The post השגת צמיחה בת-קיימא באמצעות יעילות ארגונית appeared first on יעד ניהול.

ייעוץ ארגוני נועד לשפר את המצב הקיים בארגון תוך הקפדה על שלושה עקרונות בסיסיים:

1. איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון.
2. המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.
3. שיפור מתמיד.

כדי להגדיר מכשולים ולנתח את השפעת יישום הפתרונות להתייעלות ארגונית חייבים לקבוע מדדים להצלחה.

מדדים להצלחה מוגדרים על-ידי שני גורמים:

1. מספרים.
2. מסגרת זמן.

במאמר זה אנסה לפרט את חשיבות השימוש במדדים להצלחה במהלך ביצוע פרויקטים של ייעוץ ארגוני.

העיקרון הראשון של הייעוץ הארגוני – "איתור מכשולים המקשים על השגת מטרת הארגון".

מה המטרות של הייעוץ הארגוני?

לפני שמאתרים מכשולים וקשיים להשגת המטרה חייבים להגדיר באופן ברור את המטרה.
לכל סוג ארגון מטרות ייעודיות המוגדרות כפועל יוצא של הסיבה אשר בגינה הוקם הארגון. לדוגמה ארגונים עסקיים הוקמו כדי למקסם רווח לבעלי הארגון, לעומתם, ארגונים ממשלתיים הוקמו כדי לסייע לאזרחי המדינה במתן  שרותים ספציפיים.
מטרה נפוצה של ארגונים רבים היא הגדרת השלב הבא בו הארגון שואף להיות.
כאשר יועץ ארגוני מגדיר את המטרה של הארגון הוא חייב להשתמש במדד להצלחה. בהמשך המדד להצלחה יקבע אם הייעוץ הארגוני הועיל.

מדדים להצלחה

ככפי שהזכרתי לעיל, מדד להצלחה מחייב שימוש במספרים ומסגרת זמן.
בארגון עסקי אפשר להגדיר מטרה ברבדים ארגוניים שונים.
דוגמה למטרה בארגון עסקי יכולה להיות: "עד סוף שנת 2017 הארגון ימוקם במקום השני מבין כל המתחרים מספר המכוניות שימכרו בנפח מנוע של עד 1600 סמ"ק".
במקרה זה, המטרה מאוד ברורה וממוקדת, מכאן יכול היועץ הארגוני להתחיל בשלב הראשון לאתר את המכשולים להשגת המטרה.

איתור מכשולים להשגת המטרה

ככלל איתור המכשולים להשגת מטרת הארגון מתבצעת תמיד תוך כדי לימוד המצב הקיים. לימוד המצב הקיים בארגון מחייב להבין את סביבת העבודה החיצונית לארגון, המבנה הארגוני והגדרת התפקידים, מערכות המידע והדיווח, תהליכי העבודה הפנימיים, ממשקים או יחסי הגומלין בין התהליכים ועוד.
תהליך הלימוד של המצב הקיים כולל מפגשים וראיונות פרונטליים עם פונקציות מרכזיות בארגון, לימוד הנהלים הקיימים, לימוד נתונים מספריים ממערכות המידע ו/או הדיווח בארגון, מדידה וכדומה. במהלך המפגשים עם עובדי ומנהלי הארגון מוצפים כ- 80% עד 100% מהמכשולים ונקודות התורפה הקיימות בארגון. מהם יש לאתר את הנקודות המרכזיות לשיפור ולהגדירן באמצעות מדדים להצלחה.
לעתים כדי להציג תמונה ברורה של נקודות התורפה, נדרשת גם מדידת עבודה או ניתוח נתונים קיימים.

לדוגמה לזיהוי עומס או נצילות המתבצע בעזרת מדידות עבודה:

כאשר במהלך חקר המצב הקיים אותר חוסר איזון בקו ייצור, יש לחלק את קו הייצור לתחנות עבודה ולאתר את התחנות בהן קיים עומס יחסי ותחנות בהן קיימת בטלה יחסית.
במקרה זה המדד להצלחה הוא "יעילות" עובדים או "נצילות" מכונות.
סיום שלב איתור המכשולים בדרך להשגת המטרה מסתיים ברשימה של נקודות תורפה, כל נקודה מוגדרת באמצעות הפרמטרים האלה:

• תיאור מילולי של נקודת התורפה.
• הגדרת המדד להצלחה.
• הנתונים המספריים שנמדדו או נותחו (מדוחות ונתונים קיימים).
• סיבות למצב הקיים.

יש מקרים בהם יועץ ארגוני מציג נקודות תורפה בארגון בתיאור מילולי כגון: סרבול, מקור לטעויות וכדומה. אולם ללא כימות במספרים, לא ניתן להגדיר חולשות ולא ניתן להציג פועל יוצא של פעילות לשיפור המצב (הכמות שנמדדה לאחר השיפור פחות הכמות שנמדדה לפני השיפור = השיפור).

העיקרון השני של הייעוץ הארגוני – המלצה ויישום של פתרונות מתקדמים וחכמים להסרת המכשולים ולהשגת המטרה.

כאשר יש אבחון נכון והגדרת מכשולים מדויקת הייעוץ הארגוני כבר נמצא במחצית הדרך לפתרון.

במהלך שנות עבודתי כיועץ ארגוני בחנתי ולמדתי שיטות ניהול ושיטות עבודה מגוונים. יישמתי בהצלחה מערכות איכות, מערכות בקרת איכות, ומערכות ניהול תהליכי עבודה.
חלק נכבד מעבודתי התבצעה בארגונים הגדולים בישראל כגון בנק הפועלים, פז, הבורסה לניירות ערך, משרד הבריאות, משרדים ממשלתיים נוספים ועוד…
בנוסף עברתי הכשרות במגוון רחב של פתרונות מתחום הנדסת התעשייה וניהול. הניסיון הרב והמגוון שצברתי מאפשר לי לאתר פתרונות איכותיים ואפקטיביים תוך ראיה מרחבית ויצירתיות.

סוגי פתרונות של יועץ ארגוני

מגוון הפתרונות הוא רחב הרבה יותר כמות המכשולים בדרך להשגת היעדים. מגוון הפתרונות מתחלק לקבוצות מרכזיות:

• פתרונות ארגוניים – שינוי מבנה ארגוני, הגדרת תפקידים נכונה, ביטול ביורוקרטיה וכפל פעילויות.
• פתרונות ניהוליים – הדרכה או אימון מנהלים, הגדרת כלים ניהוליים, הגדרת אסטרטגיה ארגונית, הגדרת מדדים ואמצעי בקרה ושליטה, כתיבת נהלים.
• פתרונות מערכתיים – החלפה, פיתוח, או יישום מעמיק יותר של מערכות מידע ארגוני או מערכות תומכות.
• פתרונות הנדסיים – פתיחת חסמים וצווארי בקבוק, יישום מערכת שכר עידוד, שינוי או בנייה של מערכי ייצור/מחסנים/משרדים, שיפור תהליכי עבודה.
• פתרונות ברמת האיכות – מיסוד כולל של מערכת איכות.

מרחב הפתרונות גדול וייעודי לכל נקודת תורפה אולם בכל פתרון יש לתת ביטוי הולם למדידה ובקרה. יש לזכור את הכלל: "מה שלא ניתן למדוד לא ניתן ליעל".
לכל פתרון יש לקבוע מדדים להצלחת הפתרון, נקודות בקרה, אמצעי בקרה ואמצעי דיווח וניתוח נתונים. נתוני המדדים צריכים להיות זמינים ב"משיכה" או ב"דחיפה" בזמן אמת למנהלים ולמקבלי ההחלטות בארגון.

כל ההמלצות אשר הוחלט ליישמם בארגון יועברו לתוכנית שיפור המפרטת לכל פתרון את הסעיפים הבאים: משימות, אחראי לביצוע כל משימה, תאריך יעד לסיום המשימה.

כדי להצליח ביישום הפתרונות חובה שההנהלה הבכירה של הארגון תחייב באופן ברור וחד את העובדים והמנהלים לבצע במקצועיות ובנחישות את כל המשימות בזמן.

על הנהלת הארגון למנות פונקציה בכירה לניהול היישום כפרויקט. מנהל הפרויקט יפקח על התקדמות ביצוע המשימות ויספק פתרונות לבעלי העניין במהלך היישום.

העיקרון שלישי של הייעוץ הארגוני – "שיפור מתמיד".

הסביבה הארגונית נמצאת בשינוי מתמיד: הרגולציה משתנה, הטכנולוגיה מתקדמת, עובדים משנים תפקידים או מתחלפים, נכנסים מתחרים חדשים לשוק. ההנחה הבסיסית בתוך כל הדינמיות הזאת היא שתמיד אפשר להשתפר, ולכן העיקרון האחרון של הייעוץ הארגוני הוא השיפור המתמיד.

ישנן מספר מתודולוגיות ליישום שיפור מתמיד, אני ממליץ ליישם את מתודולוגיית מעגל השיפור המתמיד אשר פותחה על-ידי דמינג. PDCA – Plan-Do-Check-Act, או בעברית: תכנן-עשה-בדוק-פעל.

השיטה מלמדת אותנו לחפש כל הזמן אפשרויות לשיפור. כמו-כן העיקרון המרכזי של השיטה הוא יצירת מנגנוני בקרה של מדידת תכנון מול ביצוע.

אני תקווה כי המאמר עזר ופתח קווי מחשבה פרקטיים.

אשמח לסייע בייעוץ ארגוני בכל ארגון,
בהצלחה, רן פרייז

The post ייעוץ ארגוני – סודות appeared first on יעד ניהול.

מה זה Kaizen (קייזן)?

• Kaizen (קייזן) הוא מונח אשר נגזר מהמשמעות של שתי מילים יפניות: Kai (קאי) – כלומר "שינוי", ו- Zen (זן), שמשמעותה "טוב". צירוף שתי המילים יוצר את התרגום – "שינוי לטובה".
• Kaizen (קייזן) הוא תהליך של שינוי או שיפור מהיר בארגון המתבצע באמצעות אירוע קייזן.
• אירוע קייזן מתבצע בהנחיה של יועץ ארגוני המומחה בשיטה וצוות המותאם באופן ייעודי לשיפור הנדרש.
• היועץ הארגוני מגדיר בעיה מסוימת למיקוד באירוע הקייזן.
• במהלך אירוע הקייזן, הצוות ממליץ על מגוון שיפורים קטנים וייעודיים כדי לתת מענה לבעיה הייעודית שנבחרה לאירוע.

מנחה של אירוע קייזן

המנחה של ה- Kaizen (קייזן), צריך להיות יועץ ארגוני בעל ניסיון וותק רב במתודולוגיות (Lean) ניהול רזה. ליועץ ארגוני טוב בדרך כלל יש את הכישורים הנדרשים לניהול אירוע Kaizen (קייזן), ובכלל זב: מיומנות בתהליכי ארגון ושיטות, בקיאות בגישה תהליכית, יכולת השפעה ותקשורת מעולים.
תהליך העבודה של היועץ הארגוני אשר מנחה אירוע קייזן,כולל את השלבים האלה:

1. סקירת הארגון ולימוד המצב הקיים.
2. איתור נקודות התורפה המרכזיות.
3. זיהוי האם Kaizen (קייזן) הוא הכלי הנכון לאיתור פתרונות. אם כן ממשיך לשלב הבא.
4. הגדרת הציפיות מהתהליך הקייזן.
5. בחירת כלי או סט הכלים אשר ישמשו בעת אירוע הקייזן.
6. בחירת צוות.
7. הכנת מפת רשימת ערך (VSM).
8. ביצע ההכנות לאירוע: מקום, זימון כל הצוות לאירוע, הכנת כיבוד ולוח זמנים.
9. ניהול האירוע בהתאם לתוכנית.
10. הגדרת מדדים תקפים.
11. מעקב.

האם Kaizen הנו הכלי הנכון?

כדי להבטיח כי Kaizen (קייזן) הינו הכלי הנכון לשימוש לפתרון בעיה קיימת, יש כמה שאלות בסיסיות אשר צריכות להישאל. לפעמים בעיה יכולה להיות פשוטה לפתרון ולכן ניתן לפתור אותה בעזרת אדם אחד או שניים בתוך שעות ספורות. בעיות אחרות עשויות למעשה להיות סימפטומים של בעיות מערכתיות עמוקות בהרבה אשר יכולים לדרוש משאבים של מספר אנשים ומספר חודשים כדי לאתר ולפתור את הבעיה. Kaizen (קייזן) נועד לבעיות הנמצאות איכשהו באמצע. כדי לבדוק אם קייזן הינו הכלי הנכון יש לשאול את השאלות האלה:

• האם הבעיה הקשורה לזמן מחזור או תפוקה?
  
• האם צוות קטן של אנשים, יכול לוודא כי הבעיה תתוקן בתוך כמה ימים?
  
• האם יש צווארי בקבוק בתהליך אשר מעקבים את ביצוע העבודה?
  
• האם הבעיה ברורה ומוכרת היטב על ידי אנשים רבים?
  

אם התשובות לשאלות לעיל נענו בחיוב, רוב הסיכויים ש Kaizen (קייזן) יעזור.

הכנה

אירוע Kaizen (קייזן) צפוי להיכשל ללא הכנה מצוינת. ברגע שהבעיה זוהתה, היועץ הארגוני אשר מנחה את האירוע יבצע את ההכנות האלה:

• הגדרת המצב הקיים: סקירת תהליך העבודה, גורמים מעורבים בתהליך, מערכות תומכות וכדומה.
  
• הגדרת נקודות התורפה בתהליך.
  
• קביעת חשיבות שלכל נקודת תורפה לצורך הדיון.
  
• קביעת לוח זמנים לביצוע תהליכי החשיבה ומציאת הפתרונות..
  
• קביעת חברי צוות ואימון חברי הצוות בעקרונות הניהול הרזה ושיטת הפעולה של אירוע קייזן.
  
• קביעת מקום מפגש (חדר ישובות למשל) ווידוא כיבוד מספיק ליום שלם.
  
• השגת תמיכה של מקבלי ההחלטות בארגון לאירוע.
  
• קביעת סדר היום.

בחירת כלי

למרות שיש מספר רב של כלים שונים בארגז כלי Lean (ניהול רזה), הכלים הנפוצים ביותר בשימוש באירועי Kaizen (קייזן) הם אלה:

• S5: מדובר בתהליך אשר כרוך בלשאול "למה" 5 פעמים לבעיה כדי להגיע לשורש הבעיה.
  
• תרשים עצם הדג: תרשים עצם הדג הוא התוצאה של אירוע סיעור המוחין הראשוני של צוות ומסייע לצמצם את הרשימה של תת בעיות לפריטי מוקד עיקריים לאירוע.
  
• Paka Yoke: שיטה זו משמשת כדי למנוע מלאי עודף, או כאשר את תוצאות תהליך תשואה יעבור תחילה נמוכה (FPY).
  
• תרשים פארטו: זה תרשים בר המבוסס על עיקרון פארטו שקובע כי 80% מבעיות שנוצרים על ידי רק 20% מסיבות השורש האפשריות. כלי זה יכול לעזור לזהות את הבעיות המשמעותיות ביותר בתהליך.

בחירת צוות

חברי הצוות לאירוע Kaizen (קייזן) ייבחרו בהתאם לפרמטרים האלה:

• המשתמשים בתהליך של השיפור. לדוגמה, אם הבעיה שהוגדרה קשורה בקו ייצור מסוים, העובדים באותו קו ייצור צריכים להיות חלק מאירוע Kaizen (קייזן).
• בעלי מעורבות משנית – כגון נציגים מרכש, הנדסה , ותפ"י.
• אדם זר אחד לתהליך כחבר צוות. אדם זה יכול להיות אחד אשר מכיר את התהליך אבל לא מעורב בו באופן ישיר, כמו מישהו מניהול מוצר, וזאת כדי לספק מבט אובייקטיבי.

Value Stream Mapping) VSM) מיפוי רשימת הערך

• Value Stream Mapping) VSM) מיפוי רשימת הערך, הינו כלי קריטי המשמש כדי להציג את המוצר/תוצר, החומר, ואת זרימת מידע בתהליך.
• במהלך אירוע Kaizen (קייזן), יש למפות את המצב הקיים כדי להגדיר את התהליך כפי שהוא פועל כיום, ולאחר מכן מפת מצב עתידי להראות את הדרך בתהליך המוצע.
• הרעיון הוא לפתח מפת מצב עתידית ולצפות כיצד השינויים ישפיעו על התהליך, האנשים, החומרים והמידע. 
• VSM נועד להראות כיצד שיפורים ב- Lead Time, מלאים או אספקה יכולים להשפיע על התהליך.

שיפור מתמיד

• אחד מתחומי האחריות של מנחה Kaizen (קייזן) הוא לוודא שכולם יתמקדו במטרה.
• המנחה חייב להישאר מאוד מודע למה שקורה סביבו , לעמוד על משמר כדי לדעת מה שכולם עושים, ושכולם יתמקדו בשמירה על המטרה הסופית.
• הדרך היחידה להשיג מטרה זו היא באמצעות שיפור מתמיד.
• דברים חייבים להמשיך לנוע קדימה. אם המנחה מגיע לנקודה שבה נראה כי אין לה פתרון, או הסכמה כללית על דרך פעולה המתאימה, המנחה צריך לעצור, ולהמשיך הלאה.
• יש לזכור כי ב Kaizen (קייזן), גם שיפור מינורי לתהליך משמעות התהליך הוא טוב יותר ממה שזה היה פעם.
• דרך השינוי המהיר, התהליך ישתפר וההתקדמות תימשך.

מדדים להצלחה

• לא ניתן למדוד את תהליך להצלחתו או כישלונו ללא שימוש במדדים להצלחה.
• חשוב מאוד שלקראת סוף אירוע Kaizen (קייזן), מדדים כגון תשואה ראשית, Teak Time (זמן מחזור), עבודה רגילה, זמן אספקה וכד 'יש למדוד על בסיס קבוע וארוך טווח על מנת להבטיח כי השינויים אשר נעשו במהלך האירוע הוטמעו בארגון.

מעקב

• חלק מתהליך Kaizen (קייזן), הוא להבטיח כי המעקב על ביצוע הפעולות.
• בסוף אירוע הקייזון המנחה יפיק תוכנית עבודה מסודרת ליישום השיפור.
• נושאים אשר לא טופלו באירוע ושדורשים התייחסות יטופלו בשבועות הקרובים לאחר האירוע.

.מה Kaizen (קייזן) יכול לעשות?

• יצירת התלהבות והרגש העשייה של כל המעורבים.
• מקדם חקירה ובפתרון יסודי של בעיות.
  
• מסייע לשמור על עלויות נמוכות באמצעות משאבים קיימים.
  
• מאפשר למשתמשי תהליך הזדמנות לראות את פעולתו הפנימית.
  
• מסייע ליצור בעלות והעצמה.
  
• משפר את שביעות רצון בעבודה.
  

לאירועי Kaizen (קייזן), יש את הכוח לשנות את הכיוון ולהתמקד בכל ארגון. כחלק מ- Lean (ניהול רזה), אירועי Kaizen (קייזן) משמשים כדי לשפר את חייהם ותנאי עבודה של עובדים באופן הדרגתי ולאורך זמן, תרבות ארגונית יעילה ועומדת בדרישות התהליך. מהנדסי תעשייה וניהול מיומנים, הנם בדרך כלל המנחים הטובים יותר של אירועי Kaizen (קייזן).

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post אירוע קייזן – ייעוץ ארגוני appeared first on יעד ניהול.

קייזן – ייעוץ ארגוני

למה צריך קייזן?

תהליכי קייזן Kaizen, ניהול רזה, .Lean Management, ניתן ליישום בכל ארגון המעוניין להגדיל את הערך הניתן ללקוחותיו ובמקביל להקטין עלויות ולהתייעל בכל הרמות.

העיקרון של קייזן

העיקרון המרכזי של הכלי קייזן Kaizen הוא ההתמקדות בביצוע שיפורים קטנים על בסיס מתמשך.
פילוסופיית קייזן Kaizen סוברת כי כל עובד יכול וידע להמליץ על ביצוע שינויים לשיפור והתייעלות. ברוב המקרים, שינויים יהיו קטנים וישפיעו מעט, אולם כאשר הרבה שינויים קטנים מתרחשים, הסך הכול מביא לשיפור גדל והולך.

הקייזן Kaizen רותם את כל עובדי הארגון לצורך זיהוי נקודות תורפה, חקר הסיבות לחולשה ואיתור דרכים לפתרון. בארגונים המיישמים את פילוסופית הקייזן ניתן למצוא בממוצע 20-25 הצעות לשיפור מכל עובד ברמה שנתית.

לדוגמה, טויוטה ידועה כאחת המובילות בשימוש קייזן Kaizen. בשנת 1999 במפעל אמריקאי אחד, 7,000 עובדי טויוטה הגישו במהלך השנה 75,000 הצעות, מתוכם 99% יושמו.

השיפורים קטנים המתמשכים האלה מצטברים יוצרים שיפור פרודוקטיביות, שיפור איכות התוצר, בטיחות טובה יותר, אספקה מהירה יותר, עלויות תפעוליות נמוכות יותר, ושביעות רצון של לקוחות גדולה יותר.

כאשר כל העובדים בארגון מנסים כל הזמן לשפר, ניתן לצפות לתוצאות כגון:

• הפחתת הבזבוז בכל תחום: מלאי, זמני המתנה, תחבורה, תנועות עובדים, עודף בתהליכים.
• שיפורים כללים בניצול תשומות: שיפור ניצולת החלל, שיפור באיכות המוצר, שימוש יעיל בהון הארגון, שיפור בכושר הייצור ושימור עובדים.

מה התוצאה של קייזן?

קייזן Kaizen המיושם כהלכה, מספק תוצאות מידיות לטווח הקצר (Quick win). קייזן לא נועד למהלכי שיפור גדולים הדורשים זמן רב לצורך הערכות ויישום וכן תקציבים יחסית גדולים. בארגונים המיישמים קייזן Kaizen , במקום להתמקד בשיפורים גדולים, עתירי הון, קייזן מתמקד בהשקעות יצירתיות אשר פותרות מספר רב של בעיות ללא הרף.

קייזן Kaizen עדיין לא מבקש מהארגון לבטל ביצוע פרויקטים גדולים, למרות שגם שם יש לקייזן מה לתרום. אולם הכוח האמיתי של קייזן הוא בתהליך המתמשך של ביצוע שיפורים קטנים המשפרים את התהליכים ומצמצמים בזבוז ללא הרף.

יישום של קייזן

לצורך יישום קייזן Kaizen באופן נכון ואופטימלי בארגון מומלץ לפחות בשלבים הראשונים להשתמש ביועץ ארגוני מנוסה. שיטות העבודה של קייזן Kaizen מיושמות בהצלחה על-ידי מהנדסי תעשייה וניהול המתמחים בהתייעלות ארגונית, המתמחים בארגון ושיטות. ניתן להיעזר בתחילת הדרך ביועצים מומחים בניהול רזה ובשימוש בכלי הקייזן Kaizen. בהמשך הדרך כאשר פילוסופיית הקייזן Kaizen, הופכת לתרבות ארגונית, ניתן לוותר על השרות החיצוני ולייעד עובדים פנימיים לצורך ניהול, בקרה ועידוד התהליך.

בהצלחה!

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז, היא חברת ייעוץ המתמחה בכל תחומי הייעוץ הארגוני –  ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post קייזן Kaizen – ייעוץ ארגוני appeared first on יעד ניהול.

ארגון ושיטות (או בראשי תיבות או"ש), הנו תחום ייעודי בארגון אשר מקורו בחלוצים של הניהול המדעי: טיילור (Taylor) וגילברט (Gilbreth). עבודתם של טיילור וגילברט הניחה את אבן היסוד לתחום הנדסת תעשייה וניהול למתודולוגיות של שיפור תהליכי העבודה, התייעלות ארגונית, ניהול רזה, וחיסכון בעלויות תפעוליות.  

אנשי ארגון ושיטות משתמשים בכלים הנדסיים וכלכליים כדי לבדוק באופן שיטתי את תהליכי הארגון, על מנת לייעל את השימוש במשאבים – כוח-אדם, מכונות, חומרים, מבנים ומשאבים נוספים.

The post ארגון ושיטות – מה זה? appeared first on יעד ניהול.

מקצוע הנדסת תעשייה וניהול, דורש להצטיין בשילוב מנצח שלכישורים האלה:

• ראייה מרחבית.
• יכולת איתור נקודות תורפה בתהליכים.
• יכולת יצירתית לאיתור פתרונות.
• פוליטיקה.

במאמר זה נעסוק ביכולת יצירתית לאיתור פתרונות הנדרשת מיועץ ארגוני מהנדס/ת תעשייה וניהול.

נתחיל את המאמר בחידה:

היה היה פעם מגדל סוסים גזעים ולו שלושה בנים.
במותו הוריש את רכושו לשלושת בניו לפי החלוקה הבאה :

• חצי לבן הבכור.
• שליש לבן האמצעי.
• תשיעית לצעיר.

במהירה התברר שכל רכושו, 17 סוסים גזעים.
וכאן העניינים החלו להסתבך.
איך מחלקים 17 סוסים לחצי, שליש ותשיעית?
לא ניתן לחלק 17 ל-2 ולא ל-3 וגם לא ל-9.

התייעצו הבנים ברואה החשבון, במנהל החשבונות, בעורך הדין ובאנשים אחרים אך פתרון לא צמח מזה.
לאחר זמן מה נזכרו בחבר של אביהם המנוח, גם הוא מגדל סוסים, איש חכם ומורה למתמטיקה לשעבר.
האיש הסכים לנסות לעזור להם אך בקש כמה ימים למחשבה. לאחר כמה ימים הוא אמר להם : "אני חושב שפתרתי את בעייתכם".
לפני שהפתרון המבריק של האיש החכם הזה יוצג לכם, קחו לכם זמן למחשבה ונסו לנחש כיצד הוא פתר את הבעיה.

כאן הזמן למהנדסי תעשייה וניהול להפעיל את החשיבה היצירתית:

טוב, זמנכם עבר !

והרי לכם הפתרון האלגנטי.
אמר להם האיש :
"כפי שידוע לכם גם לי יש סוסים גזעים.
אתן לכם בהשאלה סוס אחד ואז יהיו לכם 18 סוסים.

• 18 מתחלק ל-2 והאח הגדול יקבל 9 סוסים.
• 18 מתחלק ל-3 והאח האמצעי יקבל 6 סוסים.
  
• 18 מתחלק גם ל-9 והאח הקטן יקבל 2 סוסים וכך נקיים את צוואתו של ידידי הטוב, אביכם המנוח.

ולסיום 17=9+6+2 ולכן נשאר סוס מיותר שאותו כמובן תחזירו לי".

מוסר ההשכל הוא שלעתים כדי לפתור בעיות סבוכות יש להפסיק לרכז את המאמץ המחשבתי בתבניות המקובלות ולתת לו לפרוץ החוצה למישורים אחרים כדי להגיע לפתרונות יצירתיים.

יעד ניהול – בהנהלת רן פרייז מתמחה בהתייעלות ארגונית, כתיבה טכנית וכתיבת נהלים.

 לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

The post שיפור שיטות – חשיבה יצירתית appeared first on יעד ניהול.

ניהול לפי יעדים, הנה שיטת ניהול להשגת יעדים מוגדרים באמצעות פעולות ובזמן קצוב.

בשיטה זו יועץ ארגוני מסייע למנהל להגדיר באמצעות יעדים כמותיים, את התוצאות שהוא מצפה להשיג תוך הצגת המשאבים שעל הארגון להשקיע. המנהל הכפופים לו ביעדים שבחר ובדרכים להשגתם, מתבצעת מדידה תדירה של תהליך העבודה ובסופה משווים את התוצאות בפועל לאלו שתוכננו ובסוף התהליך היועץ הארגוני והמנהל בוחנים ומגדירים את היעדים מחדש וחוזר חלילה.

היעדים שיבחרו צריכים להיות שאפתניים אך ראליים ותחומים בזמן. במידת הצורך ניתן לשנות את היעדים אך רק בתנאים או בזמן שהוגדרו לכך מראש וחשוב מאד להגדיר מראש את התמריץ לעובדים על עמידה ביעדים.

גישת ניהול לפי יעדים רואה את מטרת הארגון להיות אפקטיבי. כלומר כל פעולה הנעשית בארגון צריכה לתרום להשגת אחת ממטרות הארגון. אם הפעולה לא מקדמת את הארגון לעבר השגת מטרותיו היא בזבזנית ועל כן יש להפסיקה או לייעל אותה.

יסודות השיטה

לגישה זו ארבעה יסודות:

1.  יעדים
   יעדים הם הצעדים בדרך להשגת מטרה. ובהקשר שלנו ההישגים או התוצאות להם מצפה המנהל. יעדים לדוגמה: הקטנת עלויות, הפחתת העדריות עובדים, גידול במכירות.
2. אסטרטגיית הזמן
   תכנון לוח זמנים, לטווח קצר ולטווח ארוך, להשגת היעדים.
3. ניהול כולל
   בחינת תרומתו של כל חלק וחלק בארגון להשגת מטרת העל המשותפת.
4. מוטיבציית הפרט
   מעורבותו של העובד הבודד בקביעת היעדים וכמובן השגתם.

עקרונות השיטה

ארבעת היסודות הללו גוזרים ארבע עקרונות לניהול לפי יעדים:

1. כל פעילות תתבצע טוב יותר כאשר היא תהיה חלק מהחתירה למטרה המשותפת.
2. מיקוד עיקר תשומת הלב הניהולית בתוצאות יגדיל את הסיכוי להשגת המטרה.
3. שיתוף העובדים והגברת מעורבותם בבחירת הפעילות המתאימה למילוי התוצאות יגדיל את המוטיבציה של העובדים.
4. מדידת השגת היעדים וההתקדמות לביצועם ניתנת למדידה על ידי העובדים ששואפים להשגת המטרה.

ניהול לפי יעדים הלכה למעשה

מהלך הניהול מורכב אף הוא מארבע שלבים.

1. זיהוי היעד
   מתחילים בהתחלה. לפני הכל יש למפות ולזהות באופן שיטתי את התוצאות שיביאו לצמיחתו של הארגון. בודקים את המצב הקיים ומבינים את מאפייני הארגון והציפיות של מנהליו. יש מקום להשוות את ביצועי הארגון לארגונים דומים. שלב זה יש לבצע באוריינטציה של יעדים לביצוע. למשל הגדלת מכירות, חשיפה ללקוחות חדשים ועוד.
   התוצר של שלב זה תהיה רשימה ברורה של יעדים רצויים, כאשר כל יעד מוגדר בתוצאות אליהן הוא יביא ולא בפעילויות לביצועו.
2. קביעת היעדים
   על בסיס הרשימה אליה הגענו בשלב הקודם יש לבחור את היעדים לביצוע. ניתן לבחור יעדים אישיים, קבוצתיים ואף ארגוניים.
   לאחר שיבחרו היעדים יש לכתוב ולנסח אותם פורמלית ומאוחר יותר לפרסם אותם בקרב עובדי הארגון.
   בתהליך ניסוח היעדים יש להקפיד על מספר עקרונות:
   – פשטות.
   – יעד הניתן לבדיקה וניתוח מעת לעת.
   – מונחים כמותיים.
   – התייחסות לניסיון העבר.
   – ניסוח על דרך החיוב.
   – התאמה למשאבי הארגון.
3. תוקף היעדים
   ליעדים שנבחרו ונכתבו יש לתת תוקף ארגוני על ידי בחינת הסיכונים והדרישות הארגוניות. לאחר שינתן תוקף ליעדים ניתן יהיה להתחייב לביצועם, כלומר התחייבות להשיג תוצאה מסוימת ביעד מסוים.שימו לב: חייבת להיות התאמה בין היעדים לבין המשאבים הזמינים לארגון.
4. פיקוח ודיווח
   בדרך לביצוע היעדים יש לבצע פיקוח שוטף ודווח רציף להנהלה על אופן וקצב ההתקדמות. יבדקו כל הפעולות שנעשות בארגון בהתאם לשלב קביעת היעדים.

יתרונות השיטה

• שיפור הניהול עצמו: לאחר שהוגדרו היעדים היטב קל יותר להשיג את מטרות הארגון.
• הערכת ביצוע: יעדים כמותיים יוצרים מדד מדויק להערכת ביצוע העבודה.
• הגברת המוטיבציה: מעורבותו של העובד בקביעת היעדים מגבירה את המוטיבציה ואת מידת המעורבות של העובד.
• איתור בעיות: שיטת העבודה המסודרת מאפשרת איתור תחומים בעייתיים בקלות.

חסרונות השיטה

• עומס ניהולי בעיקר על שכבת המנהלים הזוטרים.
• קשיחות היעדים במקרה של שינויים.
• תחושת תחרות בקרב העובדים.
• התאמה נוקשה בין תוצאות לתגמול מבלי להתחשב במשתנים חיצוניים.
• שיתוף העובדים בבחירת היעדים עלולה לפגוע בתחושתו של המנהל כבעל מעמד בכיר.

לסיכום שיטת ניהול לפי יעדים היא שיטה שמגדירה יעדים מדידים לביצוע, עוקבת אחר ביצועם ומתגמלת את העובדים שעמדו ביעדיהם.

The post יעוץ ארגוני – ניהול לפי יעדים appeared first on יעד ניהול.