נהלים, נהלי עבודה ומעליהם נהלי המדיניות, יכולים להוות מעמסה ועול בלתי נסבל בכל ארגון. לא פעם נתקלים בנהלי ארגון המנוסחים באופן מפורט מדי, לא ממוקד, או בקיצוניות השנייה- נהלים הכתובים בצורה כללית ולא ברורה לביצוע.

אף אחד לא היה מעוניין לעבור תהליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר נדרש להחליפו זמנית, קיימת ציפייה שהמחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

תהליך כתיבת נהלים חייב להיעשות במקצועיות. נהלים הכתובים כראוי מבטיחים יישום נכון ויעיל. שימוש בנהלים כאלה יכול להשפיע מהותית על הגשמת יעדי הארגון ולהניב חיסכון בכסף ובמשאבים יקרים. נהלים ברורים מסייעים למערכות ולעובדים לתפקד טוב יותר. העובדים יודעים מה לעשות, מתי לעשות את זה ואיך לעשות את זה. כך ניתן להפחית את התסכול ולחסוך הרבה במאמצים, זמן וכסף.

נהלים טובים צריכים להיות מדויקים, קצרים וקריאים. מאפיינים אלה מחייבים ידע וניסיון של כתיבה מקצועית. לא תמיד קלות להשגה. לעתים הכותבים מפרטים יותר מדי בנהלים, ולבסוף עובדי הארגון נותרים עם ספר נהלי עבודה ארוך ומסורבל. נהלי עבודה מורכבים יתר על המידה גורמים לעובדים להתעלמות מהנהלים ולפעול על-פי שיקול דעת, ניסיון העבר או על-ידי בקשה לקבלת הנחיות בעל פה מעובדים מנוסים יותר..

אנחנו מאמינים כי באמצעות ידע ותרגול קצר, ניתן ללמוד כיצד לכתוב נהלים, לפתח את המודעות ולרכוש מיומנות תוך כדי תרגול וצבירת ניסיון

נוהל מדיניות, נוהל עבודה, הוראת עבודה

קיימים שלושה מסמכים עיקריים הנקראים נהלים: נהלי מדיניות, נהלי עבודה והוראות עבודה. קיימים הבדלים מהותיים בין שלושת הנהלים. בשלב זה ננסה להבין על קצה המזלג את ההבדלים המרכזיים בין שלוש סוגי הנהלים:

נהלי מדיניות

נהלי מדיניות הנם אמירה פילוסופית, להצגת מסר ניהולי קצר המאפשר למקד ולסנן את מרחב האפשרויות הקיימות לפתרון דילמה. בדרך כלל מדיניות אינה קשוחה וחד משמעית, היא מאפשרת לקבל החלטה מושכלת, בהתאם לתרחיש. דוגמה למדיניות: "המדיניות של הארגון היא שלא מקבלים שיקים"

נהלי עבודה

נהלי עבודה מפרטים באופן פשוט וברור, את השיטה בה מיישמים בפועל את המדיניות. נוהל העבודה, מסייע לעובד לבחור בפתרון המיטבי, במצבים ובתרחישים שונים בעת ביצוע העבודה בפועל.
דוגמה לאמור בנוהל עבודה: "אם לקוח מבקש לשלם בשיק, יש לשאול את הלקוח, האם יש לו צורה חלופית של תשלום: מזומן, כרטיס אשראי". האם די בכך? ומה יעשה במקרה ובו ללקוח אין אמצעי תשלום אחר? הנוהל חייב לתת מענה ופתרון גם למצב כזה. נוהל העבודה לספק לעובד תשובות כגון: אם אין ללקוח חלופות לתשלום, האם לא למכור או האם קיימת דרך אחרת, למשל פנייה להנהלה לקבלת התר מיוחד לקבלת תשלום בשיק. כמו-כן אם אכן קיים תהליך חריג לאישור תשלום בשיק על הנוהל לפרט: למי מותר לפנות לקבלת אישור? מי ממלא המקום בעת הצורך? אם אין ממלא מקום מה עושים?

הוראת עבודה

יכולה להיות גם הוראת הרכבה, הוראת הפעלה, מדריך למשתמש וכדומה.
הוראת העבודה, מפרטת שלב אחר שלב פעילות ספציפית וגם נותנת מענה מדויק לאופן הפעולה בכל צומת של החלטות.
דוגמה להוראת עבודה: אם קיימת בארגון מערכת ממוחשבת לקבלת החלטות, יש אפשרות לכתוב הוראת עבודה, הכוללת הנחיות לביצוע תהליך אישור ממוחשב לאישור חריג לקבלת שיק מלקוח. ההנחיות יכללו מידע כגון: אופן הכניסה לתוכנה, הסבר על הפונקציונאליות של כל סוגי הכפתורים והשדות במסכי התכנה, הנחייה שלב אחרי שלב על השדות בהן יש להזרים מידע, באילו כפתורים ושדות ספציפיים יש להשתמש לצורך אישור או דחיית הבקשה ועוד. ההסבר בדרך כלל יהיה מלווה בתרשימים ותמונות מסך שונות כדי להמחיש ולחדד את ההסבר. 

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post נהלי מדיניות – נהלי עבודה – הוראות עבודה appeared first on יעד ניהול.

כאשר מתחילים במלאכת כתיבת נהלים, חשוב תחילה להגדיר את סוג הנוהל אותו כותבים ומי אוכלוסיית היעד לקריאת הנוהל. חלק מהנהלים מחייבים כתיבה מדויקת ומפורטת, המתארת בדיוק רב כל פעילות. נהלים אחרים דורשים רק התייחסות כללית וקצרה על פעילות נדרשת, מתוך הבנה כי הקורא מבין ויודע כיצד לבצע את הפעולה.

במאמר זה ננסה לסקור על קצה המזלג, את סוגי הנהלים הקיימים ואופן הכתיבה הייעודי לכל נוהל:

נהלי מדיניות

נהלי המדיניות יקבעו את אחדות המטרה והכיוון של הארגון. מטרת נהלי המדיניות היא להביא למודעות העובדים את יעדי הארגון ומטרותיו וכפועל יוצא השגת מוטיבציה להשגתם. נהלי המדיניות נכתבים באופן מאוד כללי ונותנים מרחב ניכר לשיקול דעת של מנהלים ועובדים.

נהלי עבודה

נהלי עבודה מגדירים לעובד את תהליך העבודה לביצוע פעילות. נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים, קצרים וכתובים בשפה קריאה לאוכלוסיית היעד. יש לשים לב לפני כתיבת נהלי עבודה, כי תהליכי העבודה יהיו פשוטים ויעילים. אף אחד לא היה רוצה לעבור הליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר פתאום קיבל אחריות זמנית על ביצוע המשימות של העובד הנעדר, הציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

נוהלי הפעלה וביצוע

נהלי ההפעלה הם אולי המסמכים החשובים ביותר בתעשייה. הם מייצגים את הוראות בכתב על איך להפעיל מכונות או לבצע משימות באופן הבטוח והיעיל. נהלי הפעלה וביצוע שלא כמו נהלי עבודה חייבים להיות מדויקים מאוד. נוהלי ההפעלה יפרטו צעד אחר צעד כפתור אחר כפתור מה עושים מה הפועל היוצא של הפעולה ומה הוראות הבטיחות.

מדריך למשתמש

מדריך למשתמש, דומה מאוד לנוהלי הפעלה ואף זהה במקרים מסוימים. במדריך למשתמש בדרך כלל מצורפים תמונות של מסכים או רכיבים. לכל רכיב או כפתור יש פרוט של אופן הפעולה שלו או התגובה בעת השימוש.

נהלי בטיחות

נהלי בטיחות הם אוסף של הנחיות או הוראות שתוכננו במיוחד כדי להגן על אנשים ולמזער סיכונים בסביבות שונות. הם מקימים מסגרת עבור אנשים וארגונים לעקוב, להבטיח כי המשימות מבוצעות בבטחה ובעקביות. נהלים אלה יכולים להשתנות במידה רבה בהתאם להקשר, החל מפרוטוקולי בטיחות במקום העבודה ועד הנחיות לפעילויות פנאי.

נהלי הבטיחות מסייעים במניעת תאונות ומפחיתים את הסבירות לפציעות או הרוגים. על ידי הקפדה על נהלי בטיחות שנקבעו, אנשים יכולים למזער סיכונים הקשורים לפעילויות ומשימות שונות.

יתר על כן, נהלי הבטיחות מקדמים תרבות של בטיחות, מעלים את המודעות לסכנות פוטנציאליות ומעצימים אנשים לקחת אחריות על מעשיהם. נהלי בטיחות נדרשים לעתים קרובות על פי חוק ואי ציות יכול לגרום לקנסות, עונשים או אפילו צעדים משפטיים.

נהלי בטיחות ניתן למצוא בהיבטים שונים של חיינו, החל ממקום העבודה ועד פעילויות פנאי. כמה סוגים נפוצים של נהלי בטיחות כוללים:

• בטיחות בעבודה: על מעסיקים מוטלת האחריות להבטיח את בטיחות עובדיהם על ידי יישום נהלי בטיחות במקום העבודה. אלה יכולים לכלול הנחיות לטיפול בחומרים מסוכנים, שימוש במכונות ואפילו שיטות ארגונומיות להפחתת הסיכון לפציעה.
• פעילויות פנאי: בין אם אתם עוסקים בספורט, תחביבים או פעילויות פנאי אחרות, נהלי בטיחות יכולים לסייע במניעת תאונות ופציעות. לדוגמה, לבישת ציוד מגן מתאים בזמן רכיבה על אופניים או שמירה על הנחיות לשחייה בטוחה יכולה להפחית באופן משמעותי את הסיכון לפגיעה.
• תחבורה: נהלי בטיחות בדרכים, כגון ציות לחוקי התנועה ושימוש בחגורות בטיחות, יכולים להפחית משמעותית את הסבירות לתאונות והרוגים על הכביש.
• בטיחות מזון: נהלי טיפול והכנת מזון נכונים יכולים למנוע מחלות המועברות במזון, ולהבטיח כי הארוחות בטוחות לצריכה.

נהלי חירום

נהלי חירום הם פרוטוקולי בטיחות חיוניים שנועדו להדריך אנשים במצבים בלתי צפויים ומסוכנים. מטרתם העיקרית היא למזער את הנזק ולהבטיח את רווחתם של כל המעורבים.

תרחישים שונים דורשים נהלי חירום ספציפיים. כמה דוגמאות נפוצות כוללות תרגילי אש ועזרה ראשונה. תרגילי אש עוזרים להכין אנשים לצאת מבניין בבטחה ובמהירות במקרה של שריפה. פינויים נדרשים כאשר קיים איום בתוך מתקן, כגון דליפת גז או אירוע חומרים מסוכנים. נהלי עזרה ראשונה מספקים הדרכה כיצד להגיב למצבי חירום רפואיים, כגון פציעות, מחלות פתאומיות או מצבים מסכני חיים.

.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post סוגי נהלים appeared first on יעד ניהול.