הטמעת נהלים

נהלים בארגון הם כלי ניהולי ותפעולי בעל ערך עליון. ככל שהארגון גדול יותר ובוודאי כאשר יש לארגון סניפים או שלוחות מרוחקות, גוברת החשיבות של ספר נהלים איכותי. לעתים איכות ספר הנהלים קריטית ליציבות הארגון.

מטרות ספר נהלים

לספר נהלים שתי מטרות מרכזיות:

1. העברת הנחיות עבודה מסרים, לעובדי ומנהלי הארגון.
2. שימור הידע הארגוני.

הצלחה של ספר נהלים

הצלחת ספר נהלים מורכבת משילוב של שלושה תחומים:

• איכות כתיבה ועריכת הנהלים.
• איכות הטמעת הנהלים בארגון.
• איכות תחזוקה ועדכון נהלים.

אפשר לכתב ספר נהלים באופן הכי מקצועי, אולם הוא לא יהיה אפקטיבי אם בעלי התפקידים בארגון לא ידעו על קיומו, או אם הנהלים לא יהיו זמינים.
נהלים משתנים אם הזמן וזאת כפועל יוצא של שינויים ברגולציה, שינויים בתהליכי עבודה, שינויים ארגוניים, שינויים טכנולוגיים ושינויים אחרים. ספר נהלים שלא יתוחזק ויעודכן בזמן לא יהיה רלוונטי ואף עלול להעמיד את הארגון בסכנה.
במאמר זה מתמקד באיכות הטמעת ספר נהלים בארגון. ניתן למצוא באתר של יעד ניהול מאמרים נוספים המתמקדים באיכות כתיבה ועריכת נהלים ובאיכות עדכון נהלים.

הטמעת ספר נהלים בארגון

הצלחת הטמעת נהלים תלויה בראש ובראשונה במקצועיות ובאיכות של כתיבת הנהלים. לא ניתן לבצע הטמעה לנהלים אשר נכתבו באופן מסורבל ולא לא מובן.
חשוב לדעת כי הטמעה לא טובה של נהלים עלולה לפגוע בביצועי עובדים, בבטיחות, בתוצרת הארגון ובתדמית הארגון, כמו כן היא עלולה לגרום לאיבוד לקוחות ולבזבוז משאבים יקרים.

כדי להטמיע נהלים בארגון יש לפעול בהלימה לחמישה עקרונות כמפורט:

עיקרון ראשון – זמינות

נהלים הכתובים באופן המקצועי ביותר, מאבדים את ערכם אם העובדים והמנהלים בארגון אינם מודעים להם, לתוכנם או שהגישה אליהם קשה ו/או מסורבלת.
הנהלים צריכים להיות זמינים כך שהמשתמשים בהם יהיו מסוגלים לאתר בקלות את הנוהל המבוקש ולהשתמש בו.

עיקרון השני – אחריות ברורה לכל נוהל

בדרך כלל מנהלים אינם פנויים למלאכת הכתיבה והעריכה של נהלים, לכן יש למנות אחראי נוהל בעל הכישורים המתאימים.
לכל נוהל יש להגדיר אחראי נוהל אשר מכיר היטב את התהליכים המפורטים בנוהל.
תפקיד של אחראי הנוהל הם כמפורט:

• עריכת הנוהל ככל שיידרש.
• מתן מענה הולם בזמן אמת לכל בעל עניין הקשור בנוהל.
• הפצת נהלים החדשים ועדכונים לגבי הנהלים לכל העובדים/מנהלים בעלי העניין
• שמירת כל הגרסאות של הנהלים, הטפסים הקשורים, הנספחים והעדכונים.

עיקרון שלישי – הדרכה

יש להקים תוכנית הדרכה לנהלים הכוללת מערכי הדרכה ומבחני בקיאות.
הדרכה לרענון הידע ועדכון שינויים בנהלים תתקיים אחת לתקופה (מומלץ כל 6 חודשים לנהלים מרכזיים ואחת לשנה לנהלים כללים).

עיקרון רביעי – בקרה ומשמעת

על כל מנהל להפעיל את כישורי הניהול שלו, כדי לוודא שהעובדים תחת ניהולו פועלים בהתאם לנהלים.
לנהלים קריטיים יש להקים מנגנוני בקרה ואמצעי אכיפה המפקחים על ביצוע ראוי של הנדרש בנהלים.

עיקרון חמישי – עדכניות

על כל אחראי נוהל לוודא אחת לתקופה כי הנהלים עליהם הוא אחראי עדכניים. אם חלים שינויים בתהליכים המפורטים בנהלים יש לוודא כי העדכון יבוצע בזמן אמת.

אני תקווה שעזרתי – אשמח לסייע מקצועית לכל ארגון המבקש לכתוב נהלים ו/או להטמיע נהלים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז (מהנדס תעשייה וניהול בעל מעל 20 שנות ניסיון בשיפור שיטות עבודה והתייעלות), היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.