש בחגורות בטיחות, יכולים להפחית משמעותית את הסבירות לתאונות והרוגים על הכביש.
• בטיחות מזון: נהלי טיפול והכנת מזון נכונים יכולים למנוע מחלות המועברות במזון, ולהבטיח כי הארוחות בטוחות לצריכה.

נהלי חירום

נהלי חירום הם פרוטוקולי בטיחות חיוניים שנועדו להדריך אנשים במצבים בלתי צפויים ומסוכנים. מטרתם העיקרית היא למזער את הנזק ולהבטיח את רווחתם של כל המעורבים.

תרחישים שונים דורשים נהלי חירום ספציפיים. כמה דוגמאות נפוצות כוללות תרגילי אש ועזרה ראשונה. תרגילי אש עוזרים להכין אנשים לצאת מבניין בבטחה ובמהירות במקרה של שריפה. פינויים נדרשים כאשר קיים איום בתוך מתקן, כגון דליפת גז או אירוע חומרים מסוכנים. נהלי עזרה ראשונה מספקים הדרכה כיצד להגיב למצבי חירום רפואיים, כגון פציעות, מחלות פתאומיות או מצבים מסכני חיים.

.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post סוגי נהלים appeared first on יעד ניהול.

נהלים או הוראות עבודה הכתובים בצורה נכונה ויעילה למשתמש, מהווים אמצעי מעולה לצמצום טעויות בעבודה השוטפת. אולם, כדי לשרת את המטרה, נהלים חייבים להיכתב במתודולוגיה הנכונה והמתאימה לארגון. כמובן שכותב הנהלים נדרש למקצועיות, יכולת הבנת כל תהליך בפני עצמו והתהליך כחלק ממכלול התהליכים הקשורים בתוך הארגון ומחוץ לארגון.

נהלי עבודה/הוראות עבודה – מה מטרתם?

• תיעוד הידע הקיים.
• להגדיר – מי ? מה ? איך ? ומתי ? לכל תהליך עבודה.
• לייצר מצב שכל העובדים בארגון יעבדו באותה שיטה.

והכי חשוב – נהלים הם אמצעי ולא מטרה.

על מה חשוב להקפיד בנהלי עבודה/הוראות עבודה?

לדוגמה אנו מעוניינים להכין לילד נוהל או סדר יום. נוהל זה יכלול רשימת פעילויות שעל הילד לבצע במהלך היום לפי שעות.
למשל: בשעה 07:00 השקמה. עד 07:25 מתלבשים, מצחצחים שיניים. בשעה 07:30: ארוחת בוקר. בשעה 7:45 יוצאים לגן או בית הספר. מזמן חזרה מבית הספר עד שעה 16:00 מכינים שיעורים לומדים לבחינות. כך ממשיכים לכתוב את שאר הפעילויות עד ששוכבים לישון.
נוהל טוב המפרט את סדר היום של הילד יכול להירשם בפשטות על דף אחד והילד יבין מספיק טוב מה מצפים ממנו ומתי. בנוהל עבור הילד אין צורך לפרט לילד את התהליכים.

למשל בצחצוח שיניים, פירוט מיותר ומסורבל יכתב כך: לך חדר האמבטיה, קח מברשת שיניים, אם מברשת השיניים אינה במקום חפש בארון מתחת לכיור וכדומה.

עודף המידע מסרבל את הנוהל, מבלבל וגורם לילד לא לרצות לקרוא את הנוהל. כך בדיוק צריך לחשוב כאשר כותבים נוהל לעובדים בארגון. צריך לסמוך על העובד שיש לו את היכולת להבין פעולות בסיסיות.

המתודולוגיה היעילה לכתיבת נוהל אשר תגרום לעובד להגיע במהירות למידע הנדרש, לקבל ביעילות את המידע המבוקש, מחייבת הקפדה על כתיבה בהתאם לנקודות הבאות:

• כל נושא יש לחלק לתת נושאים כאשר לכל תת נושא תיכתב הוראת עבודה תמציתית וברורה.
• לכל הוראת עבודה תהיה התחלה וסוף.
• הכתיבה תהיה ברורה ותמציתית.
• השפה והניסוח תהיה ברורה למשתמשים.
• יש להימנע מכתיבה של דברים אשר ברורים מאליהם.
• לאחר תהליך הכתיבה יש לדאוג להדרכה של העובדים על הוראות העבודה החדשות.

יתרונות לחלוקת כל נושא להוראות עבודה

• אין צורך לעיין בנוהל ארוך ומייגע כדי למצוא מענה לתהליך ספציפי.
• כל משתמש יכול בקלות למצוא בקלות את התהליך הספציפי שלגביו הוא נתקל בבעיה.
• כל הוראת עבודה כתובה באופן קצר, ברור ותמציתי ונוח למשתמש.

בארגונים אשר יושם פתרון זה, צומצמו באופן משמעותי טעויות העובדים ודווח על שיפור שביעות הרצון של העובדים מהזמינות של נהלי העבודה בעבודה השוטפת.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלים – מתודולוגיה חדשנית appeared first on יעד ניהול.

"פרויקט ERP לשדרוג מערכות הליבה של החברה הוערך ב – 200,000 ₪, אולם התברר כמורכב הרבה יותר ושוויו טיפס ל- 600,000 ₪."

בזמן האחרון אנו עדים לתופעה מדאיגה של ריבוי פניות לבתי משפט, במטרה לפתור סכסוכים על רקע אי עמידה בהבטחות ובהסכמים של חברות הנדסת תעשייה וניהול המיישמות ERP. יש להניח כי כאשר כבר התבצעה פנייה לבית משפט, לשני הצדדים נגרם נזק מהותי ששום פסק דין כבר לא יתקן.

תרחיש של פער עצום בין הערכת תקציב של החברה המיישמת מערכת ERP לבין העלות בפועל אינו דבר חריג. למה זה קורה? כיצד ניתן להימנע מכך? כיצד לתמחר פרויקט ERP כדי לתקצב אותו נכון? כיצד לבחור חברת ייעוץ ארגוני המתמחה ביישום ERP? מתי צריכה להידלק מנורה אדומה, המזהירה כי ייתכן וחברת הייעוץ המיישמת תפסיק את עבודה בטרם עת, בגלל שאינה מוכנה להפסיד יותר.

חברת הייעוץ יעד ניהול המתמחה בתחום הנדסת תעשייה וניהול, והייתה שותפה ביישום מערכות ERP במספר חברות הענק בישראל ובעלת ניסיון של שנים רבות במגוון תחומי ERP. במאמר זה ננסה לתרום ניסיוננו כדי להציג מספר נקודות מחשבה, לטובת מקבלי ההחלטות בארגונים העומדים לפניי יישום מערכת ERP או בוחנים שיפור יכולות המידע של הארגון.

להלן השלבים המומלצים לביצוע לפני תחילת יישום מערכת ERP בארגון:

ניתוח מצב קיים ואיתור נקודות תורפה

יישום מערכת ERP חדשה תייצר בדרך כלל שיטות ונהלי עבודה חדשים, אשר יחליפו פעילות ידנית או מערכות ממוחשבות קיימות. כיוון שכך, הארגון אינו זקוק למסמך עב כרס ויקר הכולל פרטי פרטים של התהליכים הקיימים בארגון. אולם מאידך אין לוותר על שלב זה.
המטרות של ניתוח מצב קיים הן:

• הגדרת כל התהליכים והצרכים של הארגון, כדי שיהיו ברורים לצורך תכנון היישום.
• איתור ומיפוי נקודות התורפה והסיכונים של הארגון.
• המלצות לשיפור שיטות ותהליכים אשר אינם קשורים בהכרח ליישום מערכת ERP.
• סיוע למקבלי ההחלטות בארגון, להבין את הצרכים והיתרונות ביישום מערכת ERP בארגון.

יש לציין כי לעוסקים במלאכה ברמה היום יומית קשה מאוד להתרומם ולראות את הצרכים נטו. לעובדים הפנימיים בארגון בדרך כלל יש נגיעות אישיות,הנובעות מחששות משינויים העלולים להזיק למעמדם או ותפקידם. כמו-כן קיים קושי להתנתק מקיבעון של דרכי העבודה המושרשות בארגון.
לצורך ניתוח המצב הקיים, מומלץ להשתמש גוף מקצועי חיצוני – חברת ייעוץ ארגוני המתמחה בהנדסת תעשייה וניהול, בעל היכולת לשאול את השאלות הנכונות. השימוש בגוף חיצוני הינו בבחינת "אורח לרגע רואה כל פגע".

קבלת אישור עקרוני לתחילת יישום ERP

בשלב זה יש להציג להנהלה הבכירה בארגון, את המסמך המתאר את המצב הקיים, נקודות התורפה וההמלצות.
התהליך ימשיך רק כאשר ההנהלה הבכירה של הארגון תשתכנע כי יישום ERP חשוב מאוד ונדרש לארגון. בשלב זה יש להציג להנהלה הערכה גסה של עלות היישום. על הנהלת הארגון לבחון את היכולת ולהיערך לתקצוב המהלך.
שריון תקציב ו"ברכת הדרך" של ההנהלה הבכירה הנו ייסוד מהותי בכל התהליך.
יש לציין כי, יישום ERP הנו שינוי מהותי בארגון, עובדים החוששים לתפקידם כפועל יוצא של השינוי, עלולים להתנגד ולהכשיל את הפרויקט. גיבוי של ההנהלה הינו קריטי בשבירת התנגדויות אשר אינן אובייקטיביות.

קביעת מנהל פרויקט ERP מטעם הארגון

מנהל הפרויקט חייב להיות שותף מלא לאינטרסים של הארגון ונקי מאינטרסים זרים מול העובדים בתוך בארגון או ספקים חיצוניים.
על מנהל הפרויקט להכיר היטב את תהליכי העבודה בארגון, נקודות התורפה והאינטרסים של הפונקציות בארגון.
על הנהלת הארגון לתת גיבוי מלא להחלטות ולפעילות של מנהל הפרויקט.
מומלץ כי למנהל הפרויקט יהיה בעל רקע בהנדסת תעשייה וניהול, יכולת ניהול צוות, עמידה בלוחות זמנים ותקציב.

התנעה

על מנהל פרויקט ERP ליזום פגישת התנעה. לפגישה יש להזמין מנהלים, בעלי תפקידים ואנשי מפתח בארגון. בפגישה, מנהל הפרויקט יציג בקצרה את האתגרים בהם הארגון מתמודד, הדרכים לפתרון אשר חלקן יהיו ברמת שיפור שיטות והחלק המרכזי יהיה יישום מערכת ERP בארגון.
במעמד זה יש להדגיש את הצורך בשיתוף הפעולה של כולם בהצלחת היישום.
בפגישת ההנעה, על מנהל הפרויקט לבקש לקבל מהנוכחים המלצות על עובדים אשר יכולים להיות חברים בצוות אשר יוביל את היישום.

הקמת צוות פרויקט ERP

אחד החלקים החשובים ביותר ביישום מערכת ERP, הוא ההון האנושי. מומלץ כי כבר בשלב זה הארגון יקים את "צוות הפרויקט", אשר ישולבו בו עובדים בהם הארגון נותן אמון. רצוי כי בין חברי הצוות יכללו מובילי דעה בעלי השפעה על כלל העובדים בארגון.
צוות הפרויקט מיועד להיות גורם מוביל של תהליך היישום וההטמעה ובכך יקטין את התלות בגורמים חיצוניים.
במהלך פרויקט ה ERP, חלק מהחברים בצוות יובילו כל אחד בתחומו את היישום.
בסיום היישום עובדים אלו ימשיכו את הפעילות השוטפת.

קביעת יעדים ומטרות

אחד הנושאים החשובים ביותר בפרויקט ERP הוא הצבת יעדים ומטרות לפרויקט. למהלך זה משמעויות רבות, כגון: בחינת עלות/תועלת, יצירת מדדים להצלחת הפרויקט, סיוע בבחינה ממוקדת יותר של החלופות וגיבוש כל העוסקים במלאכה מול מטרות מוגדרות וברורות.
בכדי להציב את היעדים והמטרות, יש להתבונן בניתוח המצב הקיים ונקודות התורפה אשר אותרו. יש לנסות להעריך את העלות הנגזרת מכל יעד שהוצב ולשקול אותה במונחים של עלות/תועלת. הערכה זו חשובה כלפי הארגון פנימה וכלפי הספקים החיצוניים כאחד. היא גורמת ליישור קו בין הגורמים השונים ומנקה מטרות לא כדאיות או לא מציאותיות. יידע מתחום הנדסת תעשייה וניהול בהחלט יכול לסייע במשימה. בכל מקרה אין לוותר על שלב זה.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post ERP – זהירות מתקציב שגוי appeared first on יעד ניהול.

הסביבה העסקית של ימינו מאופיינת בשינויים מהירים והתקדמות טכנולוגית תכופה. בית עסק גדול כקטן שרוצה לשרוד בסביבה מאתגרת כזו חייב ליישם תהליכי עבודה מסודרים המוגדרים היטב. קיום תהליכים שכאלה יבטיח לבית העסק יעילות וגמישות שיאפשרו לו להגיב במהירות להתפתחויות עסקיות שונות.

אחד מהנכסים החשובים ביותר לארגון הוא הידע הקיים בו. ידע זה נמצא בד"כ במוחם של עובדי הארגון ועולה הצורך הדחוף לתעד את אותה תורה שבעל פה. תיעוד הידע הארגוני יאפשר ניתוח ובקרת תהליכי העבודה בארגון ויצירת סטנדרט ארגוני לביצועם.

כתיבה ועריכת נהלים בארגון

כתיבה ועריכת נהלים בארגון היא צעד ראשון וקריטי להגדרת התהליכים בארגון. נוהל עבודה איכותי מגדיר מספר דברים:

1. תהליך עבודה מפורט, קל להבנה וחד משמעי.
2. גורם אחראי לביצוע כל משימה בתהליך.
3. גורם אליו ניתן לפנות בענייני הנוהל.
4. בנוהל מופיע תאריך עדכון אחרון.
5. לנוהל מבנה סטנדרטי קבוע החוזר על עצמו בכל נהלי הארגון.

שלב ראשון בכתיבה ועריכת נהלים

השלב הראשון בכתיבת נהלי עבודה בארגון הוא ניתוח והגדרת התהליכים בארגון. לאחר שיש בידינו את רשימת התהליכים בארגון מבצעים ראיונות אישיים עם בעלי תפקידים ועמדות מפתח. בשלב זה בעצם, מתעדים את התהליכים ויוצרים תרשימי תהליך.
בסופו של שלב זה מקיימים דיון על התיעוד שנכתב. האם הוא משקף נאמנה את התהליכים בארגון והאם יש צורך בפעולות של בעלי התפקידים לשיפור תהליך זה או אחר.
במידה ויש מקום לשינוי תהליך קיים, מקיימים דיון וכותבים את תרשים התהליך מחדש. במידה ואין צורך בשינוי או שיפור התהליך מכינים טיוטה של הנהלים ומעבירים לעיון בעלי התפקידים. כל בעל תפקיד והנהלים שרלוונטיים אליו.
בעלי התפקידים מעירים ומגיבים על טיוטת הנהלים. עורכים אותם בהתאם להערות ומכינים גרסה סופית שחוזרת לעיון ואישור בעלי התפקידים.

שלב שני בכתיבה ועריכת נהלים

לאחר השלמת השלב הראשון מפרסמים את הנהלים ומתחילים לעבוד על פי הם.
חשוב להבין כי גם אם עיקר מלאכת כתיבת הנהלים כבר מאחורינו, יש להקפיד לאכוף אותם ולבצע בקרה תקופתית ועדכון הנהלים במידת הצורך.
ליעד ניהול צוות של מהנדסי תעשייה וניהול המתמחים ביישום פרויקטים לכתיבת נהלים בארגונים קטנים, בינוניים וגדולים. ניתן להיעזר בנו לכתיבת נהלים חדשים וכן שדרוג ותחזוקה של נהלים קיימים.

The post נהלים בארגון appeared first on יעד ניהול.