בס"ד

יעד ניהול

הרשם לרשימת הדיוור שלנו

שיפור שיטות - דוגמה

מאת: רן פרייז B.Sc בהנדסת תעשייה וניהול

 

שיטת תיוק חדשנית – ייעוץ ארגוני בשיפור שיטות תהליכים בארגון חיסכון בכסף.

 

1. תאור המצב הקיים

1.1   רקע

חברת ייעוץ ארגוני יעד ניהול קיבלה אתגר מארגון גדול מספק שרות למאות אלפי לקוחות בישראל. השרות ניתן באמצעות סניפים הממוקמים במרכזי ערים בכל רחבי הארץ. הפעילות מול הלקוחות מתועדת בחתימת הלקוחות על מיליוני מסמכי ניר בכל שנה. החוק מחייב את הארגון לשמור ולאחזר לפי דרישה את המסמכים האותנטיים (הנייר) במשך 7 שנים מיום סיום הפעילות המתועדת במסמך.  

1.2  תהליך התיוק במצב קיים

       לפני תחילת עבודת ייעוץ ארגוני - יש להכיר היטב את המצב הקיים בארגון

    • במהלך יום העבודה בסניף, המסמכים המיועדים לשמירה נערמים על שולחן העובד.
    • מידי שבוע עובד הסניף, אוסף מעמדתו את כל מהמסמכים המיועדים לשמירה ומעביר אותם לארכיון פנימי של הסניף.
    • הארכיון הפנימי מכיל קבוצות קלסרים. כל קבוצת קלסרים מכילה מסמכים מסוג חומר ייעודי אחד. בתוך הקלסרים המסמכים מסודרים בסדר רץ לפי תאריכים או מספר רץ.
    • לצורך תיוק המסמכים, עובד הסניף ממיין את המסמכים לפי סוג ואחר-כך מתייק אותם בקלסרים הייעודיים בהתאם לסדר הקבוע בקלסר.
    • כאשר הארכיון הפנימי של הסניף מתמלא, מגיע עובד מומחה של הארגון ומפנה קלסרים מארכיון הסניף לארכיון המרכזי.
    • בארכיון המרכזי החומר נשמר עד תום תקופת השימור שלו ואחר כך מבוער.


 1.3  נקודות התורפה המרכזיות

    השלב השני של עבודת ייעוץ ארגוני - היא איתור חסמים המפריעים להשיג את מטרת הארגון:
    • עבודת התיוק בסניפים מסיטה תשומות וזמן יקר מהפעילות המרכזית של הארגון.
    • בזבוז שטח יקר בסניפים הממוקמים במרכזי ערים לצורך אחסון מסמכים (עלות הארנונה, השכרת המבנה, דמי תחזוקת מבנה וכדומה במרכז עיר יקרים במיוחד).

    2. המטרה

המטרה המרכזית של פרויקט ארגון ושיטות הוא - לחסוך בכסף.


 3. הפתרון

3.1   מתודולוגיה

להלן סדר הפעילויות להשגת המטרה כפי שיפורטו בסעיפים הבאים:     

    • ניתוח תהליכים ומיפוי נקודות תורפה.
    • איתור פתרונות - שיפור שיטות תהליכים בארגון.
    • בחינת היחס עלות תועלת.
    • יישום הפתרון.
    • החזון לעתיד.         

3.2   ניתוח תהליכים ומיפוי נקודות התורפה.

ניתוח תהליכים מפורט, הינו שלב קריטי בכל עבודת שיפור שיטות. על בסיס ניתוח התהליכים, יוצעו ויבחנו פתרונות לחסכון והתייעלות. חוסר במידע או מידע לא נכון, עלול לגרום בדיעבד לבחירת פתרון לא מתאים אשר יגרום נזק כספי ו/או פגיעה במוניטין של הארגון.

הארגון שלנו מתייק מסמכים לפי קבוצות. ניתן להניח כי לכל קבוצת מסמכים, יש תהליכי הפקה, שמירה ואחזור דומים. לכן, ניתוח התהליכים יתבצע ברמת הקבוצות הקיימות. תוך כדי ניתוח התהליכים יש לנסות ולאתר תהליכים יוצאי דופן ולנתח אותם בנפרד.
אחד התוצרים המהותיים של שלב זה, יהיה מיפוי של כל הטפסים אשר בשימוש הארגון, כולל פרוט הנתונים הבאים לכל טופס בנפרד:

  • מספר טופס.
  • שם טופס.
  • קבוצה.
  • אופן הפקת הטופס: ידנית, מגיע ממקור חיצוני, ממוחשב (אם הטופס מופק במערכת ממוחשבת יש להוסיף את שם המערכת).
  • מה הם נתוני המפתח לאחזור טופס?
  • אופן קבלת נתוני המפתח לאחזור טופס: בדוח/שאילתה כרטיס ידני.
  • כיצד ומי יכול לאחזר את המידע הנדרש לאחזור טופס?
  • לכמה זמן המידע הנדרש לאחזור טופס זמין?
  • מתי ניתן להתחיל לספור 7 שנים לביעור הטופס.

 3.3   איתור פתרונות.

הפתרונות לנקודות התורפה בארגון שלנו, אינם פתרונות קלאסיים אשר נלמדים בבית ספר. הפתרונות צריכים להיות יצירתיים וחדשניים.

לדוגמה, להלן יוצג אחד מהפתרונות המוצעים על-ידי יעד ניהול לצורך השגת המטרה (לחסוך בכסף ובתשומות התיוק של הפקיד בסניף):

  • על כל מסמך בעת הפקתו יודפס בר-קוד המכיל נתוני מפתוח חד ערכיים של המסמך.
  • בסוף יום עבודה, כל עובדי הסניף יניחו את הטפסים אשר הפיקו במהלך אותו היום, בתיבת תיוק מיוחדת.
  • כאשר תיבה תתמלא היא תועבר לארכיון הפנימי של הסניף.
  • אחת לתקופה קבועה וקצרה התיבות יועברו מהארכיון הפנימי של הסניף לארכיון המרכזי.
  • בארכיון המרכזי יוזרמו למערכת ממוחשבת נתוני זיהוי כל המסמכים (ההזרמה תתבצע במהירות באמצעות קורא בר-קוד אשר תוכנן לקרוא את הבר-קוד המודפס על המסמכים).
  • בעת ההזרמה המערכת תחשב אוטומטית את מועד הביעור של כל מסמך.
    המסמכים יונחו בתיבות גניזה בהתאם למועד הביעור של המסמכים (הדבר יאפשר ביעור תכולת תיבה שלמה במועד אחד וידוע מראש).
  • במערכת הממוחשבת יישמרו נתוני המפתח חד ערכיים של המסמכים ומיקומם בתיבות הגניזה (הדבר יאפשר אחזור המסמכים לפי צורך).
  • תיבות הגניזה ישמרו בארכיון עד הביעור במועד אשר נקבע. 

                             

3.4   בחינת היחס עלות/תועלת

כדי לבחון את התועלת של הפתרון לארגון יש להגדיר מדדים להצלחה.

קביעת מדדים להצלחה הנו תחום רחב אשר יעד ניהול תיתן לו את הדעת בהרחבה באחד המאמרים שלנו. בשלב זה ננסה לבחון את הפתרון שלנו מול המדד כסף.
אנו נבחן כמה יישום הפתרון יעלה לארגון? וכמה כסף הארגון ירוויח או יחסוך מהיישום? 
 

 

 

עלות הפתרון

החיסכון

 

 

עלויות חד פעמיות:

 

 

 

 

-

ניהול והטמעת היישום בארגון.

-

חיסכון בשטחי אחסון יקרים בסניפים הממוקמים במרכזי ערים (פינוי הארכיון הפנימי של הסניף לארכיון המרכזי).
חיסכון זה ניתן למימוש על-ידי פינוי שטחי אחסון קיימים בסניפים לפעילות עסקית. או לחילופין הקטנת הדרישה לשטח, בעת הקמת סניפים חדשים.

 

 

-

רכישה או שדרוג מערכת המידע אשר תתמוך בתהליך.

 

 

 

-

סימון טפסים בבר-קוד.

 

 

 

-

הגדלת קיבולת הארכיון המרכזי.

 

 

 

עלויות קבועות שוטפות

 

 

 

 

-

תוספת כ"א לטיפול בעבודת התיוק בארכיון המרכזי (יש לציין כי ניתן להשתמש בכ"א זול יחסית לעלות עובד מקצועי בסניף).

-

חיסכון בזמן של עובדי הסניפים (זמן אשר יועד לתיוק).
חיסכון זה בא לידי ביטוי על-ידי פינוי כוח אדם מקצועי ויקר יחסית, לפעילות עסקית מול לקוחות. או לחילופין הקטנת תקן כ"א בסניפים.
 

 

3.5   יישום הפתרון (ניהול פרויקט)

3.5.1   תקצוב ותכנון זמנים גס

בהתאם להערכת העלות הכספית של הפרויקט, יש לקבל מהנהלת הארגון תקציב ליישום הפרויקט.

את היישום יש לחלק לאבני דרך מרכזיות. לכל אבן דרך יש לתת הערכת זמן לסיום הביצוע וכן הקצעת תקציב ייעודית מתוך מהתקציב הכולל.

3.5.2   הקמת צוות פרויקט

צוות הפרויקט יכלול את הפונקציות הבאות:

  • מנהל הפרויקט: למנהל הפרויקט תהיה אחריות כוללת על היישום, עמידה בתקציב ובלוח הזמנים. מנהל הפרויקט ישמש כגורם מטווח בין הנהלת הארגון לצוות הפרויקט.
  • מנהלי תחום ייעודיים: מנהל הפרויקט יחלק את היישום לתחומים למשל: מחשוב, הדרכה, כתיבת נהלים, כוח-אדם, בינוי וכדומה. לכל תחום ימונה מנהל תחום אשר יהיה אחראי על ביצוע המשימות אשר יוגדרו בתחום אחריותו. מנהלי התחום יסייעו למנהל הפרויקט להכין תוכנית עבודה ותקציב מפורט. במהלך היישום, מנהלי התחום יוודאו ביצוע המשימות אשר באחריותם בהתאם לוח הזמנים והתקציב אשר נקבע.

 

3.5.3 הכנת תוכנית עבודה מפורטת

מנהל הפרויקט בעזרת חברי צוות הפרויקט ירחיב את תכנון הזמנים הגס למשימות מפורטות. כל משימה צריכה לכלול את הנתונים הבאים: תאור המשימה, אחראי לביצוע, תאריך תחילה וסיום הביצוע. כמו כן יש לבחון ולהציג בתוכנית תלות או דרישות מקדימות לביצוע המשימות.
אחת לתקופה תתקיים ישיבת סטאטוס בה חברי צוות הפרויקט יעדכנו את מנהל הפרויקט על התקדמות ביצוע המשימות. מנהל הפרויקט יעדכן את תוכנית העבודה וידווח להנהלת הארגון על ההתקדמות. 
 

3.5.4 פעילויות מרכזיות ביישום

    • התאמת מערכות המידע: מערכות המידע הינם כלי קריטי ביישום. לא ניתן לבצע את היישום ללא מערכות מידע תומכת. השלבים בהתאמת המערכת כוללים: אפיון המערכת, פיתוח או רכישת התוכנה, התאמת החומרה לדרישות המערכת החדשה, בדיקת המערכת מול האפיון, התאמת רשת התקשורת לפעילות בעומסים הצפויים.
    • כתיבת נוהלי עבודה: נהלי העבודה יסדירו תהליכי עבודה אחידים בכלל הארגון. הנהלים צריכים להקיף את כל התהליכים בצורה מסודרת וברורה. בנוסף הנהלים יכללו הגדרת הסמכויות, אחריות ואמצעי בקרה ודיווח.
    • הדרכה: הטמעת תהליכים חדשים בעשרות סניפים בכל רחבי הארץ הנו פרויקט בפני עצמו. רצוי להקים צוות הטמעה והדרכה לסניפים. כל חבר בצוות יקבל אחריות ליישום התהליכים החדשים בקבוצת סניפים. חברי הצוות יעבירו הדרכות פרונטאליות לעובדי הסניפים ויתפקדו כגורם מתווך לשאלות ותשובות בין עובדי הסניפים לצוות הפרויקט. רצוי לבחון אפשרות להשתמש גם באמצעי הדרכה נוספים כגון - E-learning.
    • פיילוט: הפיילוט יתבצע על קבוצה קטנה של סניפים לפני הטמעת תהליכים חדשים בכל סניפי הארגון. בפיילוט ייבחנו התהליכים החדשים והמערכת הממוחשבת. לאחר הפיילוט יופקו לקחים ותעודכן התוכנית הכוללת ליישום בכל הסניפים.
    • Roll Back:  לפני תחילת היישום יש להכין תוכנית חרום למקרה של כשלון היישום. התוכנית תציג תהליך להחזרת פעילות הארגון לתהליכים כפי שהיו מלפני היישום החדש, תוך מזעור נזקים אפשריים.
    • העברת השרביט לעובדי הארגון: בסיום הטמעת התהליכים החדשים, צוות היישום יסיים את תפקידו והפעילות השוטפת תועבר לעובדי הסניפים. שלב זה הנו שלב חשוב אשר חובה לתכננו בקפידה. הארגון צריך לקבוע פונקציה אשר תשמר את הידע הכולל של התהליכים. פונקציה זו תהיה אחראית על: עדכון הנהלים, מענה לשאלות, הדרכה ורענון, מענה והערכות לכניסת שינויים כגון: מערכות חדשות, שינוים ברגולציה, כניסת טפסים חדשים וכדומה.

3.6   החזון לעתיד

בדרך כלל יישום של פתרון שיפור שיטות עבודה אחד מוביל או סולל את הדרך לביצוע שיפור והתייעלות נוספת בתחום הספציפי או בתחומים משיקים.

 
בדוגמה שלנו החזון לעתיד יכול להיות משרד ללא נייר:


כניסת טכנולוגית זיהוי ביומטרי מאפשרת יצירת אישור וחתימה על הסכמים ופעילויות ללא צורך בנייר. הכנסת תהליך אשר מייתר את הצורך בנייר, יחסוך סכומי כסף נכבדים בכל שנה לארגון כמו שלנו. החיסכון יבוא לידי ביטוי בתחומים הבאים: חיסכון ברכישת נייר עבור מיליוני מסמכים בכל שנה, חיסכון בטיונרים למדפסות, חיסכון בעבודת תיוק, חיסכון בעלות שמירה ואחזור מסמכים, חיסכון בזמן הדפסה וניוד מסמכים.

 

 

יעד ניהול – חברת ייעוץ המתמחה בתחומי הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות, כתיבת נהלים, ניהול רזה. לפרטים ניתן ליצור קשר למספר: 077-5490026.

 

יעד ניהול - הנדסת תעשייה וניהול, ארגון ושיטות ומערכות מידע ERP
לייעוץ ראשוני חינם התקשרו 077-5490026




תגובות גולשים:
שם
 *
כותרת
 *
תוכן

רן פרייז נייד. 050-7494059