בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

ייעוץ ארגוני  - הסודות

כתב – רן פרייז (אפריל 2016)

ייעוץ ארגוני נועד לשפר את המצב הקיים בארגון תוך הקפדה על שלושה עקרונות בסיסיים:

  • איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון;
  • המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה;
  • שיפור מתמיד;

כדי להגדיר מכשולים ולנתח את השפעת יישום הפתרונות להתייעלות ארגונית חייבים לקבוע מדדים להצלחה.

מדדים להצלחה מוגדרים על-ידי שני גורמים:

  • מספרים;
  • מסגרת זמן;

במאמר זה אנסה לפרט את חשיבות השימוש במדדים להצלחה במהלך ביצוע פרויקטים של ייעוץ ארגוני.

העיקרון הראשון של הייעוץ הארגוני - איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון;

המטרה

לפני שמאתרים מכשולים וקשיים להשגת המטרה חייבים להגדיר באופן ברור את המטרה. לכל סוג ארגון מטרות ייעודיות המוגדרות כפוי ליוצא של הסיבה אשר בגינה הוקם הארגון. למשל ארגונים עסקיים הוקמו כדי למקסם רווח לבעלי הארגון. לעומת ארגונים ממשלתיים אשר הוקמו כדי לסייע לאזרחי המדינה במתן  שרות מסוים.

אחת ההגדרות של מטרה ארגונית היא המקום הבא בו הארגון שואף להיות. כאשר יועץ ארגוני מגדיר את המטרה של הארגון הוא חייב להשתמש במדד להצלחה. בהמשך המדד להצלחה יקבע האם הייעוץ הארגוני הועיל.

כפי שהזכרתי לעיל, מדד להצלחה מחייב שימוש במספרים ומסגרת זמן. בארגון עסקי אפשר להגדיר מטרה ברבדים ארגוניים שונים. למשל דוגמה למטרה בארגון עסקי יכולה להיות: "עד סוף שנת 2017 הארגון ימוקם במקום השני מבין כל המתחרים בכמות מכירת מכוניות בנפח מנוע של עד 1600 סמ"ק". במקרה זה המטרה מעוד ברורה וממוקדת עכשיו היועץ הארגוני יכול להתחיל את השלב הראשון כדי לאתר את המכשולים להשגת המטרה.

איתור מכשולים להשגת המטרה

כבר מעל 20 שנה חברת ייעוץ ארגוני יעד ניהול מייעצת לעשרות ארגונים גדולים ופחות גדולים, במגזרים שונים: תעשייה, מסחר, בנייה, מגזר ציבורי, מגזר פיננסי, מגזר ממשלתי, מוניציפלי.

ככלל איתור המכשולים להשגת מטרת הארגון מתבצעת תמיד תוך כדי לימוד המצב הקיים. לימוד המצב הקיים בארגון מחייב להבין את סביבת העבודה החיצונית לארגון, המבנה הארגוני וגדרת התפקידים, מערכות המידע והדיווח, תהליכי העבודה הפנימיים, ממשקים או יחסי הגומלין בין התהליכים ועוד.

תהליך הלימוד של המצב הקיים כולל מפגשים וראיונות פרונטאליים עם פונקציות מרכזיות בארגון, לימוד הנהלים הקיימים, לימוד נתונים מספריים ממערכות המידע ו/או הדיווח בארגון, מדידה וכדומה. המהלך המפגשים עם עובדי ומנהלי הארגון מוצפים כ- 80% עד 100% מהמכשולים ונקודות התורפה הקיימות בארגון. כל שצריך זה לאתר את הנקודות המרכזיות ולהגדיר אותם באמצעות מדדים להצלחה. לעיתים כדי להציג תמונה ברורה של נקודות התורפה, נדרשת מדידת עבודה או ניתוח נתונים קיימים.

למשל כאשר במהלך חקר המצב הקיים אותר חוסר איזון בקו ייצור, יש לחלק את קו הייצור לתחנות עבודה ולאתר את התחנות בהן קיים עומס יחסי ותחנות בהן קיימת בטלה יחסית. במקרה זה המדד להצלחה הוא "יעילות" עובדים או "נצילות" מכונות. זיהוי עומס או נצילות מתבצע בעזרת מדידות עבודה.
סיום שלב איתור המכשולים בדרך להשגת הטרה מסתיים ברשימה של נקודות תורפה, כל נקודה מוגדרת באמצעות הפרמטרים הבאים:

  • תיאור מילולי של נקודת התורפה;
  • הגדרת המדד להצלחה;
  • הנתונים המספריים שנמדדו או נותחו (מדוחות ונתונים קיימים);
  • סיבות למצב הקיים

יש מקרים בהם יועץ ארגוני מציג נקודות תורפה בארגון בתיאור מילולי כגון: סרבול, מקור לטעויות וכדומה. אולם ללא שימוש ב"חוק המספרים", לא ניתן להגדיר חולשות ולא ניתן להציג פועל יוצא של פעילות לשיפור המצב.



העיקרון השני של הייעוץ הארגוני - המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה;

כאשר יש אבחון נכון והגדרת מכשולים מדויקת הייעוץ הארגוני כבר נמצא במחצית הדרך לפתרון.


במהלך שנות עבודתי כיועץ ארגוני בחנתי ולמדתי שיטות ניהול ושיטות עבודה מגוונים. יישמתי בהצלחה מערכות איכות, מערכות בקרת איכות, מערכות ניהול תהליכי עבודה. חלק נכבד מעבודתי התבצעה בארגונים הגדולים בישראל כגון בנק הפועלים, פז, הבורסה לנירות ערך, משרד הבריאות ועוד... בנוסף עברתי הכשרות במגוון רחב של פתרונות מתחום הנדסת התעשייה וניהול. אולם ניסיון ככל שיהיה עדיין כדי לאתר פתרונות איכותיים ואפקטיביים נדרש ראיה מרחבית ויצירתיות.


מגוון הפתרונות הוא רחב הרבה יותר כמות המכשולים בדרך להשגת היעדים. מגוון הפתרונות מתחלק לקבוצות מרכזיות:

פתרונות ארגוניים: שינוי מבנה ארגוני, הגדרת תפקידים נכונה, ביטול בירוקרטיה וכפל פעילויות.

פתרונות ניהוליים: הדרכה/אימון מנהלים, הגדרת כלים ניהוליים, הגדרת אסטרטגיה ארגונית, הגדרת מדדים ואמצעי בקרה ושליטה, כתיבת נהלים.

פתרונות מערכתיים: החלפה, פיתוח, יישום מעמיק של מערכות מידע ארגוני או מערכות תומכות.

פתרונות הנדסיים: פתיחת חסמים וצווארי בקבוק, יישום מערכת שכר עידוד, שינוי או בנייה של מערכי ייצור/מחסנים/משרדים, שיפור תהליכי עבודה.

פתרונות ברמת האיכות: מיסוד כולל של מערכת איכות.

מרחב הפתרונות גדול וייעודי לכל נקודת תורפה אולם בכל פתרון יש לתת ביטוי הולם למדידה ובקרה. יש לזכור את הכלל: "מה שלא ניתן למדוד לא ניתן ליעל". לכל פתרון יש לקבוע מדדים להצלחת הפתרון, נקודות בקרה, אמצעי בקרה ואמצעי דיווח וניתוח נתונים. נתוני המדדים צריכים להיות זמינים ב"משיכה" או ב"דחיפה" בזמן אמת למנהלים ומקבלי ההחלטות בארגון.

כל ההמלצות אשר הוחלט ליישמם בארגון יועברו לתוכנית שיפור המפרטת לכל פתרון את הסעיפים הבאים: משימות, אחראי לביצוע כל משימה, תאריך יעד לסיום המשימה.

כדי להצליח ביישום הפתרונות חובה כי ההנהלה הבכירה של הארגון תחייב באופן ברור וחד את העובדים והמנהלים לבצע במקצועיות ובנחישות את כל המשימות בזמן.

על הנהלת הארגון למנות פונקציה בכירה לנהל את היישום כפרויקט. מנהל הפרויקט יפקח על התקדמות ביצוע המשימות ויספק פתרונות לבעלי העניין במהלך היישום.


העיקרון שלישי של הייעוץ הארגוני – שיפור מתמיד

הסביבה הארגונית נמצאת בשינוי מתמיד: הרגולציה משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת, עובדים משנים תפקידים או מתחלפים, נכנסים מתחרים חדשים לשוק. בנוסף דינמיות של הסביבה הארגונית ההנחה הבסיסית היא שתמיד אפשר לעשות יותר טוב. לכן העיקרון האחרון של הייעוץ הארגוני הוא השיפור המתמיד.

ישנן מספר מתודולוגיות ליישום שיפור מתמיד, אני ממליץ ליישם את מתודולוגיית מעגל השיפור המתמיד אשר פותחה על-ידי דמינג. PDCA - Plan-Do-Check-Act, או בעברית: תכנן-עשה-בדוק-פעל.

השיטה מלמדת אותנו לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור. כמו-כן העיקרון המרכזי של השיטה הוא יצירת מנגנוני בקרה של מדידת תכנון מול ביצוע. ניתן לקבל מידה רחב יותר על השיטה במאמר שכתבי בנושא. למאמר המלא אנא לחצו על הלינק – שיפור מתמיד >>>

אני תקווה כי המאמר עזר ופתח קווי מחשבה פרקטיים לארגון שלכם.

אשמח לסייע בייעוץ ארגוני בכל ארגון,
באהבה, רן פרייז

 

סלולארי - 050-7494059

 

מאמרים נבחרים נוספים שכתבתי בעיניין ייעוץ ארגוני:

 

______________________________________________________________________________________

 

שיפור שיטות - דוגמה

תיאור קצר של פרוייקט ייעוץ אירגוני שביצעתי באחד מהתאגידים הגדולים ביראל. הפרויקט נועד לשפר את רמת השירות בתחום הגניזה והתיוק. הפרויקט נמשך כשנתיים ובסיומו רמת השרות השתפרה במאות אחוזים, נחסכו 12 משרות ובנוסף נחסכו עוד - 2 מליון ש"ח בכל שנת עבודה.

למאמר המלא לחצו על הלינק - שיפור שיטות >>>.

___________________________________________________________________________

צמצום תשומות ללא פגיעה בתפוקות

"האטה", "חוסר ודאות", "מיתון", הינם מושגים אשר נשמעים באופן גובר והולך בעיתונות, בטלוויזיה ובחדרי ישיבות, כמעט כל ארגון וחברה. האווירה במשק הישראלי והעולמי גורמת לעלייה חדה בתחושות של בעלי העסקים, כי יש לבצע פעילות להפחתת העלויות.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ איגוני >>>

 

____________________________________________________________________________

 

ניהול לפי יעדים

שיטת ניהול להשגת יעדים מוגדרים באמצעות פעולות ובזמן קצוב.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ניהול לפי יעדים >>>

_______________________________________________________________________________________

 

ראיה מרחבית

מקצוע הנדסת תעשייה וניהול, דורש להצטיין בשילוב מנצח של כישורים הבאים:
ראייה מרחבית. יכולת איתור נקודות תורפה בתהליכים. יכולת יצירתית לאיתור פתרונות. פוליטיקה.

למאמר המלא לחצו על הלינק -  ראיה מרחבית >>>

______________________________________________________________________________________

 

 

יכולת יצירתית לאיתור פתרונות

יכולת יצירתית לאיתור פתרונות הנדרשת ממהנדס/ת תעשייה וניהול.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ ארגוני יצירתיות >>>

 

___________________________________________________________________________

 

ארגון ושיטות - חשיבה מקומית וארגונית

חייב להיות יחס נכון, התאמה, קשרי גומלין אפקטיביים ואסטרטגיה ארגונית כוללת אחת.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ ארגוני חשיבה מקומית וארגונית >>>

______________________________________________________________________________________

 

 

תרשים עצם הדג

תרשים הדג הינו כלי המשמש צוות סיעור מוחות המבצע פרויקט "ניהול רזה" Lean_Management, שש סיגמה 6 Sigma.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ אירגוני תרשים עצם הדג >>>

 

______________________________________________________________________________________

 

 
ארגון ושיטות מה זה?

ארגון ושיטות הינה פונקציה ארגונית, אשר מקורה בחלוצים של הניהול המדעי: טיילור (Taylor) וגילברט (Gilbreth). כבר לפני הקמת ארגון ושיטות כפונקציה ייעודית בארגון, עבודתם של טיילור וגילברט השפיעה רבות על גישות שיפור תהליכי העבודה

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ ארגוני מה זה?>>>

_______________________________________________________________________________________

 

 

ארגון ושיטות מתודולוגיה

לאחר עשרות פרויקטים של ארגון ושיטות ויצירת חיסכון בעלויות תפעול של מיליוני שקלים בכל שנה, נחשוף כאן את מתודולוגיית העבודה של ההצלחה.

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ ארגוני מתודולוגייה >>>

________________________________________________________________________________________

 

 התייעלות ארגונית

מתודולוגיית 7 השלבים ליעוץ ארגוני בתחום ההתייעלות. המתודולוגייה פותחה על-ידי רן פרייז, במהלך מעל 20 שנות עבודה כיועץ ארגוני בעשרות ארגונים חלקם תאגידי ענק, יחידות ממשלתיות, עיריות, ארגונים יצרניים, ארגונים מתחום המסחר, ארגונים מספקי שרות ועוד ...

למאמר המלא לחצו על הלינק - ייעוץ ארגוני מתודולוגייה >>>

 

_______________________________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 




תגובות גולשים:
שם
 *
כותרת
 *
תוכן

רן פרייז נייד. 050-7494059