נהלים בארגון הם כלי ניהולי ותפעולי בעל ערך עליון. ככל שהארגון גדול יותר ובוודאי כאשר יש לארגון סניפים או שלוחות מרוחקות, גוברת החשיבות של ספר נהלים איכותי. לעתים איכות ספר הנהלים קריטית ליציבות הארגון.

מטרות ספר נהלים

לספר נהלים שתי מטרות מרכזיות:

1. העברת הנחיות עבודה מסרים, לעובדי ומנהלי הארגון.
2. שימור הידע הארגוני.

הצלחה של ספר נהלים

הצלחת ספר נהלים מורכבת משילוב של שלושה תחומים:

• איכות כתיבה ועריכת הנהלים.
• איכות הטמעת הנהלים בארגון.
• איכות תחזוקה ועדכון נהלים.

אפשר לכתב ספר נהלים באופן הכי מקצועי, אולם הוא לא יהיה אפקטיבי אם בעלי התפקידים בארגון לא ידעו על קיומו, או אם הנהלים לא יהיו זמינים.
נהלים משתנים אם הזמן וזאת כפועל יוצא של שינויים ברגולציה, שינויים בתהליכי עבודה, שינויים ארגוניים, שינויים טכנולוגיים ושינויים אחרים. ספר נהלים שלא יתוחזק ויעודכן בזמן לא יהיה רלוונטי ואף עלול להעמיד את הארגון בסכנה.
במאמר זה מתמקד באיכות הטמעת ספר נהלים בארגון. ניתן למצוא באתר של יעד ניהול מאמרים נוספים המתמקדים באיכות כתיבה ועריכת נהלים ובאיכות עדכון נהלים.

הטמעת ספר נהלים בארגון

הצלחת הטמעת נהלים תלויה בראש ובראשונה במקצועיות ובאיכות של כתיבת הנהלים. לא ניתן לבצע הטמעה לנהלים אשר נכתבו באופן מסורבל ולא לא מובן.
חשוב לדעת כי הטמעה לא טובה של נהלים עלולה לפגוע בביצועי עובדים, בבטיחות, בתוצרת הארגון ובתדמית הארגון, כמו כן היא עלולה לגרום לאיבוד לקוחות ולבזבוז משאבים יקרים.

כדי להטמיע נהלים בארגון יש לפעול בהלימה לחמישה עקרונות כמפורט:

עיקרון ראשון – זמינות

נהלים הכתובים באופן המקצועי ביותר, מאבדים את ערכם אם העובדים והמנהלים בארגון אינם מודעים להם, לתוכנם או שהגישה אליהם קשה ו/או מסורבלת.
הנהלים צריכים להיות זמינים כך שהמשתמשים בהם יהיו מסוגלים לאתר בקלות את הנוהל המבוקש ולהשתמש בו.

עיקרון השני – אחריות ברורה לכל נוהל

בדרך כלל מנהלים אינם פנויים למלאכת הכתיבה והעריכה של נהלים, לכן יש למנות אחראי נוהל בעל הכישורים המתאימים.
לכל נוהל יש להגדיר אחראי נוהל אשר מכיר היטב את התהליכים המפורטים בנוהל.
תפקיד של אחראי הנוהל הם כמפורט:

• עריכת הנוהל ככל שיידרש.
• מתן מענה הולם בזמן אמת לכל בעל עניין הקשור בנוהל.
• הפצת נהלים החדשים ועדכונים לגבי הנהלים לכל העובדים/מנהלים בעלי העניין
• שמירת כל הגרסאות של הנהלים, הטפסים הקשורים, הנספחים והעדכונים.

עיקרון שלישי – הדרכה

יש להקים תוכנית הדרכה לנהלים הכוללת מערכי הדרכה ומבחני בקיאות.
הדרכה לרענון הידע ועדכון שינויים בנהלים תתקיים אחת לתקופה (מומלץ כל 6 חודשים לנהלים מרכזיים ואחת לשנה לנהלים כללים).

עיקרון רביעי – בקרה ומשמעת

על כל מנהל להפעיל את כישורי הניהול שלו, כדי לוודא שהעובדים תחת ניהולו פועלים בהתאם לנהלים.
לנהלים קריטיים יש להקים מנגנוני בקרה ואמצעי אכיפה המפקחים על ביצוע ראוי של הנדרש בנהלים.

עיקרון חמישי – עדכניות

על כל אחראי נוהל לוודא אחת לתקופה כי הנהלים עליהם הוא אחראי עדכניים. אם חלים שינויים בתהליכים המפורטים בנהלים יש לוודא כי העדכון יבוצע בזמן אמת.

אני תקווה שעזרתי – אשמח לסייע מקצועית לכל ארגון המבקש לכתוב נהלים ו/או להטמיע נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז (מהנדס תעשייה וניהול בעל מעל 20 שנות ניסיון בשיפור שיטות עבודה והתייעלות), היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post הטמעת נהלים appeared first on יעד ניהול.

כאשר מתחילים במלאכת כתיבת נהלים, חשוב תחילה להגדיר את סוג הנוהל אותו כותבים ומי אוכלוסיית היעד לקריאת הנוהל. חלק מהנהלים מחייבים כתיבה מדויקת ומפורטת, המתארת בדיוק רב כל פעילות. נהלים אחרים דורשים רק התייחסות כללית וקצרה על פעילות נדרשת, מתוך הבנה כי הקורא מבין ויודע כיצד לבצע את הפעולה.

במאמר זה ננסה לסקור על קצה המזלג, את סוגי הנהלים הקיימים ואופן הכתיבה הייעודי לכל נוהל:

נהלי מדיניות

נהלי המדיניות יקבעו את אחדות המטרה והכיוון של הארגון. מטרת נהלי המדיניות היא להביא למודעות העובדים את יעדי הארגון ומטרותיו וכפועל יוצא השגת מוטיבציה להשגתם. נהלי המדיניות נכתבים באופן מאוד כללי ונותנים מרחב ניכר לשיקול דעת של מנהלים ועובדים.

נהלי עבודה

נהלי עבודה מגדירים לעובד את תהליך העבודה לביצוע פעילות. נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים, קצרים וכתובים בשפה קריאה לאוכלוסיית היעד. יש לשים לב לפני כתיבת נהלי עבודה, כי תהליכי העבודה יהיו פשוטים ויעילים. אף אחד לא היה רוצה לעבור הליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר פתאום קיבל אחריות זמנית על ביצוע המשימות של העובד הנעדר, הציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

נוהלי הפעלה וביצוע

נהלי ההפעלה הם אולי המסמכים החשובים ביותר בתעשייה. הם מייצגים את הוראות בכתב על איך להפעיל מכונות או לבצע משימות באופן הבטוח והיעיל. נהלי הפעלה וביצוע שלא כמו נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים מאוד. נוהלי ההפעלה יפרטו צעד אחר צעד כפתור אחר כפתור מה עושים מה הפועל היוצא של הפעולה ומה הוראות הבטיחות.

מדריך למשתמש

מדריך למשתמש, דומה מאוד לנוהלי הפעלה ואף זהה במקרים מסוימים. במדריך למשתמש בדרך כלל מצורפים תמונות של מסכים או רכיבים. לכל רכיב או כפתור יש פרוט של אופן הפעולה שלו או התגובה בעת השימוש.

נהלי בטיחות

נהלי בטיחות הם אוסף של הנחיות או הוראות שתוכננו במיוחד כדי להגן על אנשים ולמזער סיכונים בסביבות שונות. הם מקימים מסגרת עבור אנשים וארגונים לעקוב, להבטיח כי המשימות מבוצעות בבטחה ובעקביות. נהלים אלה יכולים להשתנות במידה רבה בהתאם להקשר, החל מפרוטוקולי בטיחות במקום העבודה ועד הנחיות לפעילויות פנאי.

נהלי הבטיחות מסייעים במניעת תאונות ומפחיתים את הסבירות לפציעות או הרוגים. על ידי הקפדה על נהלי בטיחות שנקבעו, אנשים יכולים למזער סיכונים הקשורים לפעילויות ומשימות שונות.

יתר על כן, נהלי הבטיחות מקדמים תרבות של בטיחות, מעלים את המודעות לסכנות פוטנציאליות ומעצימים אנשים לקחת אחריות על מעשיהם. נהלי בטיחות נדרשים לעתים קרובות על פי חוק ואי ציות יכול לגרום לקנסות, עונשים או אפילו צעדים משפטיים.

נהלי בטיחות ניתן למצוא בהיבטים שונים של חיינו, החל ממקום העבודה ועד פעילויות פנאי. כמה סוגים נפוצים של נהלי בטיחות כוללים:

• בטיחות בעבודה: על מעסיקים מוטלת האחריות להבטיח את בטיחות עובדיהם על ידי יישום נהלי בטיחות במקום העבודה. אלה יכולים לכלול הנחיות לטיפול בחומרים מסוכנים, שימוש במכונות ואפילו שיטות ארגונומיות להפחתת הסיכון לפציעה.
• פעילויות פנאי: בין אם אתם עוסקים בספורט, תחביבים או פעילויות פנאי אחרות, נהלי בטיחות יכולים לסייע במניעת תאונות ופציעות. לדוגמה, לבישת ציוד מגן מתאים בזמן רכיבה על אופניים או שמירה על הנחיות לשחייה בטוחה יכולה להפחית באופן משמעותי את הסיכון לפגיעה.
• תחבורה: נהלי בטיחות בדרכים, כגון ציות לחוקי התנועה ושימוש בחגורות בטיחות, יכולים להפחית משמעותית את הסבירות לתאונות והרוגים על הכביש.
• בטיחות מזון: נהלי טיפול והכנת מזון נכונים יכולים למנוע מחלות המועברות במזון, ולהבטיח כי הארוחות בטוחות לצריכה.

נהלי חירום

נהלי חירום הם פרוטוקולי בטיחות חיוניים שנועדו להדריך אנשים במצבים בלתי צפויים ומסוכנים. מטרתם העיקרית היא למזער את הנזק ולהבטיח את רווחתם של כל המעורבים.

תרחישים שונים דורשים נהלי חירום ספציפיים. כמה דוגמאות נפוצות כוללות תרגילי אש ועזרה ראשונה. תרגילי אש עוזרים להכין אנשים לצאת מבניין בבטחה ובמהירות במקרה של שריפה. פינויים נדרשים כאשר קיים איום בתוך מתקן, כגון דליפת גז או אירוע חומרים מסוכנים. נהלי עזרה ראשונה מספקים הדרכה כיצד להגיב למצבי חירום רפואיים, כגון פציעות, מחלות פתאומיות או מצבים מסכני חיים.

.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post סוגי נהלים appeared first on יעד ניהול.